Die Karrierefrage: Welcher Lebenslauf überzeugt die KI?

Der Lebenslauf ist oft der erste Eindruck, den ein Bewerber hinterlässt. Dieser Eindruck entsteht häufig nicht mehr bei einem Menschen, sondern bei einem Algorithmus. Denn Personalabteilungen setzen zunehmend auf KI-gestützte Systeme, um Bewerbungen zu sichten und passende Kandidaten schnell ausfindig zu machen. Gleichzeitig verwenden auch Bewerber immer häufiger KI-Tools, um ihren Lebenslauf zu optimieren. Die britische "Financial Times" spricht von einem "Wettrüsten", die "New York Times" von einem "Katz-und-Maus-Spiel" der Bewerber und Recruiter. Doch wie muss ein Lebenslauf eigentlich aussehen, um einen Algorithmus zu überzeugen?

Um diese Frage zu beantworten, lohnt sich zunächst ein Blick auf KI-Systeme, die Unternehmen einsetzen. Ein Beispiel ist Mona AI, ein Start-up aus Saarbrücken. Die Software Mona analysiert eingehende Bewerbungen und gleicht sie mit zuvor definierten Kriterien ab, die sich in der Regel aus der Stellenbeschreibung ergeben. Anschließend zeigt sie dem Recruiter an, in welchem Umfang ein Kandidat diese Anforderungen erfüllt. "Mona prüft dabei nur fachliche Qualifikationen, etwa ob eine bestimmte Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung vorliegt. Soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit müssen weiterhin die Personalverantwortlichen einschätzen", erklärt Gründer Felix Adam. Außerdem sortiere Mona nicht automatisch Bewerber aus. Diese Entscheidung verbleibe beim Recruiter.

Das sogenannte CV-Parsing, also die automatisierte Analyse von Lebensläufen und die Übertragung der Daten in Bewerber-Management-Systeme, ist kein neues Phänomen. Entsprechende Technologien werden schon seit den frühen 2000er-Jahren eingesetzt. Weiterentwickelt haben sich die technischen Möglichkeiten: Während der Recruiter früher konkrete Schlüsselbegriffe wie "Sicherheitsmanagement" definieren musste und das System lediglich deren Vorkommen im Lebenslauf erfasste, können neuere Anwendungen auch inhaltliche Zusammenhänge erkennen. So kann Mona aus der Angabe "Türsteher in einem Nachtclub" auf eine Tätigkeit im Sicherheitsmanagement schließen. KI-Tools erkennen auch Synonyme und ignorieren Tippfehler, etwa wenn jemand "Sichrheitsmangment" schreibt.

KI kann viel, darf aber nicht alles

Das Institut der deutschen Wirtschaft führte 2022 eine Fallstudie durch und stellte fest, dass Kandidaten, die von der KI eine Spitzenbewertung erhalten, in der Regel auch eingestellt werden. Das spricht entweder dafür, dass Personalverantwortliche der KI-Bewertung erhebliches Gewicht beimessen – oder dafür, dass Mensch und Maschine unabhängig voneinander zu denselben Ergebnissen kommen. Rechtlich ist das Thema heikel. Nach Artikel 22 der Datenschutz-Grundverordnung darf grundsätzlich keine Person einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt. Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass es dabei nicht genügt, bloß formal einen Menschen zwischenzuschalten, der den Empfehlungen des Algorithmus ohne eigene Würdigung folgt.

Zudem gelten von August an die Hochrisiko-Vorgaben des europäischen "AI Acts", wobei ein aktuelles Gesetzesvorhaben der EU diesen Zeitpunkt noch nach hinten schieben könnte. Die Verordnung stuft KI-Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern und bewerten, als Hochrisiko-KI ein. "CV-Parsing wird aber auch nach der neuen Rechtslage zulässig sein", erklärt Tobias Neufeld, Fachanwalt für Arbeitsrecht. Es gelten besondere Transparenz- und Informationspflichten. Außerdem muss eine menschliche Aufsicht sichergestellt sein. "Nach der KI-Verordnung ist jedoch die Emotionserkennung verboten, also etwa KI-Systeme, die Bewerber in Interviews anhand von Indikatoren wie Stimmlage, Gestik und Mimik bewerten." Trotz komplexer rechtlicher Vorgaben hält Neufeld ihre Einhaltung für gut machbar. "Problematisch wird es, wenn Entscheidungen durch ein KI-Tool generiert werden, das man selbst nicht versteht. Wer nicht nachvollziehen kann, wie eine Entscheidung zustande kommt, verliert die Kontrolle und setzt sich potentiellen Haftungsrisiken aus."

