Referentin beim ZEIT-Verlag: Spagat zwischen Redaktion und Management

Wie sieht Ihre tägliche Arbeit als Referentin der Geschäftsführung und der stellvertretenden Chefredaktion beim ZEIT Verlag aus?

Die Arbeit als Referentin beim ZEIT Verlag ist sehr vielseitig und dynamisch. Einen typischen Tagesablauf gibt es nicht. Meine Aufgaben richten sich nach den Themen, die den Verlagsgeschäftsführer, Dr. Rainer Esser, oder den stellvertretenden ZEIT Chefredakteur, Moritz Müller-Wirth, beschäftigen. 

Zu meinen Aufgaben gehören zum Beispiel die Vor- und Nachbereitung von Terminen. Dazu zählen unter anderem die Erstellung von Agenden, Präsentationen sowie Terminprotokollierungen. Außerdem begleite und koordiniere ich strategische Projekte innerhalb des ZEIT Verlags, die sich in der Regel durch ihre Interdisziplinarität und damit die Beteiligung unterschiedlicher Fachbereiche auszeichnen.

Zwei wöchentliche Fixpunkte sind meine Jour Fixes mit den beiden Führungskräften, in denen wir über interne sowie externe Anfragen, Veranstaltungen und aktuelle Projekte sprechen, die gerade innerhalb der ZEIT Verlagsgruppe zirkulieren. Daraus ergeben sich regelmäßig auch kurzfristige To-dos. 

Das klingt sehr abwechslungsreich. Wie sind Sie denn zu diesem Job gekommen und was hat Sie an der Position und vor allem auch am ZEIT Verlag besonders gereizt?

Ich bin e-fellows.net-Alumna und durch die e-fellows.net-Jobbörse auf die Position aufmerksam geworden. Besonders gereizt hat mich die Nähe zur Geschäftsführung auf der einen und zur Chefredaktion auf der anderen Seite. Meines Erachtens ist es sehr besonders, diese Schnittstellenfunktion zwischen Verlagsseite und Redaktion einnehmen zu können. 

In meiner Position habe ich die Möglichkeit, sehr viele Bereiche des Verlags kennenzulernen. Ich bespreche Themen mit der Geschäftsführung, dem stellvertretenden Chefredakteur und den verschiedenen Fachbereichen des Hauses. Mit meiner Tätigkeit kann ich dabei unterstützen, unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen zusammenzubringen. So können wir Projekte, die sowohl Verlag als auch Redaktion betreffen, gemeinsam zielgerichtet voranbringen. Ich beschäftige mich mit strategischen Themen, kann im Projektmanagement mitwirken und Handlungsempfehlung aussprechen. Dabei ist die Bandbreite an Themen sehr groß, sodass ich stetig Neues dazulerne.

Die ZEIT ist zudem eine angesehene Wochenzeitung, die für ihre journalistische Qualität, die unabhängige Berichterstattung und hochwertige Inhalte bekannt ist. Damit hat sie meines Erachtens einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft. Deshalb bin ich sehr stolz darauf, ein Teil des ZEIT Verlags zu sein.

Durch Ihre Schnittstellenfunktion gehört es zu Ihrem Aufgabenfeld, den Anforderungen von zwei Vorgesetzten gerecht zu werden. Ich könnte mir vorstellen, dass das auch herausfordernd sein kann. Wie empfinden Sie das?

Langweilig wird einem bei der ZEIT nie. Es gibt immer tolle Projektideen, die umgesetzt werden können – und das unabhängig davon, ob man einen oder zwei Vorgesetzte hat. 

Natürlich steigt mit zwei Vorgesetzten das Potenzial für mehr Aufgaben. Das bedeutet für mich aber nur, dass ich stärker priorisieren muss. Wichtig ist, gut organisiert zu sein und regelmäßig den Austausch mit beiden Vorgesetzten zu suchen, um zu verstehen, welche Aufgaben aufgrund ihrer Dringlichkeit prioritär behandelt werden müssen. Ich berichte in meinen Jourfixes transparent, woran ich gerade arbeite und welche To-dos gegebenenfalls noch offen sind. So funktioniert die Abstimmung und die Aussteuerung der Aufgaben mit beiden Vorgesetzten gut.

