Die Karrierefrage: Wie kann mir KI im Bewerbungsprozess helfen?

Fakt ist: Künstliche Intelligenz (KI) ist in der Lage, Bewerbungsschreiben und Lebensläufe zu verfassen, Interviews zu simulieren und perfekt formulierte Antworten zu geben. Manche Tools können sogar im virtuellen Bewerbungsgespräch wie ein Teleprompter auf dem eigenen Bildschirm mitlaufen und ausformulierte Antworten in Echtzeit vorgeben. Doch wo ist KI-Nutzung erlaubt, und wo ist sie sinnvoll?

"Ich würde KI immer als Sparringspartner nutzen", sagt Karrierecoach Antje Nienhaus. Die studierte Personalerin unterstützt Menschen in beruflichen Fragestellungen. Es lohne sich, "dass ich mir im Vorfeld Gedanken mache, erst mal frei von jeder KI: Was bringe ich eigentlich mit, und welche Erfahrungen sind für diese Stelle relevant?" KI sei danach sinnvoll für erste Entwürfe, um Struktur zu geben und Formulierungsalternativen anzubieten.

Sie empfiehlt ihren Klienten KI-Nutzung, "wenn es hilft, um mich authentischer darzustellen, um das, was ich sagen will, besser auf den Punkt zu bringen, besser darzustellen, aber nicht, um mich jetzt irgendwie anders darzustellen". So könnten Large Language Models (LLMs) wie ChatGPT oder Claude helfen, den eigenen Lebenslauf zu schärfen oder ein Anschreiben zu entwerfen. "KI kann helfen, Tätigkeiten präziser darzustellen und rollenbezogener zu formulieren", sagt Nienhaus. Ein Anschreiben komplett von einer generativen KI schreiben zu lassen, sei aber kritisch.

Wie kritisch, zeigt Anthropic, das Unternehmen hinter Claude. In seinen KI-Richtlinien für den eigenen Einstellungsprozess schreibt das Unternehmen: "Bitte verfassen Sie Ihren ersten Entwurf selbst und nutzen Sie anschließend Claude, um ihn zu verfeinern. Wir möchten Ihre tatsächlichen Erfahrungen sehen, aber Claude kann Ihre Darstellung Ihrer Arbeit optimieren." Selbst eine der führenden KI-Firmen der Welt empfiehlt KI beim Anschreiben nur begrenzt.

Jan Volkmann, Head of Talent Acquisition bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Pricewaterhouse-Coopers, PwC, stimmt dem nur bedingt zu. "Mir wäre am Ende wichtiger, dass die Inhalte passen und die Motivation erkennbar ist", sagt er. Die Formulierungen in Anschreiben seien auch vor der Nutzung von KI bereits "relativ gestreamlint" gewesen. Meist seien sowieso die altbekannten Floskeln genutzt worden.

Ob Anschreiben überhaupt nötig sind, wird seit Jahren diskutiert. PwC stellt es Bewerbern frei, ob sie ein Anschreiben einreichen, sagt Volkmann. Auch das Prüfungs- und Beratungsunternehmen EY erwartet kein Anschreiben mehr, erklärt Andreas Butz, Talent Leader Germany bei EY. "Wir fokussieren uns schon bei der Vorauswahl auf den Lebenslauf", erklärt er.

In zwei Punkten sind sich aber alle einig: Zur Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen empfiehlt Anthropic, Claude zu nutzen. Und auch Nienhaus sagt, KI könne dabei helfen, "Interview-Fragen simulieren zu lassen, oder helfen, Antworten zu formulieren". Butz sagt, EY erkenne an, dass Kandidaten KI "natürlich zur Vorbereitung auf Interviews nutzen, weil sie darüber komprimiert auch die relevanten Informationen über EY, unser Netzwerk und unsere verschiedenen Dienstleistungsbereiche erhalten können".

Im tatsächlichen Bewerbungsgespräch sollte allerdings keine KI genutzt werden, egal ob vor Ort oder virtuell. "Weil wir die Kandidatinnen und Kandidaten natürlich persönlich kennenlernen wollen, ihre Kompetenzen kennenlernen, das Wissen direkt beurteilen und auch die Fähigkeit zur Problemlösung ein Stück weit eigenständig prüfen", sagt Butz. Nienhaus betont: "Wann immer ich das Gefühl habe, ich rutsche in etwas, wo jetzt die KI mir etwas vorgibt oder mich als jemand anderen darstellen lässt, dann wird es kritisch." Erfahrene Recruiter erkennen, wenn Bewerber KI-Tools während des Bewerbungsgespräches nutzten, sagt Volkmann. "Wo sind die Blickkontakte der Menschen, wie zeitverzögert kommen Antworten, auch wie perfekt sind Antworten" seien Anzeichen für das Nutzen von KI-Tools. Bewerber sollten "überall da, wo Dinge nicht mehr der Wahrheit entsprechen", von KI-Nutzung absehen, sagt Volkmann. Vorgegebene Antworten im Gespräch gehören dazu.

