Höhere Produktivität: Die 15 wichtigsten Prompts für Führungskräfte

Der Prompt erstellt eine SWOT-Analyse aus den Unterlagen, die im Unternehmen ohnehin vorliegen. Er trennt die Sammlung der Fakten von deren Bewertung und arbeitet in aufeinanderfolgenden Schritten. Zuerst entsteht eine Bestandsaufnahme mit Herkunftsangabe zu jedem Punkt, dann die Einordnung in die vier Felder, zuletzt die Ableitung von Handlungsoptionen. Weil jede Aussage an ihre Quelle gebunden bleibt, ist erkennbar, was auf Zahlen beruht und was auf Einschätzung. Die Gewichtung der Punkte bleibt Sache des Nutzers.

"Du bist Strategiereferent des Vorstands. Schritt eins: Lies alle Dateien im Ordner und erstelle eine Faktenliste mit Fundstelle, getrennt nach belegt und vermutet. Warte auf meine Freigabe. Schritt zwei: Erstelle daraus eine SWOT für [Unternehmen] im Markt [X], je Feld höchstens fünf Punkte, jeder mit Fundstelle und einer Angabe zur Belegqualität. Schritt drei: Leite vier Strategien ab, die je eine Stärke mit einer Chance und je eine Schwäche mit einem Risiko verbinden, geordnet nach Wirkung und Umsetzbarkeit. Verwende keine Aussage, die du nicht belegen kannst."

Der Prompt richtet eine dauerhafte Beobachtung ausgewählter Wettbewerber ein. Statt einer einmaligen Recherche entsteht ein wiederkehrender Auftrag, der zu festgelegter Zeit von selbst läuft. Beobachtet werden immer dieselben Signalarten, damit die Ergebnisse über die Wochen vergleichbar bleiben. Jeder Punkt kommt mit Quelle und Datum, und das Modell weist aus, was sich gegenüber der Vorwoche geändert hat. Voraussetzung ist eine Umgebung, die zeitgesteuerte Aufträge unterstützt.

"Erstelle jeden Montag um sieben Uhr eine Wettbewerbsübersicht zu [A, B, C] für die vergangenen sieben Tage. Suche in diesen Kategorien: Preise, Produktankündigungen, Stellenausschreibungen, Personalien, Investorenkommunikation. Je Wettbewerber höchstens fünf Punkte, jeder mit Quelllink, Datum und einer Einstufung als relevant, beobachten oder unerheblich. Trenne zwischen belegter Tatsache und Ankündigung des Unternehmens. Nenne die Veränderung gegenüber der Vorwoche in drei Sätzen und melde ausdrücklich, wenn du zu einem Wettbewerber nichts gefunden hast."

Der Prompt macht aus einer fertigen Analyse eine entscheidungsreife Vorlage für ein Gremium. Er beginnt mit der Kernbotschaft und baut die Folien erst, wenn diese feststeht. Der Aufbau folgt dem Pyramidenprinzip, jede Überschrift trägt eine Aussage und keine Themenbezeichnung. Neben der Argumentation entstehen die Teile, die sonst fehlen, nämlich die Begründung der verworfenen Alternativen und die vorbereiteten Antworten auf absehbare Rückfragen. Layout und Zahlen zieht das Modell aus der hinterlegten Hausvorlage und der zugehörigen Tabelle.

"Du bist Strategiereferent des Vorstands. Formuliere zunächst allein die Kernbotschaft der angehängten Analyse in einem Satz, der die zu treffende Entscheidung benennt, und lege mir drei Varianten vor. Nach meiner Wahl baue eine Vorstandsvorlage mit acht Folien nach dem Pyramidenprinzip: Kernbotschaft auf Folie eins, jede weitere mit einer Aussage in der Überschrift und drei stützenden Argumenten, die letzte mit dem Entscheidungsvorschlag, den verworfenen Alternativen und der Begründung. Ergänze einen Anhang mit den zehn wahrscheinlichsten Rückfragen samt Antwort. Nutze die geöffnete Vorlagendatei und kennzeichne jede Zahl mit ihrer Quellzelle. Sprache: knapp, faktenbasiert, ohne Superlative."