Für die Position als Referentin musste ich lernen, meinen Workload – trotz manchmal unplanbarer Aufgaben – gut zu strukturieren und den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen: Was schaffe ich in einer Woche? Was an einem Tag? Nur so lassen sich die Aufgaben gewissenhaft durchführen, ohne dass etwas Wichtiges liegen bleibt.

Gibt es darüber hinaus bestimmte Skills, die in Ihrer Position besonders wichtig sind? 

Gute Kommunikationsskills sind essenziell. Durch meine Schnittstellenfunktion kommuniziere ich regelmäßig mit unterschiedlichen Stakeholdern bei der ZEIT, die sich alle abgeholt und beteiligt fühlen sollen.

Auch gute Analysefähigkeiten und ein gewisses Organisationstalent gehören dazu. Ich muss mich selbst und damit alle anfallenden Aufgaben sowie Projektarbeiten gut organisieren können.

Das Wichtigste ist meiner Meinung nach aber die Freude an der Tätigkeit, denn diese hilft dabei, die täglichen Anforderungen gut zu meistern.

Mitarbeitenden in Referentenjobs wird häufig nachgesagt, Sie würden nur zuarbeiten. Wie ist das denn bei Ihnen?

Natürlich ist es ein Teil meiner Arbeit, der Geschäftsführung und dem stellvertretenden Chefredakteur zuzuarbeiten. Das bringt die Jobbeschreibung mit sich. Nichtsdestotrotz, und das ist das Besondere bei der ZEIT Verlagsgruppe, habe ich viele Möglichkeiten, meine eigenen Ideen in Projekten einzubringen und weiterzuverfolgen, sofern sie für gut befunden werden.

Zum Beispiel nehme ich gerade am Programm der jungen Wilden teil, in dem jüngere Kolleg:innen zusammenkommen. Wir tauschen uns über neue Ideen aus und verfolgen diese in kleinen Gruppen weiter – wie im Moment eine Business-Idee, die im Frühjahr der Geschäftsleitung und der Redaktion vorgestellt wurde und voraussichtlich ab Sommer in einem Projekt zur Realisation fortgeführt wird.

Der Job als Referent:in beim ZEIT Verlag ist in der Regel auf zwei Jahre angesetzt. Welche Möglichkeiten haben Sie, wenn diese Zeit vorbei ist?

Die Arbeit in der ZEIT Verlagsgruppe ist sehr vielseitig. Durch das große Portfolio an Produkten und Unternehmen tun sich immer wieder spannende Möglichkeiten auf. Wenn das Interesse auf beiden Seiten vorhanden ist, kann ich auch nach Ablauf der zwei Jahre in der ZEIT Verlagsgruppe bleiben. Meine beiden Vorgänger leiten zum Beispiel gemeinsam das bereichsübergreifende Business Development im ZEIT Verlag.

Haben Sie zum Schluss einen Tipp für alle, die sich in Zukunft auf die Stelle als Referent:in beim ZEIT Verlag bewerben wollen?

Ich glaube, es gibt leider nicht diesen einen allgemeingültigen Tipp. Bewerber:innen sollten begründen können, warum sie eine Position in der ZEIT Verlagsgruppe einnehmen möchten und erklären können, was sie an der Referententätigkeit begeistert. Außerdem hilft es, bereits erste Berufserfahrung mitzubringen, um ein besseres Prozess- und Strukturverständnis zu haben. So kann man sich von Beginn an aktiv im Job einbringen und muss sich nicht erst im Berufsleben akklimatisieren.

Wenn man neugierig ist, Freude daran hat, neue Personen und Themen kennenzulernen, und keine Angst davor hat, nachzufragen, dann ist man in dieser Position auf jeden Fall richtig. Und keine Sorge: Nicht nur ich komme als Referent:in mit so vielen neuen Themen in Kontakt – da ist es ganz normal, dass vieles insbesondere am Anfang neu ist und einige Themen noch nicht vertraut sind.