"Grenzen der Nutzung bestehen dann, wenn über Eigenschaften und Fähigkeiten getäuscht wird", erklärt auch Bernd Waas, Professor für Arbeitsrecht und Bürgerliches Recht an der Goethe-Universität Frankfurt. Wer durch KI-Einsatz im Bewerbungsgespräch einen Arbeitsvertrag erhält, riskiere durchaus, den gerade erhaltenen Job wieder zu verlieren. "Im Fall einer Täuschung kann der Arbeitgeber grundsätzlich anfechten beziehungsweise kündigen", sagt Waas.

Nicht nur Bewerber nutzen inzwischen routinemäßig KI, auch Unternehmen setzen sie täglich im Einstellungsprozess ein. Bei EY navigiere KI beispielsweise Bewerber durch einzelne Prozessschritte, sende ihnen Reminder oder frage die Verfügbarkeit für Bewerbungsgespräche ab, sagt Butz. Tools hälfen, mit großen Datenmengen gut umzugehen. Das sei nötig, denn EY erhalte im Jahr rund 120.000 Bewerbungen – allein in Deutschland.

Die Europäische Union hat 2024 festgelegt, wie Unternehmen KI nutzen dürfen. Im sogenannten "EU AI Act" wird festgehalten, dass Unternehmen Bewerbern die Nutzung von KI transparent machen müssen. Außerdem darf eine Künstliche Intelligenz nicht allein über Kandidaten entscheiden.

Und die Rolle von KI wird bei EY in Zukunft weiterwachsen: "Der nächste Schritt ist, und das glaube ich, das ganz Zentrale für uns, dass wir das Abgleichen von Qualifikationen mit Anforderungsprofilen vornehmen", sagt der Personalleiter. Automatisierte Absagen an Bewerber will Butz aber nur in Ausnahmen erlauben: "Wenn man jemanden mit einem ganz spezifischen Profil sucht und diese eine Schlüsselqualifikation nicht vorhanden ist, die man dafür braucht", könne es vorkommen, dass automatisierte Absagen versendet werden. Ansonsten gelte: "Wir wollen, dass die Entscheidung immer noch durch einen Menschen getroffen wird."

Diese Maxime gilt auch bei PwC. Volkmann sagt, KI werde nicht eingesetzt, um Bewerbungen durchzuschauen, zu ranken oder Bewerbungsgespräche zu analysieren: "Das machen bei uns weiterhin die Menschen."

Dass das nicht überall so ist, zeigen Erfahrungen von Karrierecoach Nienhaus. Sie habe bereits Klienten betreut, die Bewerbungsgespräche mit einer KI geführt hätten. Die Bewerber mussten Videos von sich aufnehmen, in denen sie Fragen beantworten, und eine KI analysierte diese dann im Nachgang. "Es wird vorher erklärt: Die gucken auf Mimik, auf Augenkontakt und auf verschiedene Keywords, die genannt werden", erklärt Nienhaus. Das Erkennen und Bewerten von Emotionen verbietet der EU AI Act heute.

Sie habe auch erlebt, dass Erstinterviews von einer KI geführt wurden, "wo die Anfangskriterien so abgeprüft werden", sagt Nienhaus. Bisher seien es nur einzelne Fälle gewesen und ausnahmslos internationale Bewerbungen. Dennoch seien ihre Klienten sehr frustriert und mit einem schlechteren Bild vom Unternehmen aus den Gesprächen gegangen. "Das hat auch etwas mit Reputation zu tun", sagt Nienhaus.

Da auch Unternehmen mittlerweile KI im Auswahlprozess einsetzen, empfiehlt sie, die eigenen Bewerbungsunterlagen so zu gestalten, dass sie auch von einem automatisierten System ausgelesen werden können. Wichtig sei, "der Text sollte im PDF oder Word-Dokument wirklich als Text vorhanden sein", sagt Nienhaus. Einen einfachen Test, um dies zu überprüfen, liefert sie gleich mit: ausprobieren, ob der Text markiert und kopiert werden kann.

Nienhaus empfiehlt zudem klassische Überschriften wie "Berufserfahrung", "Kenntnisse" oder "Zertifikate", die zweifelsfrei erkennbar sind. Wichtig sei final, "dass passende Begriffe aus der Stellenanzeige im Lebenslauf wieder auftauchen, wenn sie wirklich zur eigenen Erfahrung passen". Schließlich stehe ein Ziel immer noch über allen Unterlagen: Authentizität.