Geldwerte Vorteile verhandeln: Wie verhandle ich über Dienstrad, Firmenhandy oder Kitaplatz?

Firmenwagen, Fitnessstudio, E-Bike, Diensthandy: Die Palette an "geldwerten Vorteilen", wie die Sachleistungen auf Kosten des Unternehmens heißen, ist breit und bunt. Für beide Seiten ergeben sich dadurch Vorteile: Der Arbeitgeber spart Steuern und Sozialabgaben, der Arbeitnehmer erhält eine Sachleistung, ohne dafür mehr verdienen zu müssen.

"Will der Arbeitgeber den Arbeitnehmer motivieren, so ist das für ihn viel günstiger. Er muss ja nur den Betrag aufwenden, den die Leistung am Markt kostet. Der Arbeitnehmer müsste zusätzlich den um den persönlichen Steuersatz erhöhten Betrag verdienen", beschreibt Nicolai Kranz, Personalchef im Klinikum Ingolstadt, das Prozedere.

Der promovierte Jurist, der auch als Unternehmensberater und Gründer einer Plattform für Personalgewinnung tätig war, nennt ein Beispiel: "Will der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit einem Betrag von 100 Euro motivieren, erhält der Arbeitnehmer bei Sachleistungen auch 100 Euro. Zahlt er stattdessen Gehalt, kommt die Steuer und gegebenenfalls die Sozialversicherung dazu. Das sind dann auch 200 Euro."

Allerdings gilt es, einiges zu beachten, denn geldwerte Vorteile sind auch steuerpflichtig. Laut Einkommensteuergesetz gelten sie als Einnahme und dadurch als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen. Nur Sachbezüge bis zu einem monatlichen Wert von 44 Euro sind steuerfrei. Der geldwerte Vorteil für den Firmenwagen orientiert sich an der "Ein-Prozent-Regelung" oder am Fahrtenbuch. Die Ein-Prozent-Regelung bedeutet: Bei der Berechnung der Einkommensteuer wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenwagens zum monatlichen Gehalt hinzugerechnet. Dadurch erhöhen sich das Bruttogehalt und durch die Steuerprogression auch der Steuersatz. Personalrabatte sind bis maximal 1.080 Euro jährlich steuerfrei, Bonusmeilen dürfen ebenfalls bis zu dieser Grenze selbst genutzt werden.

"Am beliebtesten sind sicher der Dienstwagen und die betriebliche Altersversorgung. Und das E-Bike ist auf dem Vormarsch. Das Diensthandy wird in meiner Wahrnehmung eher unpopulärer. Die Mitarbeiter wollen lieber ihr eigenes Handy und lehnen ein Dienstgerät ab", lautet die Erfahrung von Personalmanager Kranz. In Städten wie München, wo "viel Druck" herrsche beim Thema Wohnen wegen der zum Teil exorbitant hohen Mietpreise, seien auch Dienstwohnungen heiß begehrt, berichtet die selbständige Personalberaterin Christina Häring im oberbayerischen Icking. "Zum Beispiel versucht man Kita- und Pflegepersonal mit Dienstwohnungen anzulocken. Je niedriger das Gehalt, desto interessanter ist der geldwerte Vorteil."

In klassischen Unternehmen werde von Mitarbeitern "ein Dienstwagen oder eine Mobilitätspauschale erwartet, wenn man das vorher auch schon hatte". Grundsätzlich sei in einer Metropole wie München der Druck für die Arbeitgeber, das passende Personal zu finden, aber schon so hoch, dass kleinere geldwerte Leistungen wie Fitnessstudios oder Snacks am Arbeitsplatz längst selbstverständlich seien. Damit könne man allenfalls noch jüngere Mitarbeiter begeistern; Ältere wünschten sich dagegen eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Eine firmeneigene Kita lohne sich für viele Arbeitnehmer indes nicht wirklich, wenn die Arbeitsstelle zu weit entfernt vom Wohnort sei. "Die Freunde der Kinder sind dann schlecht erreichbar, um sich nach Kita-Schluss noch mal zum Spielen zu verabreden", sagt Häring. "Junge Leute fordern deshalb heute durchweg das Homeoffice. Verweigert ein Arbeitgeber dies, strahlt das ein sehr negatives Image aus."

