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Das kleine 1x1 der Aufgabenplanung

Zeitplan, Projekt, Organisation, Planung [Quelle: tempus corporate, Getty Images]

Quelle: tempus corporate, Getty Images

Manchmal türmt sich der Aufgabenberg im Job oder im Studium so hoch, dass er über einem zusammenzubrechen droht. Damit das nicht passiert, ist eine gute Selbstorganisation das A und O. e-fellow und Effizienz-Coach Josef erklärt, wie man auch bei viel Arbeit den Überblick behält.

Sie sind überall und verstecken sich hinter verschiedensten Begriffen: Arbeiten, Termine, To-dos, offene Punkte, E-Mails und vieles mehr. Die Rede ist von Aufgaben, die irgendwann und irgendwie bearbeitet werden wollen. Im Alltagsstress fällt die ein oder andere aber gerne mal unerledigt unter den Tisch.

Bei wirklich wichtigen To-dos wird es spätestens da kritisch: Man wird gestresst, fühlt sich überfordert und vergisst weitere Aufgaben. Die Folge davon ist noch mehr Stress, noch mehr Überforderung … ein Teufelskreis.

Die vier Phasen des Aufgaben-Workflows

Um das zu vermeiden, gibt es verschiedene Methoden, sich zu organisieren. Sie alle können in eine oder mehrere von vier Phasen des sogenannten Aufgaben-Workflows eingeordnet werden:

  1. Aufgaben aufschreiben
  2. Sortieren / Kategorisieren / Priorisieren
  3. Aufgaben abarbeiten
  4. Reflektieren

Schreib deine Aufgaben auf: Wo stehst du?

Diese vier Phasen zeigen den typischen Verlauf einer erfolgreich organisierten Aufgabe. Besonders wichtig ist Phase 1, das Aufschreiben. Abhängig von Erfahrung und Motivation gehört man dabei einem von drei Typen an:

Typ 1: Der Chaot
Der Chaot schreibt sich die meisten seiner Aufgaben auf, irgendwo und irgendwie. Einmal landet eine Aufgabe auf einem Notizzettel, das nächste Mal in einem Block und wieder wann anders im Smartphone, im Kalender oder in einer Word-Datei. Kein Wunder, dass der Chaot in diesem Durcheinander Aufgaben nicht wiederfindet und vergisst.

Typ 2: Der Einsichtige
Der Einsichtige schreibt sich alle Aufgaben auf – nicht nur die meisten. Er wird sich darüber bewusst, dass er verschiedene Ablageorte hat und deshalb To-dos übersieht.

Typ 3: Der Profi
Der Profi hat verschiedene Systeme ausprobiert und sammelt seine Aufgaben nun an einer zentralen Stelle. Dadurch behält er voll und ganz den Überblick.

Wer zum Profi geworden ist, hat häufig das klassische Notizbuch als optimale Lösung für sich entdeckt. Dort notiert er sich lückenlos alles, was er zu tun hat. Vor allem aber hat er es immer und überall dabei. Ob es sich dabei um ein Buch, einen Block, ein Smartphone oder ein Tablet handelt, ist Geschmackssache. Gerade für Unternehmensberater hat ihr “goldenes Aufgabenbuch” denselben Status wie ihr Smartphone.

Das Aufgabenchaos in den Griff bekommen

Sich seine Aufgaben aufzuschreiben, ist aber nur die halbe Miete. Erledigt werden müssen sie ja immer noch – und auch hier ist das richtige Ordnungssystem der Schlüssel zum Erfolg.

Viele Menschen gehen nach dem Top-Down- oder nach dem First-In-First-Out-Prinzip vor: Sie arbeiten entweder ihre Liste von oben nach unten ab oder vom ältesten bis zum frischesten To-do. Sinnvoll ist das selten, da Aufgaben fast immer unterschiedlich wichtig und dringlich sind. Dabei geht dringlich vor wichtig.

Zum Priorisieren gibt es eine einfache, aber bewährte Methode:

  1. Übertrage auf ein separates Blatt Papier alle Aufgaben aus deinem Notizbuch, die an einem Tag erledigen möchtest.
  2. Vergebe an jede Aufgabe eine Ziffer, beispielsweise von 1 bis 3. Aufgaben mit der Priorität 1 sind am wichtigsten und müssen zuerst erledigt werden.
  3. Schätze den jeweiligen Zeitaufwand ein und schreibe ihn hinter die Aufgabe.
  4. Prüfe, ob du mehr als 60 % deiner freien Arbeitszeit vergeben hast. Ist das der Fall, streiche alle Aufgaben mit niedriger Priorität von deinem Tagesplan, damit du letztlich unter die 60 % kommst. Mit den restlichen 40% schaffst du dir einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse.

Aufgaben, denen man immer wieder eine niedrige Priorität zuordnet und die es widerholt nicht in die oberen 60% schaffen, sollte man zu einem großen To-do mit einer höheren Prio bündeln und dann abarbeiten.

Nicht jede Aufgabe muss selbst gemacht werden - Pausen schon

Manchmal ist es aber auch angebracht, Dinge zu delegieren; allerdings nur, wenn das weniger aufwendig ist, als die betreffende Arbeit selbst zu erledigen. Bei der Entscheidung, was man an wen abgibt, sollte man sich überlegen, ob es Überschneidungen gibt. Befasst sich ein Kollege mit einem ähnlichen oder demselben Aufgaben- oder Themengebiet? Trifft das zu, wäre es vielleicht sogar generell sinnvoll, die Arbeit neu aufzuteilen.

Ein Tagespunkt, der oft gar nicht als To-do wahrgenommen wird, darf unter keinen Umständen wegfallen: Pausen machen. Sie sollten genauso bewusst eingeplant und konzentriert angegangen werden, wie jede andere Aufgabe auch. Im Klartext bedeutet das, nicht noch nebenbei etwas anderes zu tun: Also nicht am Schreibtisch essen, um gleichzeitig Mails lesen zu können und auch das Firmenhandy hat im Fitnessstudio nichts zu suchen.

Erfolgserlebnisse schaffen

Natürlich kann es dennoch passieren, dass man an einem Tag nicht alles schafft, was man sich vorgenommen hat. Doch auch dann muss man nicht verzweifeln, sondern darf und kann mit einem guten Gefühl nach Hause gehen. Dazu braucht man sich lediglich am Anfang des Tages, am besten noch vor allem anderen, folgende Frage zu stellen: Welche Aufgabe würde mich extrem glücklich machen, wenn ich sie heute erledigen könnte?

Das Tagesziel sollte es sein – ganz egal, was kommt – zumindest diese eine Aufgabe zu erfüllen. Mit diesem Erfolgserlebnis im Rücken lässt sich auch alles andere viel leichter schaffen.

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Kommentar (1)

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  1. Anonym

    Ich finde, dass http://kanbantool.com/ ideal für die Aufgabenplanung geeignet ist! Dank Kanban Tool kann ich meine Arbeit viel effektiver organisieren. Ich kann eins nach dem anderen abarbeiten und fühle mich nicht unter Druck. Für mich persönlich ist es wichtig, dass ich eine Möglichkeit habe alle Termine und Aufgaben in Kalender einfach exportieren.

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