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Außendienst: Ein Job zwischen Klischee und Wirklichkeit

Wartezimmer Krankenhaus Arzt Warten [© Robert Kneschke - Fotolia.com]

© Robert Kneschke - Fotolia.com

"Außendienst hat nichts mit Klinkenputzen zu tun", sagt Martina Rauschmeier von der Roche Pharma AG über ihren Job. Im Interview verrät sie, worin ihre Aufgabe besteht, was an den gängigen Klischees tatsächlich dran ist und warum auch peinliche Momente positive Seiten haben.

Was machen Sie bei Roche?

Ich bin seit Oktober 2015 Trainee im Start-Up-Programm Marketing & Sales. Dieses Programm unterteilt sich in zwei Module: Zunächst macht man 18 Monate Vertrieb im Außendienst. Danach wird weitere 18 Monate durch den Innendienst rotiert, wo die Bereiche Medical Affairs, Market Access und Produktmanagement Einsatzgebiete sind.

Ich befinde mich gerade am Ende meiner Außendienstphase im Bezirk München-Garmisch, wo ich als Fachreferentin für ein Krebsmedikament unterwegs war. Dieses ist für die Therapie von verschiedenen soliden Tumoren zugelassen, unter anderem bei fortgeschrittenem Brustkrebs. Das ist mein Spezialgebiet.

Warum haben Sie sich für das Trainee-Programm beworben?

Dafür gab es drei Gründe: Erstens wollte ich raus aus der akademischen Forschung und meine Expertise in der pharmazeutischen Industrie erweitern. Zweitens hatte ich schon immer Spaß am Umgang mit Menschen und am Verkauf – nicht umsonst habe ich damit meine Doktorarbeit finanziert. Und drittens habe ich ein Familienmitglied an den Krebs verloren. Umso wunderbarer finde ich es, jetzt für ein Unternehmen zu arbeiten, das führend in der Krebsmedizin ist.

Wie sieht Ihr typischer Arbeitstag aktuell aus?

Ich bin im Klinikaußendienst, wo Arztbesuche erst ab dem späten Vormittag stattfinden – es sei denn, man hat einen Termin bei einem niedergelassenen Onkologen. Den Morgen nutze ich also, um Gespräche nach- und vorzubereiten, mich mit den Materialien vertraut zu machen, Veranstaltungskonzepte zu erstellen und mich in aktuelle gesundheitspolitische Themen einzulesen. Danach setze ich mich ins Auto und mache mich auf den Weg zu den Ärzten. Der Tag kann aber auch ganz anders aussehen: Manchmal habe ich morgens um 8 einen Termin in einer Praxis, dann mehrere Stunden terminfreie Zeit, mittags Arztbesuche im Klinikum, danach eine Telefonkonferenz mit Kollegen und abends noch eine Veranstaltung. Das ist das Schöne am Außendienst: Es wird nie langweilig!

Wie viele Ärzte besuchen Sie pro Tag?

Das lässt sich nicht pauschalisieren. Manchmal kann ich in den Kliniken ganz viele Ärzte nacheinander sprechen, manchmal haben sie aber keine Zeit oder werden im OP aufgehalten – dann heißt es warten.

Wie überbrücken Sie diese Wartezeiten?

Auf meinem iPad habe ich mein Büro immer dabei: Ich checke E-Mails, plane Veranstaltungen oder wiederhole die Materialien, um mich auf das Gespräch einzustimmen. Viele Ärzte besuche ich zusammen mit einer Kollegin, da wir beide Fachreferentinnen für ein gynäko-onkologisches Medikament sind. Dann nutzen wir die Zeit, um aktuelle Außendienstthemen zu besprechen oder Projekte voranzutreiben. Ich saß wirklich noch nie im Wartezimmer und hatte nichts zu tun.

Haben Sie bei Ihren Terminen auch mal etwas besonders Lustiges oder Skurriles erlebt?

Als Neuling informiert man sich über "seine" Ärzte – auch im Internet, wo man das eine oder andere Foto findet. Ich dachte auf einer Veranstaltung einmal, ich hätte einen Arzt von einem Bild her erkannt. Also ging ich schnurstracks auf ihn zu und begrüßte ihn mit Namen. Nur leider lag ich daneben und habe ihn mit einem anderen, noch dazu älteren Kollegen verwechselt. Dieser Fauxpas war mir natürlich sehr peinlich, hatte aber etwas Positives: Beim nächsten Treffen hat mich der Arzt direkt wiedererkannt und inzwischen können wir gemeinsam darüber lachen.

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Was versprechen sich die Ärzte eigentlich von den Gesprächen mit Ihnen?

Sie wünschen sich ein komfortables und prägnantes Update über die zulassungskonforme Anwendung unserer Medikamente. Außerdem freuen sie sich, wenn wir gemeinsam mit ihnen Veranstaltungen planen oder ihnen bei medizinischen Fragen weiterhelfen. Ärzte können bei uns zum Beispiel eine Literaturrecherche in Auftrag geben. Wir leiten die Anfrage dann an die entsprechenden Stellen im Unternehmen weiter. Manchmal ist man als Fachreferent aber auch einfach nur der Kummerkasten, gerade in der Onkologie. Daher ist die zwischenmenschliche Beziehung zwischen Arzt und Außendienstler auch so wichtig.

Im Außendienst geht es also gar nicht nur um die Verkaufszahlen?

