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Mehr Zeit? So gelingt's!

Frau Work-Life-Balance  [Quelle: Unsplash.com, Eli DeFaria]

Quelle: Unsplash.com, Eli DeFaria

Wie Manager und Mitarbeiter zusätzlichen Raum für ihr Privatleben finden – und ihren beruflichen Alltag sinnvoller gestalten können.

Nicht nur Vorsatz, sondern gesellschaftlicher Trend: Immer mehr Menschen wollen weniger arbeiten. Juristen, Zeitmanagement-Experten und Arbeitspsychologen geben Tipps, wie das ganz praktisch gelingen kann:

Arbeitsrecht: Wege zu weniger Arbeit

Sabbatical

Eine Weltreise machen, sich weiterbilden oder einfach nichts tun: Ein Sabbatjahr macht's möglich – sofern der Chef mitspielt. Einen rechtlichen Anspruch auf ein Sabbatical gibt es nicht, sagt Arbeitsrechtler Sebastian Schröder von der Kanzlei Aquan in Düsseldorf. "Größere Firmen bieten das allerdings häufig von sich aus an." Für das Sabbatjahr bieten sich verschiedene Modelle an: Überstunden ansparen und dann abfeiern. Alternativ verzichten Mitarbeiter vor dem Sabbatjahr auf einen Teil des Gehalts und bekommen diesen während der Auszeit ausgezahlt. Oder: sich unbezahlt freistellen lassen. Wer Überstunden abbaut oder auf Lohn verzichtet, bleibt während des Sabbaticals sozialversichert. Bei unbezahltem Urlaub muss man sich freiwillig krankenversichern.

"Wenn Menschen das Gefühl haben, ausgebrannt zu sein, kann eine längere Auszeit sinnvoll sein, um wieder mehr Sinn und Freude an der Arbeit zu finden", sagt Hannes Zacher, Professor für Arbeitspsychologie an der Universität Leipzig. Sein Tipp: während der Auszeit einmal pro Monat Kontakt zu den Kollegen aufnehmen, um sich wieder auf die Arbeit vorzubereiten.

Teilzeitarbeit

Der Anspruch auf Teilzeitarbeit ist klar geregelt. Wer seit sechs Monaten in einer Firma arbeitet, die mehr als 15 Mitarbeiter hat, darf seine Arbeitszeit reduzieren – sofern keine "betrieblichen Gründe" dagegensprechen, wie im Teilzeit- und Befristungsgesetz steht. Solche liegen nur vor, wenn der "Arbeitsablauf wesentlich beeinträchtigt" ist oder "unverhältnismäßige Kosten verursacht". Schröder sagt: "Ob der Angestellte an vier Tagen pro Woche kommt oder täglich weniger Stunden arbeitet, kann er mit seinem Chef besprechen." Seit 2019 haben Mitarbeiter das Recht, aus der Teil- auch wieder in die Vollzeit zu wechseln. Diese Brückenteilzeit gilt für Firmen ab 46 Mitarbeitern, sofern der Angestellte mindestens ein Jahr und höchstens fünf Jahre in Teilzeit arbeitet.

"Menschen in Teilzeitarbeit können sich einfacher vom Tagesgeschäft erholen, sind fröhlicher und zufriedener", sagt Jutta Rump, Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability in Ludwigshafen. Zur Wahrheit gehöre aber auch: Wer eine Teilzeitstelle hat, arbeite zwar keine 120 Prozent mehr, aber oft noch 100 Prozent – für ein geringeres Gehalt.

Jobsharing

Angestellte können mit ihrem Unternehmen vereinbaren, dass sie sich einen Arbeitsplatz teilen. Ein solches Jobsharing bieten laut Familienministerium 32 Prozent aller Unternehmen an – Amazon, Bosch, Evonik oder Thyssen-Krupp etwa. Der Softwarekonzern SAP zeigt, dass Jobsharing auch im Management möglich ist: Jede Führungsposition ist so ausgeschrieben, dass sie von zwei Mitarbeitern besetzt werden kann.

Und was gilt für Führungskräfte?

Laut Gesetz dasselbe wie für Angestellte. Immerhin sagt das Arbeitsrecht ausdrücklich, dass der Arbeitgeber allen Arbeitnehmern, "auch in leitenden Positionen", Teilzeit zu ermöglichen hat. "In der Rechtsrealität tun sich Firmen aber schwer, ihren Führungskräften weniger Arbeit zuzugestehen", meint Anwalt Schröder. Würden Manager trotzdem darauf bestehen, bedeute das oft Einschnitte für die Karriere. Vorstände und Geschäftsführer haben übrigens keinen rechtlichen Anspruch auf Teilzeitarbeit, weil sie sogenannte "Organe des Unternehmens" sind.

Zeitmanagement: mehr Zeit im Job

Prioritäten festlegen

Um souveräner mit seiner Zeit umzugehen, bietet der Jahreswechsel gute Chancen zum Reflektieren: Sind Familie und Sport zu kurz gekommen? Sollte die Weiterbildung endlich durchgezogen werden? Oder ist es Zeit für einen beruflichen Neustart? Manager und Mitarbeiter dürfen immer wieder hinterfragen, was für die nächsten Monate wichtig sein soll, sagt die Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum. Wichtig: "Menschen sollten nicht so tun, als ob es sie zweimal gäbe – einmal im Büro und einmal zu Hause." Ansonsten könne eine Seite nur enttäuscht werden.