Zu berücksichtigen bei geldwerten Vorteilen ist stets der persönliche Steuersatz und ob das Gehalt oberhalb der sozialversicherungsrechtlichen Beitragsbemessungsgrenze liegt. Beides sei erforderlich, betont Kranz, um die finanziellen Vorteile zu berechnen. Über die Grenzen informiere in der Regel der Arbeitgeber. Gegebenenfalls lohne es sich aber auch, den eigenen Steuerberater zu befragen oder zu googeln. "Letztlich begibt man sich damit in eine Abhängigkeit zum Arbeitgeber", gibt der Personalchef zu bedenken. Wer seine Stelle häufig wechselt, sollte das berücksichtigen.

In diesem Fall ist es ratsam, bei der betrieblichen Altersvorsorge auf die "Portabilität" zu achten, also die Übertragbarkeit in ein neues Arbeitsverhältnis: Kann ich die Versorgung mitnehmen? Kann der nächste Arbeitgeber sie weiterfinanzieren? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Das sei ein Thema für Spezialisten, allein schon wegen der verschiedenen Durchführungswege für eine betriebliche Altersversorgung, findet Kranz und betont: "Das Beispiel zeigt: Gehalt ist am Ende immer am einfachsten. Aber dann verzichtet man auf interessante steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten." Bleibt die Frage: Wie und wann verhandelt man als Arbeitnehmer am besten über die firmenfinanzierten Sachleistungen? Soll man das Thema im ersten Vorstellungsgespräch anschneiden oder eher warten? Personalberaterin Häring meint: "Wer am Arbeitsmarkt stark gefragt ist, kann es sich leisten, das Thema direkt anzusprechen." In anderen Fällen sei es besser, das Thema zu vertagen.

Personalchef Kranz rät dazu, die Vergütung – also auch geldwerte Vorteile – im ersten Bewerbungsgespräch "nicht zu sehr in den Vordergrund zu rücken". Denn zunächst habe Vorrang, dass Stelle und Mensch zueinanderpassen, dass das Team und die Führungskraft den Vorstellungen des Bewerbers entsprechen und umgekehrt. "Wenn die Vergütung aber niedrig ist und/oder die geldwerten Vorteile für den Bewerber sehr wichtig sind, ist es legitim, danach zu fragen."

Im zweiten Gespräch, in dem es meist um Details der Umsetzung des Arbeitsvertrages geht, sei das Thema besser aufgehoben. Damit dokumentiert der Bewerber sein Interesse an der Personalpolitik des Arbeitgebers. Der wiederum kann in diesem Punkt zeigen, dass er sich Mühe macht, sein Team zu motivieren.

Auch im Nachhinein lassen sich die geldwerten Leistungen durchaus verhandeln. Dann aber sei die Verhandlungsposition nicht mehr so gut, warnt Kranz. "Häufig sind kleinere, mittelständische Unternehmen in dieser Frage flexibler als Konzerne", hat Personalberater Rufus Steinkrauss beobachtet. Denn in großen Unternehmen gebe es oft Regularien, wie und wann diese Fragen erörtert und abgeschlossen werden sollen. Im Endeffekt hänge dies von den jeweiligen Gesprächspartnern ab. "Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter der Personalabteilung eher unflexibel sind", berichtet Steinkrauss. Andererseits könne es sein, dass der direkte Fachvorgesetzte "gerne bereit ist, ein gutes Wort für seinen neuen Mitarbeiter einzulegen, um ihn so entsprechend zu unterstützen".

Wegen des hohen Aufwands für den Arbeitgeber nimmt Personalchef Kranz gegenwärtig eher "zunehmende Zurückhaltung" hinsichtlich der geldwerten Vorteile wahr. Man brauche als Arbeitgeber schließlich immer Mitarbeiter im Personalbereich und/oder der Verwaltung, die das Thema begleiten. "E-Bikes, Firmenwagen, Diensthandys – all das will geregelt und vor allem verwaltet sein. Das macht viel Arbeit." Zahlreiche Anbieter bieten mit dem Verkauf ihrer Produkte zwar an, den Aufwand zu übernehmen. "Das geschieht aber nie umsonst", sagt Kranz. "Entweder ist der Aufwand im Produkt eingepreist, oder er wird separat in Rechnung gestellt. Und immer bleibt auch ein Aufwand beim Arbeitgeber." Den zu meistern falle einem Konzern oft leichter als in einem Start-up.

Kranz hat zudem beobachtet, dass sich Gründer viel Mühe machen, ihre Mitarbeiter mit geldwerten Vorteilen zu motivieren. "Im Start-up ist es finanziell eher knapp, und die Gründer sind eher bereit, persönliche Arbeit in Kauf zu nehmen, wenn sie ihre Mitarbeiter motivieren möchten." Die Auswahl der individuellen Angebote falle dann sehr kreativ aus. Daran sollten sich große Unternehmen orientieren, empfiehlt Kranz.