ChatGPT im Job: Diese Prompts nutzen Profis jeden Tag

18 Prozent der Menschen in Deutschland nutzen mehrmals in der Woche ChatGPT und andere künstliche Intelligenzen. Sie fragen die KI, wie man eine Weinflasche ohne Korkenzieher öffnen kann, oder danach, welches Buch ihnen sonst noch so gefallen könnte, weil sie so gerne Ein wenig Leben gelesen haben.

Für viele andere ist die KI auch aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. 29.000 Nachrichten erreichen alleine ChatGPT pro Sekunde. 27 Prozent davon sind laut einer Studie des National Bureau of Economic Research beruflicher Natur. Und das aus gutem Grund: Die intelligente Suche kann bei Routineaufgaben Zeit und Nerven sparen. Bei Schreibaufgaben steigert die KI laut einer Studie des Massachusetts Institute of Technology die Produktivität um 40 Prozent.

Trotzdem verheimlichen es die meisten, die Prompts für ihren Job abschicken, ihrem Arbeitgeber. Andere wiederum gehen offen damit um, wie sie mit der KI ihre Gedanken strukturieren, Strategien erarbeiten, sich auf Meetings vorbereiten oder auf geniale Ideen kommen.

So berichten es zumindest sechs Profis, darunter Nick Turley und Ann-Katrin Schmitz. Sie haben der ZEIT verraten, welche Prompts sie am häufigsten nutzen und wie diese lauten. Denn: Das Ergebnis ist immer nur so gut wie die Frage oder der Befehl.

Erstelle professionelle Gedankennotizen: Strukturiert mit Datum, Teilnehmern. Alles, was ich sage, ist wichtig – nichts weglassen, nichts hinzufügen. Ausführlich genug für Dritte und für mich in Monaten. Entscheidungen, offene Punkte und nächste Schritte klar hervorheben.

Lena-Sophie Müller, Initiative D21

Im Alltag nutze ich am häufigsten die Sprachfunktion bei ChatGPT oder Claude AI und lasse mir Gedankenprotokolle in jeder Lebenslage erstellen. Ich nutze diesen Prompt täglich, vor allem nach wichtigen Gesprächen – sei es nach Telefonaten, Strategiemeetings, oder auch, wenn mir Gedanken im Fitnessstudio, nach Arztterminen oder politischen Runden kommen.

Statt im Gespräch oder in der Situation selbst abgelenkt zu sein und Notizen machen zu müssen, bin ich voll präsent. Direkt danach, auf dem Weg zur S-Bahn oder im Auto, spreche ich zwei oder drei Minuten alles, auch teils unstrukturiert, aus dem Kurzzeitgedächtnis in mein Handy. Fertig!

Mithilfe des KI-Systems erstelle ich so aus meinen Gedanken strukturierte Notizen, die auch Monate später noch verständlich sind – selbst für Kolleginnen und Kollegen, die nicht dabei waren. Würde ich sie nur als Notiz festhalten, wäre es nicht mehr als ein wirres Puzzle. Würde ich die Gedanken aufschreiben, würde ich vieles vergessen, weglassen oder gar nicht den Kern treffen.

Der Prompt ist auf viele Lebenslagen übertragbar, etwa nach Elternabenden, Lehrergesprächen oder wichtigen Besprechungen mit Vorgesetzten oder Mitarbeitenden. Genauso wie nach Beratungsterminen bei der Bank oder beim Steuerberater oder nach Gesprächen mit Handwerkern. Man kann sich die Protokolle digital ablegen oder per E-Mail senden lassen.

Die Sprachfunktion von KI-Tools wird meiner Einschätzung nach in Zukunft noch viel relevanter werden – und vor allem wird sie aktuell enorm unterschätzt. Auch deshalb sollte man jetzt schon anfangen, diese Funktionen zu nutzen. Kein Laptop, kein Stift, nichts ist nötig. Einfach sprechen und eine tolle Dokumentation erhalten. Das spart Zeit, entlastet die Mental Load und sorgt dafür, dass wichtige Details nicht verloren gehen.

Fordere meine Annahmen heraus und hilf mir, dieses Problem aus einer neuen Perspektive zu durchdenken.