Feste Termine blocken

In der Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr sollte man sich auch klarmachen, welche Termine nächstes Jahr wichtig werden, ob Teamevents und Kongresse, Urlaube oder Geburtstage. "Im Alltagsstress denken wir nur von Woche zu Woche und übersehen langfristig wichtige Aktivitäten", sagt Nussbaum. Frühzeitig geblockte Zeiten geben ein Stück Zeitsouveränität zurück.

Routinetermine überprüfen

Regelmäßige Jour fixes mit Mitarbeitern und Vorgesetzten machen die Terminfindung einfach. Trotzdem werden sie nur selten ehrlich hinterfragt. Nussbaums Rat: konsequente Kalenderinventur. Denn: Jede Verschlankung bedeutet freie Minuten. Um dennoch den Überblick zu behalten, sollten Mitarbeiter ihren Arbeitsstand sichtbar machen – etwa auf einem Whiteboard nach der sogenannten Kanban-Methode. Diese unterteilt Projektaufgaben in mindestens drei Schritte ("zu erledigen", "gerade in Arbeit", "bereits erledigt"). "So weiß jeder bei einem Blick, woran der Kollege arbeitet – ohne sich dafür treffen zu müssen", sagt Nussbaum.

E-Mail-Regeln festlegen

Was auch Zeit sparen kann: Anders mit den im Schnitt 30.000 E-Mails umgehen, die Führungskräfte jedes Jahr bekommen. Manager sollten überlegen, auf welchen Verteilern keine für sie entscheidenden Infos ausgetauscht werden. Im Zweifel: austragen! Gerade CC-E-Mails verstopfen den Posteingang, dabei sind diese Nachrichten oft irrelevant. In den meisten E-Mail-Programmen lässt sich einstellen, dass CC-E-Mails in einen separaten Ordner wegsortiert werden. Nussbaum rät: Diesen Ordner alle ein, zwei Wochen überfliegen. Wichtig: Kunden und Kollegen vorher mitteilen, dass man nur E-Mails regelmäßig liest, bei denen man im Empfängerfeld steht.

Der bekannte Investor Frank Thelen etwa ist in Sachen E-Mails ein Freund von klaren Worten und schneller Kommunikation. "Deshalb spare ich mir die förmliche Anrede und komme direkt auf den Punkt." Thelen hat außerdem eine automatische E-Mail-Antwort eingerichtet, in der er klarmacht, dass er ein festes Zeitbudget für Mails hat und daher nicht jede Anfrage beantworten kann. Eine Haltung, die man sich leisten können muss, sagt Nussbaum.

Psychologie: Arbeit und Freizeit trennen

Hürden setzen

Kurz vorm Schlafen eben die E-Mails checken oder beim Meeting schnell mit dem Partner texten: Es sind oft die kleinen Dinge, die Arbeit und Freizeit vermischen. Und das belaste die meisten Menschen, sagt Psychologe Zacher. Sein Tipp: kleine Hürden setzen. So sollten Mitarbeiter keine Arbeitsmaterialien mit nach Hause nehmen, die E-Mail-Funktion nach Feierabend abschalten. Nicht vergessen: klare Start- und Endzeiten für den Arbeitstag festlegen – und sich auch daran halten.

Sonntags kurz an die Arbeit denken

An einem Tag des Wochenendes sollten Mitarbeiter jeglichen Berufsgedanken verbannen und nur privaten Tätigkeiten nachgehen, meint Zacher. "Das ist eine gute Maßnahme, um Burn-out vorzubeugen." Nur am Sonntagabend sollte man kurz an die Arbeit denken, rät er. Wer sich Gedanken macht, was Montagfrüh zuerst ansteht, und organisiert, wie die Kinder zur Schule kommen, starte viel stressfreier.

Sinnhafte Arbeit kann helfen – muss aber nicht

Es führt zwar nicht zu mehr Freizeit, sorgt aber dafür, dass der Job erträglicher wird: eine sinnvolle Beschäftigung. Wer Sinn in seiner Arbeit sieht, sei motivierter und leistungsbereiter, so Zacher. Sein Tipp: Diejenigen ins Büro einladen, die von der eigenen Arbeit profitieren, etwa Partner und Kinder, das mache die Bedeutung der eigenen Arbeit deutlich. Zu viel Leidenschaft aber kann auch schaden. Je mehr Erfüllung der Job biete, desto schwieriger sei es, die Aus-Taste zu finden, sagt Zeitmanagement-Trainerin Nussbaum. Wenn der Job stets vorgeht, könne das schnell in Selbstausbeutung enden, gerade in kreativen Berufen sei das ein Problem. Nussbaum rät zur Selbstachtsamkeit: Fang ich an, schlecht zu schlafen? Habe ich das Gefühl, mich zur Arbeit hinzuschleppen? Dann sei es an der Zeit für einen privaten Ausgleich.

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