Der Prompt rechnet die Wirtschaftlichkeit eines geplanten Vorhabens. Gerechnet wird dabei nicht nur ein Basisfall, daneben stehen eine günstige und eine ungünstige Variante. Neben den üblichen Kennzahlen weist das Modell aus, welche Annahmen das Ergebnis am stärksten bewegen. Dazu kommt der Punkt, an dem das Vorhaben unwirtschaftlich wird, was die Beratung von der Gesamtsumme auf die unsicheren Annahmen lenkt. Die Rechenlogik gehört anschließend geprüft, weil ein Formelfehler unbemerkt durch das ganze Modell wandert.

"Baue in der geöffneten Datei ein Bewertungsmodell für [Vorhaben] über fünf Jahre. Die Eingangsgrößen stehen im Tabellenblatt "Annahmen". Rechne einen Basisfall, einen günstigen und einen ungünstigen Fall. Weise Kapitalwert, internen Zinsfuß und Amortisationsdauer aus, markiere die drei größten Werttreiber und zeige, ab welchem Wert der wichtigsten Annahme das Vorhaben unwirtschaftlich wird. Prüfe das Modell zum Schluss auf Formelfehler."

Der Prompt erstellt einen kommentierten Monatsbericht aus den Zahlen des Controllings. Das Rechnen ist dabei der kleinere Teil, den Schwerpunkt bildet die Erklärung der Abweichungen. Dafür zieht das Modell die Vergleichswerte der Vorperioden und die Planungsprämissen hinzu. Zu jeder Abweichung liefert es eine Ursachenvermutung samt Angabe, wie sicher sie ist, und nennt die Herkunft jeder Zahl. Voraussetzung ist ein Werkzeug, das in der geöffneten Tabelle arbeitet.

"Du bist Controller. Analysiere die geöffnete Tabelle mit Ist- und Planwerten für [Monat] und ziehe den Vorjahresbericht aus dem Ordner heran. Erstelle einen Monatsbericht mit einer Zusammenfassung von höchstens 150 Wörtern, den fünf größten Abweichungen mit je einer Ursachenhypothese samt Sicherheitsangabe und einer Ampeltabelle je Kostenstelle. Nenne für jede Zahl die Quellzelle und frage nach, wenn Daten fehlen."

Der Prompt entwirft ein Steuerungssystem für einen Geschäftsbereich. Er begrenzt die Zahl der Kennzahlen und ordnet sie nach ihrer rechnerischen Wirkung aufeinander, von der Leitkennzahl abwärts. Zu jeder Größe gehören Definition, Datenquelle, Frequenz, Zielwertlogik und Verantwortlicher. Beim Durchziehen der Verknüpfungen fallen Doppelungen, widersprüchliche Definitionen und Kennzahlen ohne Datengrundlage auf. Am Ende steht die kurze Liste jener Größen, die bei einer Zielverfehlung zuerst zu prüfen sind.

"Entwirf für [Geschäftsbereich] ein Kennzahlensystem mit höchstens acht Steuerungsgrößen, aufgebaut als Treiberbaum von der Leitkennzahl abwärts. Nenne je Kennzahl Definition, Datenquelle, Berichtsfrequenz, Zielwertlogik und Verantwortlichen und zeige die rechnerische Verknüpfung zwischen den Ebenen. Benenne zum Schluss die zwei Kennzahlen, die bei einer Zielverfehlung zuerst zu prüfen sind."

Der Prompt schätzt die Größe eines Marktes und den eigenen Anteil daran. Er rechnet zwei voneinander unabhängige Wege, einen über Branchendaten und einen über Kundenzahl und Preis. Jede Annahme wird einzeln ausgewiesen und als belegt oder geschätzt gekennzeichnet, jede Quelle mit Datum genannt. Das Ergebnis kommt als Bandbreite und nicht als einzelne Zahl, weil die Unsicherheit zur Auskunft gehört. Der Abstand zwischen beiden Rechenwegen dient als Kontrolle, denn er zeigt, ob die Schätzung überhaupt tragfähig ist.

"Schätze das Marktvolumen für [Produkt] in [Land] für 2026 auf zwei getrennten Wegen: von oben über Branchenzahlen und von unten über Kundenzahl mal Durchschnittspreis. Liste jede Annahme einzeln auf und kennzeichne, welche belegt und welche geschätzt ist. Nenne alle Quellen mit Datum. Gib das Ergebnis als Band von minus zwanzig bis plus zwanzig Prozent an und benenne die Annahme, die es am stärksten bewegt."

