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Bitte nicht einschlafen!

Frau am Tisch mit Laptop [Quelle: pexels.com, Autor: Ekaterina Bolovtsova]

Quelle: pexels.com, Ekaterina Bolovtsova

Präsentationen per Videokonferenz zu halten, ist kein Hexenwerk – jedenfalls technisch gesehen. Die große Herausforderung bleibt, das Publikum bei Laune zu halten.

Die Aufforderung vom Chef treibt so manchem Angestellten den Herzschlag in die Höhe: "Machen Sie doch mal eben eine schöne Präsentation für unser Zoom-Meeting mit dem Kunden." Das sei kein Hexenwerk, sagt Dorothea Engel, Rechtsanwältin und Trainerin in der Haufe Akademie. "Viel wichtiger ist die Frage: Wie halte ich die Zuschauer bei der Stange?"

Die Präsentation gestaltet der Vortragende ganz normal in PowerPoint oder einem vergleichbaren Programm. Erhält er den Link zum Zoom-Meeting, startet er Zoom und klickt im Menü unten auf "Bildschirm freigeben". Ganz ähnlich funktioniert das auch in den meisten anderen Videokonferenz-Programmen. Für den Vortragenden sind die Folien dann in der Regel so zu sehen wie sonst auch.

Man kann in den Präsentationsmodus wechseln, sich Notizen anzeigen lassen und mit den Pfeiltasten vor- und zurückschalten. Praktisch ist es, wenn das Videokonferenz-Programm eine Zeichenfunktion anbietet. Damit kann man während des Vortrags auf den Folien Schlagwörter unterstreichen.

"Eine Kuh bleibt eine Kuh, auch wenn man Pferd draufschreibt."

"Solche Tools sind natürlich toll, nützen aber nichts, wenn die Zuschauer einschlafen", sagt Engel. "Im Präsenzvortrag kann ich das Publikum mit Blickkontakt, Körpersprache, Gestik und Mimik an mich binden. Virtuell muss ich mir andere Tricks überlegen." Erste Grundregel: die Folien nicht überfrachten. Engel empfiehlt die sogenannte 2-4-8-Regel: zwei Minuten Redezeit pro Folie, auf jeder maximal vier Aufzählungszeichen und jeweils maximal acht Wörter.

Noch mehr als im Präsenzvortrag solle man mit Bildern arbeiten. Ein Beispiel aus ihrer eigenen Arbeit: In einen ihrer Vorträge hat sie ein Foto eingebaut, das einen Mann im Hochzeitsanzug zeigt, Blümchen im Revers, er schaut auf die Uhr. Ganz klar: Er erwartet seine Braut. Daneben hat Engel die Stichworte geschrieben "Verzug – Leistung ist zu spät". "Meist lacht das Publikum dabei, und die Aufmerksamkeit ist sofort da", erzählt sie. Anekdoten oder Witze seien immer gut.

Will sie zum Beispiel ihren Teilnehmern beibringen, dass es auf den Inhalt eines Vertrages ankomme und nicht auf den Titel, erzählt sie gerne den Juristenwitz: "Eine Kuh bleibt eine Kuh, auch wenn man Pferd draufschreibt." Im Präsenzvortrag zeichnet Engel dann eine Kuh auf ein Flipchart. Ähnliches geht auch in Videokonferenz-Programmen. In der Regel gibt man neben der Präsentation noch ein Whiteboard als zusätzlichen Bildschirm frei. Man müsse zwischen Präsentation und Whiteboard hin- und herschalten, das sei für Ungeübte nicht ganz einfach, sagt Engel. "Es lohnt sich aber, das zu üben."

Breakout-Räume nutzen

Es gibt noch diverse andere Tools, um Zuschauer einzubinden. In Umfragen – Polls genannt – können die Teilnehmer während einer Präsentation namentlich oder anonym ihre Meinung zu einem Sachverhalt äußern. Dabei sei es ratsam, Fragen mit wenigen Auswahlmöglichkeiten zu konzipieren. "Es geht darum, dass die Zuschauer etwas zum Mitmachen haben."

Nähe lässt sich auch gut in einem parallel laufenden Chat herstellen. Gerne bindet Engel dazu einen Ko-Moderator ein, der den Überblick über eingehende Fragen behält. Er liest zum Beispiel nach Folie drei die Zuschauerfragen vor oder stellt selbst eine Frage, um ein scheues Publikum zu animieren.

Oft arbeitet die Rechtsanwältin zudem mit der "Raise your hand"-Funktion, mit der Teilnehmer sich virtuell zu Wort melden können. "Damit frage ich nicht nur Meinungen ab oder hole Informationen ein, sondern erzeuge auch mal einen Lacher", erzählt Engel. Zum Beispiel so: "Hände hoch, wer dafür ist, dass IT-Verträge ganz schön kompliziert sind."

Breakout-Räume eignen sich, um viele Zuschauer aktiv zur Mitarbeit zu gewinnen. Die Zuschauer teilt man einzelnen "Räumen" zu, gibt ihnen eine Aufgabe, und später soll jeweils einer aus der Gruppe das Wichtigste zusammenfassen. Einen einfachen Tipp hat Engel auch noch gegen Lampenfieber: "Üben, üben, üben!"

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