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Methoden im Selbsttest

Zeitmanagement [© Andrey Zyk - Fotolia.com]

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Kaum ein anderes Thema treibt so bunte Blüten in der Ratgeberliteratur wie der richtige Umgang mit Zeit. Die meisten Großfirmen bieten ihren Mitarbeitern Kurse in Zeitmanagement an. In vielen Studiengängen gehört ein Seminar in Zeitmanagement mittlerweile zum Pflichtprogramm. Doch was ist Zeitmanagement eigentlich? Und welche Zeitmanagement Methoden sind wirklich sinnvoll? 

Die Zeit ist immer reif, es fragt sich nur, wofür.

Francois Mauriac

Zeitmanagement Definition 

"Leistung ist Arbeit durch Zeit." Der Physiklehrerspruch aus alten Schultagen klingt immer noch vertraut. Es gilt: Wenn du deine Leistung erhöhen willst, hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du arbeitest mehr oder du erledigst die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit. Zeitmanagement setzt beim zweiten Hebel an: Zeitmanagement optimiert Abläufe so, dass sie weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Wozu das Ganze? Um mehr arbeiten zu können? Nur teilweise. Zeitmanagement kann dir helfen, effektiver zu arbeiten. Am Ende muss das Ergebnis der Arbeit stimmen. Das heißt, es geht nicht darum, möglichst viel Arbeit in möglichst wenig Zeit zu erledigen. Weit wichtiger ist es, dass du deinen eigenen Standpunkt und deine eigenen Ziele beständig überprüfst, auch auf lange Sicht. Eine dauerhaft gute Leistung benötigt dabei auch Auszeiten, Freizeit und Zeitrituale.

Zeitmanagement Methoden

Du kannst einen bewussten Umgang mit deiner Zeit erlernen. Dafür lohnt es sich, dass du dir die verschiedenen Methoden des Zeitmanagements genauer ansiehst. Welche davon sind sinnvoll? Wir haben für dich einige renommierte Methoden durchgespielt. Zeitraum: eine Woche. Hier ein Tagebuch - oder in der Sprache des Zeitmanagements: die schriftliche fixierte Nachkontrolle.  

Die SMART-Kriterien

Montag, 19.6.: Ein Ratgeber sagt mir, dass ich vor Arbeitsbeginn meine Zielsetzungen erst mit der SMART-Methode überprüfen soll: Sind sie spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminiert? Also: Ich habe eine Geschichte über Zeitmanagement zu schreiben. Sie soll einen messbaren Umfang haben. Das Thema halte ich für anspruchsvoll, aber realisierbar. Das Ganze soll am 26. Juni fertig sein. Alle SMART-Kriterien erfüllt. Es kann losgehen.

Der Tagesplan

Dienstag, 20.6.: Da liegt er auf dem Schreibtisch und schaut mich an: der Tagesplan. Jede Menge Kästchen, die gefüllt werden wollen. Also: Neun bis zehn Uhr: E-Mails unserer User beantworten. Dann die aktuellen Meldungen des Tages durchgehen. Bis zur Mittagspause News schreiben. Gehört das Mittagessen auch in den Plan? Wahrscheinlich, ich könnte es ja sonst vergessen. 14 Uhr: Termin für Telefoninterview. Danach: Interview zusammenschreiben, vom Interviewpartner absegnen lassen. Dann zwei Stunden Recherche in unseren Bilddatenbanken. Bilder aussuchen, bearbeiten und einbinden. 17 Uhr Redaktionskonferenz. Auch für den Abend kann ich etwas eintragen: Kino. Zwischen 19 und 20 klafft noch eine Lücke. Ach ja: Abendessen. Am Abend kann ich viele Kästchen abhaken. Ein gutes Gefühl.

Damit ich garantiert nichts vergesse, fülle ich auch den virtuellen Tagesplan meines E-Mail-Programms aus. Die Termine springen mir nur so ins Gesicht. Ich vergesse den ganzen Tag über keinen Termin, muss aber dauernd die elektronischen Merkzettel wegklicken.

Die ALPEN-Methode

Mittwoch, 21.6.: Heute muss ich erst Grundlagenarbeit leisten: Tagesplanung mit der ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode liefert fünf Schlüsselkategorien für eine geordnete Tagesplanung:

  • Aufgaben und Termine aufschreiben
  • Länge der Aktivitäten einschätzen
  • Pufferzeiten reservieren
  • Entscheidung über die Prioritäten
  • Nachkontrolle

Also gut, ich plane meinen Tag generalstabsmäßig durch, einschließlich der Pufferzeiten. Ist ganz schön zeitaufwändig, aber lohnt sich.