Der Prompt wertet aus, was ein Wettbewerber seinen Investoren erzählt. Grundlage sind die Mitschriften mehrerer Quartale, die im Zusammenhang gelesen werden. Aus dem jüngsten Quartal zieht das Modell die Angaben zu Geschäftsentwicklung, Prioritäten und einzelnen Themen heraus. Über alle Quartale hinweg vergleicht es die Wortwahl und benennt, wo sich der Ton verschoben hat, etwa von einer Zusage zu einer Absicht. Die Bindung an die abgelegten Dokumente verhindert, dass Angaben aus dem Trainingswissen einfließen.

"Im Ordner liegen die Mitschriften der Analystenkonferenzen von [Unternehmen] für die vergangenen vier Quartale. Werte das jüngste Quartal aus: Aussagen zu Umsatz und Marge mit Zahlen, neue strategische Prioritäten, alle wörtlichen Aussagen des Vorstands zu [Thema] mit Fundstelle. Vergleiche dann die Wortwahl über alle vier Quartale und benenne die drei deutlichsten Verschiebungen im Ton. Verwende ausschließlich die Dokumente im Ordner."

Der Prompt bereitet ein Verhandlungsgespräch vor. Er liefert zuerst die Unterlage mit der eigenen Ausgangslage, den vermuteten Interessen der Gegenseite und dem geschätzten Einigungsbereich. Dazu kommen die wahrscheinlichen Einwände mit Antwortlinien und die Zugeständnisse, die am wenigsten kosten. Im zweiten Teil übernimmt das Modell die Gegenseite und stellt die unangenehmen Fragen, die im Termin zu erwarten sind. Die Angaben über die andere Seite sind Annahmen und keine Recherche, brauchbar sind sie als Übungsmaterial.

"Bereite mich auf die Verhandlung mit [Gegenpartei] über [Gegenstand] vor. Liefere meine beste Alternative bei Nichteinigung, die vermuteten Interessen der Gegenseite, eine Schätzung des Einigungsbereichs, fünf wahrscheinliche Einwände mit je zwei Antwortlinien und die zwei Zugeständnisse, die mich am wenigsten kosten. Übernimm danach die Rolle der Gegenseite und stelle mir fünf unangenehme Fragen."

Der Prompt vergleicht mehrere Angebote oder Vertragsentwürfe nach denselben Merkmalen. Verglichen wird nicht nur der Preis, sondern auch Laufzeit, Kündigung, Haftung, Servicezusagen, Preisanpassung und Datenschutz. Jede Klausel, die vom Marktüblichen abweicht, wird markiert und ihr Risiko in einem Satz erklärt. Zusätzlich benennt das Modell die Punkte, die sich nachverhandeln lassen, samt Formulierung für das Gespräch. Die juristische Prüfung ersetzt das nicht, es grenzt sie auf die strittigen Stellen ein.

"Vergleiche die drei angehängten Angebote in einer Tabelle mit den Spalten Preis, Laufzeit, Kündigung, Haftung, Servicezusagen, Preisanpassung und Datenschutz. Markiere jede vom Marktüblichen abweichende Klausel und erkläre das Risiko in einem Satz. Nenne die drei Punkte, die ich nachverhandeln sollte, mit einer Formulierung für das Gespräch, und kennzeichne, was eine juristische Prüfung braucht."

Der Prompt macht aus der Aufzeichnung einer Besprechung ein verwertbares Protokoll. Im Mittelpunkt stehen die Entscheidungen und die Aufgaben, nicht der Gesprächsverlauf. Jede Aufgabe erhält einen Verantwortlichen und einen Termin, und fehlt eines von beiden, wird die Stelle markiert. Strittige Punkte werden mit Zeitstempel zitiert und den Sprechern zugeordnet, was die Rückfrage erspart, wer was gesagt hat. Dazu kommt eine kurze Zusammenfassung für die Abwesenden.

"Erstelle aus dem Transkript ein Protokoll mit vier Abschnitten: getroffene Entscheidungen mit Begründung, offene Fragen, Aufgaben als Tabelle mit Verantwortlichem und Termin, Zusammenfassung in fünf Sätzen für Abwesende. Markiere jede Aufgabe ohne Verantwortlichen oder Termin. Zitiere strittige Punkte mit Zeitstempel und benenne, wer welche Position vertreten hat."

