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Sisyphos 2.0 und die E-Mail-Sintflut

E-Mail-Sintflut (Quelle: fotolia, Autor: Vladimir Melnikov)

© Vladimir Melnikov - Fotolia.com

Der Sisyphos von heute wälzt keine Felsbrocken, er beantwortet den ganzen Tag E-Mails, die doch nicht weniger werden. Die E-Mail taktet heute den Arbeitsrhythmus: Drei Viertel unterbrechen die laufende Aufgabe bei neuen Nachrichten sofort. Spätestens wenn man vor lauter Mails nicht mehr zu den wirklich wichtigen Projekten kommt, wird die elektronische Post zur Produktivitätsbremse. Doch es gibt Methoden, mit denen man auch in der E-Mail-Sintflut oben schwimmt.

Was macht der durchschnittliche Berufstätige an einem gewöhnlichen Arbeitstag als Erstes? Er schaut in den elektronischen Posteingang. Was machen sehr viele Berufstätige im Verlauf des Tages immer wieder? Sie spähen nach neuen Nachrichten. Ist eine eingetroffen, lassen sie alles andere liegen und stehen und widmen sich der E-Mail.

Der "E-Mail-Reflex": Wenn Unterbrechung erwartet wird

E-Mails takten heute den Arbeitsrhythmus. Das führt so weit, dass man sich geradezu daran gewöhnt, alle fünf Minuten unterbrochen zu werden. Das führt zu massiven Konzentrationsproblemen: Menschen mit dem "E-Mail-Reflex" unterbrechen sich selbst dann ständig, wenn sie ohne E-Mail-Zugang am Rechner sitzen, indem sie alle paar Minuten etwas anderes machen.

"Hab's nicht geschafft, musste E-Mails beantworten"

Der "E-Mail-Reflex" beeinträchtigt ganz gravierend die eigene Produktivität. Denn je mehr Arbeitserfahrung man sammelt und je mehr Verantwortung man übernimmt, desto mehr E-Mails kommen. Schnell liest und beantwortet man den ganzen Tag nur noch E-Mails. Das ist aber auch eine bequeme Art, sich vor unangenehmen, schwierigen Aufgaben zu drücken. Statt das große Projekt voranzutreiben, bearbeitet man lieber E-Mails – damit hat man dann so viel zu tun, dass man hinterher sagen kann, man sei einfach zu der großen Aufgabe nicht gekommen.

Drei Stunden und noch keine Antwort?

Auch wenn sie ein Zeitfresser ist, hat die E-Mail natürlich viele Vorteile, die das Geschäftsleben revolutioniert haben. Sie ist schnell, bequem und praktisch, sie erleichtert die Kommunikation ungemein. Doch auch dieser Fortschritt hat zwei Seiten. Denn was einerseits praktisch ist, kann andererseits massiv unter Druck setzen: So erwartet man auf geschäftliche E-Mails in der Regel innerhalb von einem Werktag eine Antwort - in den USA wird der Absender sogar schon nach drei Stunden ohne Antwort nervös. Hinzu kommt, dass man elektronische Post mittlerweile fast überall abrufen kann - sogar im Urlaub. Viele fühlen sich dadurch gezwungen, stets verfügbar und reaktionsbereit zu sein. Und auf frisch eingetroffene E-Mails so schnell wie möglich zu antworten.

E-Mail hat sich jeder selbst beigebracht

E-Mail bedeutet Stress. In den USA begründen ein Zehntel der Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit erscheinen, ihr Fernbleiben mit der Angst vor dem überquellenden Posteingang. Wieso aber gibt es so viele Probleme mit E-Mail? Weil sich die meisten den inhaltlichen und organisatorischen Umgang mit diesem Medium selbst erarbeiten mussten und nie eine Schulung erhalten haben. Mit dem selbstgebastelten Regelwerk kommt man meist bis zum Berufsstart ganz gut zurecht. Aber spätestens, wenn die Verantwortung steigt und die täglichen E-Mails in die Dutzende oder gar Hunderte gehen, ist man mit dem selbstgebastelten System am Ende.

Wie man auch in der Sintflut oben schwimmt

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen man sein E-Mail-Verhalten optimieren kann und wieder Herr über die Nachrichtenflut wird. Dazu gehört einerseits die Erkenntnis, dass man gut zu seinem Empfänger sein sollte (der E-Mail-Knigge), andererseits betrifft das technische Möglichkeiten zur E-Mail-Organisation, also wie man E-Mails bearbeitet und ablegt. Merken sollte man sich auf jeden Fall den Leitspruch, den Günter Weick und Wolfgang Schur ihrem Buch "Wenn E-Mails nerven" beständig wiederholen: Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten.

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