Natürlich machen wir Vertrieb und werden auch am Umsatz gemessen. Aber das ist nicht der einzige Erfolgsfaktor. Es wird zum Beispiel auch berücksichtigt, wie viele Veranstaltungen wir auf die Beine stellen und wie viele Teilnehmer wir für Fortbildungen gewinnen. Darüber hinaus habe ich noch meine ganz persönlichen Treiber: Mich motiviert es ungemein, wenn ich von meinen Ärzten positives Feedback bekomme oder wenn ich erfahre, dass eine Patientin, die von unserem Medikament profitieren würde, es nach meinem Gespräch tatsächlich verabreicht bekommt.

Sie haben nun schon öfter von Veranstaltungen gesprochen, die Sie entwickeln. Was muss ich mir darunter vorstellen?

Das sind von Roche initiierte Fortbildungen, zu denen wir die Ärzte unseres Bezirks einladen. Neben medizinischen Fachvorträgen, zum Beispiel über aktuelle Therapieoptionen in der Onkologie, bieten wir den Ärzten dort eine Plattform für intensive Diskussionen und gegenseitigen Austausch. Es macht mir sehr viel Spaß, gemeinsam mit meinen Kollegen solche Veranstaltungen zu konzipieren und zu beobachten, wie sie florieren. In der Zeit meines Außendienstes haben wir zusätzlich zu den traditionellen Veranstaltungsreihen zwei neue Formate aufgebaut und etabliert – das ist natürlich super!

Wie hat Roche Sie auf den Außendienst vorbereitet?

Bevor man die ersten Termine wahrnimmt, bekommt man eine fundierte Schulung bei Roche in Grenzach. Dort lernte ich das Unternehmen kennen, habe ein Kommunikationstraining und eine IT-Einführung absolviert, damit ich mit iPad, Handy, Laptop und der Roche-Software zuhause gut umgehen kann. Außerdem wurden mir die Grundlagen der Onkologie noch einmal im Detail erklärt und darauf aufbauend dann das Medikament, für das ich tätig bin. Aber egal, wie gut man sich vorbereitet – das Wichtigste sind die Erfahrungen, die man "on the job" sammelt. Deshalb begleitet ein neuer Trainee am Anfang Kollegen, die schon länger im Außendienst arbeiten. Auch meine Gebietsleiterin hat in meinem Entwicklungsprozess als Verkäuferin eine wichtige Rolle gespielt.

Gut im Verkauf zu sein ist sicherlich eine Fähigkeit, die ein erfolgreicher Außendienstler braucht. Worauf kommt es noch an? Und welche Eigenschaften kann man lernen, welche nicht?

Der Außendienst ist das beste Soft-Skill-Seminar, das man sich vorstellen kann. Ich habe unglaublich viel über meine Persönlichkeit erfahren, über meine Stärken und meine Schwächen. Und ich habe gelernt, dass Schwächen auch Chancen bieten und einen Menschen authentisch machen.

Das bringt mich auch zu den Eigenschaften, die ein Außendienstler meines Erachtens braucht: Er darf sich nicht verstellen, muss aufgeschlossen gegenüber anderen Menschen sein und sollte auf keinen Fall als Einzelkämpfer auftreten. Gefragt sind außerdem hohe Eigenmotivation, weil wir unseren Arbeitsalltag komplett selbst organisieren, und Kreativität, um Veranstaltungen zu planen. Lernen kann man das Handwerkszeug eines Verkäufers, also die Kommunikationsmethoden und Rhetorik. In unseren Schulungen erfahren wir zum Beispiel, wie man sich in einer Konfliktsituation verhält, wie man sein Verhandlungsgeschick ausbaut oder wie man an Überzeugungsstärke gewinnt.

Ihre Außendienstzeit geht nun zu Ende und Sie wechseln in den Innendienst. Was werden Sie vermissen?

Wenn ich jetzt alles aufzähle, wird das eine Riesenliste, denn die letzten 18 Monate waren wunderbar. Vermissen werde ich: meine Gebietsleiterin und meine Kollegen; die Ärzte, das Pflegepersonal und die Sekretärinnen, von denen ich ganz rührende Abschiedsgeschenke bekommen habe; mein Dienstfahrzeug und das extrem nette Catering bei unseren Münchner Veranstaltungen; die große Außendiensttagung mit allen Fachreferenten in Deutschland und meine Mittagspausen an den oberbayerischen Seen oder am Fuß der Zugspitze.

Und worauf freuen Sie sich?

Auf die Eindrücke, die ich jetzt vom Innendienst bekomme. Ich werde drei Monate in Medical Affairs, drei Monate im Market Access und zweimal sechs Monate im Produktmanagement arbeiten. Ich stand schon im Außendienst in regem Austausch mit der Produktmanagerin meines Medikaments und habe im Produktteam an der Entwicklung von Materialien mitgewirkt: Ich freue mich darauf, das intensiver zu betreiben. Außerdem bin ich gespannt auf die neuen Kollegen – ganz besonders auf die anderen Trainees. Und das Dreiländereck kenne ich bislang auch nicht so gut. Daher freue ich mich auf das Auskundschaften einer für mich bislang unbekannten Ecke Deutschlands.

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Kommentar (1)

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  1. Anonym

    Hallo und vielen Dank für die Einblicke. Eine Frage: Würde die Möglichkeit bestehen, im Rahmen eines Pflichtpraktikums von der Uni, dieses im Außendienst absolvieren zu können? Das würde mich brennend interessieren. Ich freue mich auf weitere Inhalte. Viele Grüße! Mit freun

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