Bei einer Befragung der Unternehmensberatung Kienbaum aus dem Jahr 2024 haben rund 18 Prozent der befragten Unternehmen angegeben, automatisiertes Lebenslauf-Screening zu verwenden. Weitere 39 Prozent gaben an, dass sich eine solche Anwendung in Planung befinde. Die Deutsche Bahn setzt aktuell auf ein KI-Tool, das erkennt, ob Bewerber formale Kriterien erfüllen, die für eine Stelle zwingend erforderlich sind. Außerdem werden Fähigkeiten analysiert, die Bewerber selbst angeben, sowie Stationen aus dem Lebenslauf. "Beides wird mit der Ähnlichkeit der Anforderung einer Stelle abgeglichen", erklärt eine DB-Sprecherin. Dieser Mechanismus komme aber erst zum Einsatz, wenn sich mehrere Personen auf eine Stelle bewürben und nur eine Person die Zusage erhalte. Dann prüfe das Tool automatisch die verbleibenden Kandidaten und schlage alternative, passende Jobs vor.

Schlichtes Layout und konkrete Ergebnisse

"KI verschiebt die Perspektive weg von Einzelfallintuition hin zu stärker strukturierten, datenbasierten Bewertungen", sagt Verena Fink, Geschäftsführerin der Strategieberatung Woodpecker Finch. Eine gute Nachricht ist: Tippfehler oder fehlende Schlüsselwörter führen nicht zwangsläufig dazu, dass ein Kandidat eine vorgegebene Anforderung nicht erfüllt. Allerdings ist damit zu rechnen, dass manche Unternehmen weiterhin ältere, weniger leistungsfähige Software einsetzen. Daher empfiehlt es sich, fachliche Qualifikationen und soziale Kompetenzen möglichst mit den Begriffen zu benennen, die auch in der Stellenanzeige verwendet werden. Generell sollte ein Lebenslauf gezielt auf die jeweilige Ausschreibung zugeschnitten sein.

Ähnliches gilt für die Formatierung: Auch wenn moderne KI-Tools Informationen aus Grafiken extrahieren können, ist ein schlichtes Layout ohne Icons und komplexe Tabellenstruktur von Vorteil. Balkendiagramme oder Sterne-Skalen mögen optisch ansprechend sein, können den Algorithmus aber irritieren. Für Klarheit sorgen stattdessen Zwischenüberschriften wie "Ausbildung" und "Berufserfahrung" sowie die im Lebenslauf übliche umgekehrte Chronologie, bei der die aktuelle Tätigkeit an erster Stelle steht. Der Lebenslauf sollte als PDF eingereicht werden. Inhaltlich lohnt es sich, Tätigkeiten und Ausbildungsabschnitte in Stichpunkten zu präzisieren, idealerweise anhand konkreter Ergebnisse. Aussagekräftig ist ein Lebenslauf, wenn Leistungen greifbar sind: etwa durch die Senkung von Kosten um einen bestimmten Prozentsatz oder die Gewinnung einer bestimmten Zahl neuer Kunden. Entscheidend ist weniger die bloße Beschreibung von Aufgaben als vielmehr die Frage: Welchen Unterschied hat die eigene Arbeit gemacht?

Im Internet raten Karriereberater manchmal dazu, einen bestehenden Lebenslauf gemeinsam mit der Stellenanzeige in ein KI-Modell wie ChatGPT zu laden und überarbeiten zu lassen. Das kann sinnvoll sein, erfordert jedoch Vorsicht: Chatbots wie ChatGPT neigen zu übermäßig positiver Darstellung und erfinden mitunter Informationen. Zwar ist es üblich, sich im eigenen Lebenslauf attraktiv zu präsentieren, doch die Grenze ist dort erreicht, wo Angaben unwahr werden. Da die Zahl der Lebensläufe, die mit KI geschönt werden, steigt, reagieren Recruiter zunehmend misstrauisch. Das persönliche Gespräch gewinnt an Bedeutung. "Bewerber sollten nicht versuchen, für die Maschine zu schreiben, sondern für eine klare, nachvollziehbare Kommunikation", sagt Fink. Profile überzeugen am Ende Menschen.