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Rufen Sie mich nicht an!

Telefon [Quelle: freeimages, Autor: yum]

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Ich kläre das schnell telefonisch. Von wegen. Unsere Autorin ist überzeugt: Das Telefon ist die ineffizienteste Form der Kommunikation im Beruf.

Mich haben auch schon Kunden angerufen, als ich im Himalaya wandern war. Oder gerade mit meiner Mutter in der Notaufnahme saß. Oder auf dem Klo. In Zeiten des Smartphones kann einen so ein dienstlicher Anruf halt überall erwischen. Das fühlt sich dann immer an, als würde jemand ohne Anklopfen ins Büro latschen. Beziehungsweise in mein Privatleben. Ich kann in solchen Momenten schwer zur Onlinemarketingkampagne eines Unternehmens umschalten.

Ich arbeite als freie Autorin, Texterin und Speakerin – und hasse es, zu telefonieren. Am liebsten würde ich auf meiner Website einen Warnhinweis veröffentlichen: "Ich gehe nur widerwillig ans Telefon." Oder einfach "telefoniere eher ungern". Bisher fehlte mir noch der Mut dazu: Es gibt immer noch zu viele Auftraggeber, die Dinge gern "schnell mal telefonisch" klären. Ähnliche Warnhinweise habe ich allerdings schon ein paar Mal auf Seiten anderer Selbständiger gesehen. Und ich wette: Auch viele Festangestellte hassen Telefonieren.

Denn auch wenn man einen festen Arbeitsplatz, feste Arbeitszeiten und einen Festnetzanschluss hat, ist telefonieren oft wahnsinnig ineffizient. Nicht selten ist der Mensch, den man gerade erreichen wollte, gerade in einer Besprechung, im Urlaub, oder "zu Tisch". Also muss sein Kollege rangehen, der meistens leider so gar nicht im Thema ist. Das teilt er aber erst mit, nachdem man ausführlich geschildert hat, worum es geht: Also da könne er leider nicht weiterhelfen, aber er werde für einen Rückruf sorgen, sicherheitshalber schreibe man doch bitte eine E-Mail. Also schicke ich dann doch eine Mail hinterher: "Wie soeben mit Ihrem freundlichen Kollegen, Herrn Ahnungslos, besprochen …"

Großartig sind auch die 45-minütigen Telefonate, nach deren Abschluss man eine ellenlange E-Mail bekommt, mit dem Vermerk: "Hier, wie eben besprochen, unser Briefing noch mal in Schriftform." Warum nicht gleich so? Dann hätten sich zwei Menschen jeweils 45 Minuten ihrer Lebenszeit gespart.

Geben Sie es mir schriftlich!

Das Festnetztelefon und die E-Mail kommen in deutschen Unternehmen ähnlich häufig zum Einsatz. Der Digitalverband Bitkom hat im Jahr 2018 über eintausend Unternehmen mit mindestens 20 Angestellten befragt, welche Kommunikationsmittel sie benutzen: 100 Prozent aller befragten Firmen gaben an, häufig oder sehr häufig zu telefonieren und E-Mails zu verschicken. Zudem erhob der Digitalverband in dem Jahr zum ersten Mal, ob die Unternehmen Kurznachrichtendienste oder Messenger-Apps benutzten. Unter den befragten Firmen waren es fast 40 Prozent.

Viele beklagen, dass schriftliche Kommunikation im Beruf an Bedeutung gewinnt: Zu unpersönlich. Zu viel Spam. Außerdem lenke das ständige Pling der Chatprogramme und des Posteingangs zu sehr ab. Doch das Telefonklingeln kann man noch schwieriger ignorieren und stummschalten als die Benachrichtigungstöne. Seine Nachrichten kann man zu festen Zeiten checken. Das Telefon nur dreimal am Tag anzuschalten, ist in vielen Jobs aber keine Option. 

Neulich war ich zu Besuch auf dem Land und habe einen Viehhändler dabei beobachtet, wie er mit ein paar Kollegen versuchte, ein störrisches Pferd in einen Hänger zu bugsieren. Mittendrin klingelte sein Handy. Er fischte in seiner Latzhose herum, mit der anderen Hand das unruhige Tier festhaltend – um den Anruf dann wegzudrücken.

Es war eine schöne Metapher dafür, wie ich mich fühle, wenn mich jemand anruft, während ich an einem Text arbeite. Man versucht gerade, einen störrischen Satz zu bezwingen – und hat plötzlich nur die Hälfte der Denkkraft frei, um die Idee nicht entwischen zu lassen. Allein die Möglichkeit, jederzeit angerufen zu werden, raubt mir die Konzentration. Wissenschaftler der Universität Chicago fanden heraus, dass die bloße Anwesenheit eines Smartphones ausreicht, um geistige Kapazitäten zu vermindern. Die Versuchspersonen in ihren zwei Experimenten waren auch dann mehr abgelenkt, wenn sie gar nicht auf ihre Telefone guckten. Es reichte schon, wenn das Smartphone auf dem Schreibtisch herumlag oder in ihrem Rucksack steckte. Die Angst, einen Anruf oder eine Nachricht zu verpassen, trug dazu bei, dass sie schlechter bei Konzentrations- und Denkaufgaben abschnitten.