Isabelle Gardt, Geschäftsführerin bei Online Marketing Rockstars

Wenn ich merke, dass ich mich gedanklich im Kreis drehe, etwa bei einer Recherche, beim Entwickeln einer Argumentation oder auch im Privaten, dann hilft mir dieser Lieblingsprompt. Oft neige ich dazu, schnell zu einer Lösung zu tendieren, weil sie mir vertraut vorkommt. Der Prompt zwingt die KI, mich herauszufordern und alles infrage zu stellen.

Sie zeigt mir, was ich übersehe, stellt unbequeme Fragen oder schlägt Richtungen vor, die ich von allein nicht gesehen hätte. Das fühlt sich manchmal wie ein kleines Streitgespräch an – nur eben mit einer Partnerin, die nie müde wird, nachzuhaken und auch nicht kapituliert, weil sie keine Lust mehr hat.

Ich nutze diesen Prompt mehrmals in der Woche. Manchmal, um Argumente in einem Text zu schärfen, manchmal, um für mich privat zu prüfen, ob ich wirklich alle Optionen bedacht habe. Das spart Zeit, macht meine Arbeit klarer und erweitert meinen Blick.

Bitte den unten stehenden Text kürzen und präzisieren. Behalte dabei meinen Stil, Ton und die Formatierung bei.

Nick Turley, Produktchef von ChatGPT

Ich leite das ChatGPT-Team. Das bedeutet, ein großer Teil meiner Arbeit besteht aus Kommunikation: Intern richte ich Software-, Produkt- und Forschungsteams auf eine gemeinsame Vision aus, extern spreche ich mit Nutzern, Partnerinnen und anderen Stakeholdern. Zudem schreibe ich auch für mich selbst, um meine Gedanken zu strukturieren. Deswegen spielt dieser Prompt so eine zentrale Rolle in meiner Arbeit.

Für erste Entwürfe nutze ich ChatGPT übrigens nie. Vielmehr ist die Technologie mein unendlich geduldiger Redakteur. Mein Ablauf: frei losschreiben, manchmal mithilfe des Audiomodus diktieren – und dann verdichtet der Prompt den Text. Weil ChatGPT jetzt über ein Gedächtnis verfügt, kennt es meinen Kontext und kann ihn in die Bearbeitung einfließen lassen. Meist reicht daher allein der obige Prompt.

Der Prompt funktioniert auch wunderbar im privaten Kontext, zum Beispiel wenn ich mir unsicher bin, wie ich auf eine SMS oder E-Mail reagieren soll. Dann diktiere ich meine Gedanken und lasse daraus eine verständliche Nachricht machen.

Ich nutze den Audiomodus übrigens anders als beim schriftlichen Prompten, beispielsweise sortiere ich so jeden Morgen im Auto auf dem Weg ins Büro meine Gedanken und priorisiere anstehende Aufgaben. ChatGPT findet Gedankenstriche toll. Früher habe ich sie rausgelöscht. Mittlerweile lasse ich sie gerne drin. Ich sehe keinen Grund, zu verbergen, dass ich ChatGPT am Ende noch einmal habe drüberschauen lassen. Eigentlich zeigt es ja nur, dass mir der Text wichtig genug war.

Formuliere meine Gedanken als klare To-do-Liste mit Prioritäten.

Ann-Katrin Schmitz, Expertin für Influencer- und Social-Media-Marketing

Wenn mein Kopf mal wieder überläuft, spreche ich ChatGPT einfach eine schnelle Sprachnachricht mit all meinen wirren Gedanken völlig ungeordnet auf. Und dann lasse ich mir eine To-do-Liste erstellen. Das klingt banal, aber es bringt sofort Struktur in meinen hektischen Arbeitsalltag.

Besonders effizient finde ich es, dass ich nicht erst tippen muss. Über die Voice-to-Text-Funktion kann ich meine Gedanken schon unterwegs loswerden, auch wenn ich gerade nicht die Hände zum Tippen freihabe. Wenn ich etwa im Taxi auf dem Weg zum Flughafen oder zwischen zwei Terminen bin. Während ich noch rede, entsteht im Hintergrund bereits ein Plan, mit dem ich sofort arbeiten kann.

Zusätzlich lasse ich mir die Aufgaben in drei Stufen clustern – alles, was maximal fünf Minuten dauert, alles, was bis zu einer halben Stunde Zeit beansprucht und lange Aufgaben, an denen ich mehr als 30 Minuten sitzen werde. So sehe ich sofort, womit ich starten kann, auch wenn eigentlich keine Zeit da ist.

