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Segeln gehen und Kontakte knüpfen

Segeln, Assistenten-Netzwerk bei arvato [Quelle: freeimages, Autor: kalilo]

Quelle: freeimages, kalilo

Anspruchsvolle Aufgaben und viel Kontakt zu Personen aus dem Topmanagement – das bringt der Job als Assistent bei arvato mit sich. Und ein Assistenten-Netzwerk, in dem die Teilnehmer Kontakte knüpfen, zusammen segeln gehen – und auch hochrangigen Besuch bekommen.

Was hat Sie an der Assistenten-Position bei arvato gereizt?

Die Nähe zu Personen des Topmanagement, die anspruchsvollen Aufgaben, die man sehr schnell eigenverantwortlich bearbeitet, und die Einblicke in die strategische Ausrichtung eines Unternehmens. Und dass man während der Assistenzzeit nützliche Kontakte knüpfen kann.

Was gehört zu den Aufgaben eines Assistenten bei arvato?

Aufgabe des Assistenten ist es, den Vorgesetzten in der inhaltlichen Arbeit zu unterstützen. Dazu gehört zum Beispiel die Vorbereitung und Teilnahme an strategischen Meetings oder die Erarbeitung von Marktstudien. Wir Assistenten bekommen inhaltlich sehr viel mit, was man sonst nicht mitbekommt. Assistenten unterstützen oft bei der Unternehmensentwicklung, erforschen neue Geschäftsfelder und begleiten die strategische Ausrichtung des Unternehmens mit.

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus?

Ich bin Assistentin des zweiten Geschäftsführers von rewards arvato services, einem internationalen Prämien-Dienstleister. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Kundenbindungsprogramme mit Sachprämien einzuführen. Wir kümmern uns um die Disposition, die Logistik und die ganze Umsetzung. rewards arvato services hat insgesamt 115 Mitarbeiter und Büros in München, Bergamo (Italien) und Schanghai.

Aktuell kalkulieren wir zum Beispiel einen Business Case für einen potenziellen Neukunden in Spanien. Ich berechne, welche personellen Aufwände wir haben, welche Aufschläge, wie viel Logistik-Kosten und muss auch das Retouren-Management mit einkalkulieren. Ich finde heraus, welchen Return on Investment und welchen EBIT wir bei einem Geschäft erwarten können. Außerdem erarbeite ich Vertriebspräsentationen und bin auch bei Kundenterminen und -präsentationen im In- und Ausland dabei. Wenn ich meine Kollegin, die die Assistentin des ersten Geschäftsführers bei rewards arvato services ist, vertrete, kommen außerdem noch Themen aus den Bereichen Controlling und Account Management auf meinen Tisch.

Bei arvato gibt es auch ein Assistenten-Netzwerk – was genau ist das?

Das Assistenten-Netzwerk ist kein offizieller Teil von arvato, sondern ein freiwilliger Zusammenschluss von Executive Assistants und ehemaligen Assistenten. Ziel ist es, sich mit anderen arvato-Kollegen zu vernetzen. Dieses Netzwerk hilft natürlich auch bei der weiteren Karriere – man knüpft Kontakte in der Firma und kann sich jederzeit bei ihnen melden, wenn man Informationen oder Unterstützung braucht. Obwohl das Netzwerk privat ist, wird es von arvato unterstützt, zum Beispiel indem Unternehmensvertreter an den Netzwerktreffen teilnehmen.

Wie organisiert sich das Assistenten-Netzwerk?

Es gibt jedes Jahr eine Gruppe von sechs bis acht Assistenten, die sich um das Netzwerk kümmern – zurzeit bin ich eine aus diesem Team. Wir machen das freiwillig und zusätzlich zu unserem normalen Job.

Es gibt verschiedene Rollen unter den Organisatoren, ich bin zum Beispiel Regionalkoordinatorin. Wenn mir von der Personalabteilung neue Assistenten fürs Netzwerk gemeldet werden, dann nehme ich sie in den E-Mail-Verteiler auf, rufe bei ihnen an und heiße sie persönlich im Netzwerk willkommen. Jeder neue Assistent bekommt auch einen sogenannten "Buddy", einen Art Mentor. Mit ihm kann man sich über arvato generell austauschen, aber zum Beispiel auch über den neuen Wohnort. Wir versuchen einfach, den neuen Assistenten den Einstieg zu erleichtern.

Was unternehmen die Assistenten gemeinsam?

Wir organisieren zweimal im Jahr überregionale Treffen, an denen dann auch hochranginge Vertreter von arvato teilnehmen. Im Juli waren wir in Holland im Ijsselmeer segeln, im November wird in Gütersloh das nationale Assistententreffen stattfinden. An den größeren arvato-Standorten gibt es Regionalleiter, die regelmäßige Treffen organisieren. In München treffen wir uns ungefähr alle sechs Wochen und waren zum Beispiel schon im Impro-Theater und bei einem Jazzkonzert.

Welche Posten stehen den Teilnehmern nach ihrer Assistentenzeit offen?

Die Assistenzzeit dauert ungefähr ein bis zwei Jahre. Klassische Stellen danach sind im Projektmanagement, Key Account Management, in der Unternehmensentwicklung oder in digitalen Geschäftsfeldern. Es kann sein, dass man nach der Assistenz Personalverantwortung bekommt, aber das ist nicht obligatorisch. Naheliegend ist, dass man eine Stelle in der arvato-Einheit antritt, in der man auch seine Assistenzzeit absolviert hat. Denn dort kennt man das Geschäft und die Kollegen. Das ist aber nicht zwingend, man kann sich auch in anderen Einheiten umsehen, ob dort etwas passt. arvato ist sehr vielseitig und sehr groß – da gibt es viele Möglichkeiten.

Was muss man für den Assistenzposten mitbringen?

Einen Hochschulabschluss, am besten in BWL, Wirtschaftsingenieurwesen oder in einem Management-Studium. Aber es müssen nicht unbedingt diese Fächer sein, auch ich habe schließlich etwas anderes studiert. Was man auf jeden Fall braucht ist eine hohe Affinität zu Zahlen: Mein neuer bester Freund ist Excel :-) . Außerdem sollte man Zugang zu betriebswirtschaftlichen Themen haben und fließend englisch sprechen, denn wir haben viele internationale Kontakte.

Wer einen 9-to-5-Job sucht, wird hier nicht fündig. Je nach Projektphase kann es abends auch schon einmal etwas später werden. Hier wird von Anfang an eigenverantwortlich gearbeitet. Man kann immer seine Kollegen fragen, aber es wird erwartet, dass man ein Problem eigenständig lösen kann.

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