Und alle hören mit

Schreiben kann man im Stillen – telefonieren nicht. Das ist im Großraumbüro ein Problem, aber nicht nur dort. Dabei geht es nicht nur um Lärmbelästigung. Wer in der Öffentlichkeit dienstlich telefoniert, muss sich darüber im Klaren sein, dass Menschen in der Nähe sein könnten, die sich zufällig brennend für den Inhalt ihres Gespräches interessieren. Konkurrenten, Journalisten oder einfach jemand, der sich mit der Materie auskennt. Ein Bekannter von mir, ein ziemlich belesener Taxifahrer, erzählte mir, dass er den Aktiendeal seines Lebens machte – weil er das Telefongespräch eines Managers auf der Rückbank richtig zu deuten wusste.

Bei welchem mysteriösen Handyanbieter sind die?

Beim Schreiben hingegen kann niemand mithören. Man sollte allerdings aufpassen, dass man sensible Mails nicht versehentlich an die Falschen weiterleitet oder aus Gewohnheit den ganzen Verteiler ins CC setzt. Ein weiterer Pluspunkt für die E-Mail: die Beweiskraft. Wer schreibt, der bleibt. Man muss nicht mehr darüber grübeln, was der Gesprächspartner letzte Woche genau gesagt hat – man schaut einfach im Posteingang nach. Auch für den Absender selbst ist es oft hilfreich zu wissen, welche Infos er irgendwann an den Kollegen geschickt hatte. Ich mag auch, dass ich beim Schreiben meine Gedanken sortieren und eine logische Struktur aufbauen kann – gerade bei komplexen Themen ist das am Telefon manchmal schwierig. Und ich muss nicht unter Zeitdruck antworten. Wenn Kunden plötzlich am Telefon wissen wollen: "Was nehmen Sie denn dafür?", dann sage ich oft: Angebot folgt – per E-Mail.

Rausch, knack, schnurz

Viele Menschen glauben, dass Telefonieren im Gegensatz zum Schreiben nebenbei geht und man dadurch Zeit spart. So manche Chefin meldet sich am Telefon mit dem hoffnungsfrohen Satz: "Hallo, ich bin gerade drei Stunden auf der Autobahn und dachte, ich erledige ein paar Telefonate." Ja, schön, aber hast du auch bedacht, dass du in Deutschland unterwegs bist? Dem Land, wo das Handynetz so viele Löcher hat wie ein Schweizer Käse? Rausch, knack, schnurz – bis einer aufgibt und doch eine E-Mail oder Nachricht schickt. Die geht auch bei schlechtem Netz noch durch. Mir sind auch Anzugträger in der Bahn ein Rätsel, die stundenlang telefonieren. Ohne Unterbrechung! Bei welchem mysteriösen Handyanbieter sind sie? Bei mir ist nämlich alle paar Minuten Sense mit der Verbindung. Ungefähr nach dem sechsten Versuch, das Gespräch fortzusetzen (natürlich rufen beide einander an, sodass ständig besetzt ist), kriegt mindestens einer der Gesprächspartner richtig schlechte Laune.

Ich gebe zu, telefonieren kann in manchen Situationen auch ganz schlau sein. Wenn man nicht präzise formuliert, wird schriftliche Kommunikation nämlich schnell mehrdeutig. Dann lohnt es sich, doch mal anzurufen, bevor eine Endloskette von Missverständnissen entsteht, und zu fragen: "Wie war das genau gemeint?" Viele meiner Kunden sind so nett und machen Telefontermine aus, wenn es etwas zu besprechen gibt. Dann können sich beide Seiten vorbereiten – und man ist sicher, niemanden auf dem Klo zu erwischen.

Plaudertaschen am anderen Ende der Leitung

Der größte Nachteil am Telefonieren ist: Wenn man Pech hat, gerät man an eine Plaudertasche. Per E-Mail reicht oft ein kurzer Satz: "Hey, bitte schick mir mal die Zahl rüber." Hat man aber jemanden am Hörer, den man auch ein bisschen privat kennt und der sich einfach nicht vom Hörer trennen kann, kann es dauern. Jeder Versuch, sich zu verabschieden, prallt an solchen Menschen ab.

"Na, tschüss dann, schönen Feierabend!"

"Feierabend? Ha! Bei mir noch lange nicht. Ich habe gerade erst angefangen, mir die Akte vorzunehmen. Ich kann dir sagen, mein lieber Scholli ..."

"Okay, dann frohes Schaffen noch!"

"Froh! Froh bin ich erst wieder, wenn Wochenende ist. Da fahre ich nämlich mit meiner Frau an den See. Da haben wir ja seit den Siebzigerjahren ein Häuschen …"

"Na, denn mal tschau, schöne Grüße an die Frau!"

"Ach, der gehts gar nicht gut. Hat wieder mit ihrem Rücken zu tun …"

Und wenn sie nicht gestorben sind, so telefonieren sie noch heute.

© ZEIT ONLINE (Zur Original-Version des Artikels)

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