Ich kann mir dann realistisch lieber weniger Tasks rauspicken, die ich dann wirklich schaffe. Das ist auch ein kleiner Hack, mit dem ich mich selbst austrickse, damit ich am Abend nicht total frustriert bin, nur die Hälfte von einer sowieso unrealistischen To-do-Liste abgearbeitet zu haben.

Du bist ein Senior Buy-Side-Analyst bei einer Investmentbank. Fasse mir die jüngsten Quartalszahlen von NVIDIA zusammen. Gehe dabei insbesondere auf die Veränderungen gegenüber dem Vergleichsquartal des Vorjahres und die Erwartungen der Analysten ein. Erwähne außerdem Highlights und aktuelle Herausforderungen.

Philip Klöckner, Tech-Investor

Das ist mein Lieblingsprompt, den ich wirklich oft nutze, weil er mir die neuesten Quartalsergebnisse vieler Techunternehmen schnell und prägnant zusammenfasst. Früher musste ich dafür verschiedene Webseiten und Medien besuchen, um die Informationen so übersichtlich zusammenzutragen. Das war mühsam. Der Prompt erspart mir diese Zeit, besonders im Urlaub oder wenn mal viel los ist.

Natürlich ist es wichtig, Zahlen und Fakten zu überprüfen, bevor man Entscheidungen aufgrund dieser trifft. Da es bei Finanzthemen aber viele und gute Trainingsdaten sowie eine Vielzahl übereinstimmender Quellen gibt, funktionieren Prompts wie dieser sehr gut. Ich nutze Prompts hauptsächlich noch als parallelen Sparringpartner oder Korrektiv. Das heißt, ich mache die Arbeit schon noch selbst, schaue aber nebenbei immer, wie gut die KI dabei schon ist, und oft entdeckt man ein paar Details, die man selbst vielleicht übersehen hätte.

Erkläre diesen komplexen Sachverhalt so, dass ihn ein zehnjähriges Kind versteht.

Lara Sophie Bothur, Global Tech Influencerin

In den vergangenen Monaten habe ich gemerkt: KI ist immer nur so gut wie die Fragen, die wir ihr stellen. Prompts lehren uns, unsere Gedanken und Wünsche in klare Worte zu bringen. Je mehr Input ich eingebe – durch Studien, Gedanken, Texte – desto näher kommt das Ergebnis an das, was ich erwarte. KI nutzen hat nichts mit Faulheit, sondern mit Effizienz zu tun. Sie gibt uns die Freiheit für Aufgaben, die wir gerne tun. Meine Lieblingstools sind ChatGPT, Perplexity und Gemini.

Wichtig dabei: KI ist für mich nie das Endergebnis, sondern immer der Ausgangspunkt. Sie gibt mir die Basis, mit der ich weiterarbeiten kann. Das Endergebnis verantworte ich also selbst. Ich beginne oft mit einer Sprachnachricht, lasse mir meine Gedanken strukturieren und forme daraus eine Botschaft oder gebe weitere Prompts ein.

Deshalb kann ich mich schwer für einen Prompt entscheiden. Meistens starte ich allerdings mit der Frage, die komplexe Inhalte leicht verständlich machen soll. Bereite ich mich auf Meetings vor, frage ich dazu: "Verrate mir alles, was du zu folgender Person/folgendem Unternehmen weißt." Oder: "Strukturiere meine folgenden Gedanken." Wenn ich Ideen oder Gedanken in einer Sprachaufnahme festhalte, kommt oft ein unordentliches Puzzle heraus. Dieser Prompt hilft mir, genau diese Gedanken dann zu ordnen.

Daraus kann ich mir dann eine konkrete Strategie entwickeln lassen, indem ich frage: "Welche zehn Schritte muss ich gehen, um folgendes Ziel zu erreichen?" Dieser Prompt macht dann aus vagen Ideen umsetzbare Strategien. Habe ich mein Ergebnis, folgen Faktencheck, Studien, Feinschliff und mein eigener Tonfall, meine Werte, mein Gefühl. Denn das Menschliche kann die KI nicht ersetzen.

Die Maschine kann zwar generieren, aber nur der Mensch kann dem Generierten Bedeutung geben. Viele haben Angst, dass KI Jobs zerstört. Ich sehe das anders. KI wird Arbeitsplätze verändern und Unternehmen, die effizient arbeiten, werden wachsen und neue Arbeitsplätze schaffen. KI nimmt uns Arbeit ab. Doch Sinn, Haltung und Verantwortung bleiben immer bei uns.