Die 60:40-Methode

Donnerstag, 22.6.: Damit die unverplante Zeit garantiert ausreicht, halte ich mich an das 60:40-Prinzip. Es rät mir: Verplane nur 60 Prozent deiner Zeit für Arbeit, der Rest füllt sich von alleine. Breites Grinsen bei meiner Chefredakteurin: "Sollen wird dich auch nach der 60:40-Methode bezahlen?" Probleme tauchen auf, als meine verplante Zeit zu Ende ist. Soll ich jetzt die Füße hochlegen und Däumchen drehen? Nein, schließlich habe ich ja ein Ergebnis abzuliefern. Also: Weiterarbeiten für die restliche Zeit. War das jetzt im Sinne der Methode?

Die Eisenhower-Methode

Freitag, 23.6.: Ike war ein gutorganisierter Mann und sein Schreibtisch immer aufgeräumt. Denn: Ike verstand, zu delegieren. Die nach ihm benannte Methode besagt: Ordne deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Gehe selbst die wichtigen an und gib die unwichtigen an jemand anders weiter. Leider bin ich nicht Präsident der Vereinigten Staaten und muss meinen Kleinkram selbst erledigen. Es gibt niemanden, an den ich etwas delegieren könnte. Oder bin ich etwa von Ikes umgeben? Mitnichten: Teamwork ist angesagt. Ich folgere: Die Eisenhower-Methode ist was für Chefs im Kalten Krieg.

Die Handformel

Samstag, 24.6.: Wochenende? Denkste. Das Zeitmanagement entlässt mich noch nicht: Nach der reinen Lehre muss ich noch zur Nachkontrolle, und zwar bei mir selbst. Mit der Eselsbrücke "Handformel" überprüfe ich:

  • Daumen=Denkergebnisse
  • Zeigefinger=Zielerreichung
  • Mittelfinger=Mentalität
  • Ringfinger=Ratgeber
  • Kleiner Finger=Körper

Also: Gelernt habe ich einiges in der Woche, bin dabei meinem Ziel "Geschichte über Zeitmanagement" näher gekommen. Dabei habe ich mich mental ganz gut gefühlt, konnte aber nicht mit sehr viel Rat aufwarten und habe keinen Sport getrieben. Alle Finger durch, Wochenende.

Fazit: Der Weg ist das Ziel

Habe ich jetzt Zeit gespart? Eher nicht, denn das Erstellen der Pläne hat auch Zeit gekostet. Eine einfache "To-Do-Liste" hätte es auch getan. Aber ich habe mir überlegt, wie und wann ich Aufgaben am besten angehe. Die allein seligmachende Methode habe ich nicht gefunden. Aber: Eine eigene Strategie entwickelt sich am besten in der Auseinandersetzung mit anderen Strategien. Viel Erfolg dabei!

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Kommentare (3)

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  1. Anonym

    Hallo nochmal, Es gibt einige (Bestseller-) Bücher dazu. Vorab will ich noch sagen, dass das Paretoprinzip und David Allens "Wie ich die Dinge geregelt kriege" ziemlich wichtig sind. Aber es gibt noch einige sehr nützliche Zeitmanagement Methoden mehr, die sehr verbreitet sind.

  2. Anonym

    Um Zeit bei der Arbeitsplanung zu sparen und gleichzeitig effektiver zu Arbeiten kann ich nur http://kanbantool.com/ empfehlen. Ich benutze es selbst schon seit 6 Monaten. Kanban Tool gibt die Möglichkeit unsere Aufgaben und Termine zu visualisieren und dadurch werden die Ziel und Aufgaben wunderbar organisieren. Bedeutsam ist es, dass dank Kanban Tool man schnell entscheiden kann, was wichtig ist und was man sofort schaffen kann.

  3. Dr. Martin Krengel

    Lanfristig sehr sinnvoll

    All die aufgezählten Tool vereinfachen durch die Akronyme und Faustregeln enorm an Komplexität - und müssen immer im Kontext betrachtet, abgestimmt und diskutiert werden. Richtig ist, dass Sie die Denkweise schärfen können - somit entfalten Sie über mehrere Wochen angewandt, wenn sie intuitiv werden, ihren Nutzen. Um Zeit zu sparen, muss man in der Tat erstmal Zeit investieren, um Gewohnheiten und Routinen zu erkennen und zu ändern. Lg, Martin Krengel P.S.: Wer noch mehr Zeitinspiration möchte, findet Sie u.a. hier: http://www.studienstrategie.de/zeitmanagement/zeitmanagement-tipps/

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