Der Prompt erzeugt die Vorbereitung für einen einzelnen Termin aus dem vorhandenen Schriftverkehr. Das Ergebnis passt auf eine Seite und steht in wenigen Minuten bereit. Es enthält den Stand der Dinge, die wahrscheinlichen Einwände mit Antworten und die eigenen Fragen an die Gegenseite. Den Unterschied zur bloßen Zusammenfassung machen die Entscheidungen, die im Termin fallen müssen, denn die stehen in keiner Mail. Zusätzlich weist das Modell aus, welche Information für das Gespräch noch fehlt.

"Ich habe morgen um zehn Uhr ein Gespräch mit [Name, Funktion, Unternehmen] über [Thema]. Anbei der bisherige Mailverkehr und mein letztes Protokoll. Erstelle eine Vorbereitung auf einer Seite: Stand der Dinge in fünf Sätzen, die drei Entscheidungen, die im Termin fallen müssen, die zwei wahrscheinlichsten Einwände mit je einer Antwort, drei Fragen an die Gegenseite und die Information, die mir noch fehlt."

Der Prompt sortiert den Posteingang nach Dringlichkeit und Zuständigkeit. Die Stapel gibt der Nutzer selbst vor, und zu jeder Einordnung liefert das Modell eine kurze Begründung. Für die dringendsten Vorgänge entwirft es Antworten in zwei Längen. Weil die Begründungen mitlaufen, wird über die Zeit sichtbar, welche Vorgangsarten immer wiederkehren. Das ist die Grundlage dafür, eine ganze Art von Vorgängen dauerhaft an eine Regel abzugeben.

"Ordne die folgenden Betreffzeilen und Absender vier Stapeln zu: heute beantworten, diese Woche beantworten, delegieren an [Name], nur zur Kenntnis. Begründe jede Einordnung in einem Halbsatz und entwirf für die drei dringendsten Vorgänge je zwei Antwortvarianten, eine kurze verbindliche und eine ausführliche. Benenne die Vorgangsart, die am häufigsten vorkommt."

Der Prompt erstellt Anforderungsprofil und Gesprächsleitfaden für eine Stellenbesetzung. Das Profil umfasst Aufgaben, zwingende und wünschenswerte Anforderungen und Kompetenzstufen. Der Leitfaden stellt allen Kandidaten dieselben offenen Fragen, was die Gespräche vergleichbar macht. Zusätzlich prüft das Modell den eigenen Entwurf auf Formulierungen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz problematisch wären. Ausgeschlossen bleiben die Bewertung konkreter Personen und jede Rangfolge, weil das in der EU-KI-Verordnung in die Hochrisiko-Klasse fällt.

"Entwirf ein Anforderungsprofil für die Position [X]: Aufgaben, zwingende und wünschenswerte Anforderungen, Kompetenzstufen. Prüfe den Entwurf anschließend selbst auf Formulierungen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz problematisch sein könnten, und erstelle danach einen Gesprächsleitfaden mit sechs offenen Fragen und je zwei Nachfragen. Bewerte keine konkreten Personen und erstelle keine Rangfolge."

Der Prompt bereitet die Kommunikation einer Veränderung an die Belegschaft vor. Er liefert das Manuskript, gegliedert nach Anlass, Änderung, Folgen für den Einzelnen und nächsten Schritten. Vorgegeben sind ein sachlicher Ton und der Verzicht auf Beschönigung. Wichtiger als die Rede sind die kritischen Fragen aus dem Publikum, jeweils mit einer belastbaren Antwort. Markiert werden zudem die Punkte, an denen nach heutigem Stand keine Zusage möglich ist.

"Entwirf ein Redemanuskript für eine Betriebsversammlung zum Thema [Veränderung] vor 300 Beschäftigten. Aufbau: Anlass, was sich ändert, was das für den Einzelnen bedeutet, nächste Schritte mit Terminen. Ton: sachlich und ehrlich, ohne Beschönigung. Ergänze acht kritische Fragen mit je einer belastbaren Antwort und markiere, wo ich nach heutigem Stand nichts zusagen darf."