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So meisterst du den Auswahlprozess

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Über Trainee-Programme sollen neue Führungskräfte für Unternehmen gewonnen und ausgebildet werden. Dehalb ist der Auswahlprozess oft aufwändiger und härter als bei Direkteinstellungen. Im Folgenden werden die üblichen Stationen eines Bewerbungsprozesses für Trainee-Stellen aufgezeigt.

Während es bei Direkteinstellungen, insbesondere im Bereich der bereits berufserfahrenen Kandidaten, nur äußerst selten über das klassische Jobinterview hinausgeht, werden für die Auswahl von Trainee-Kandidaten tendenziell aufwändigere und teurere Verfahren wie Assessment-Center (AC), aber auch gesellschaftlich in Deutschland weniger akzeptierte Verfahren wie kognitive Leistungstests eingesetzt. Dies ist nicht verwunderlich, da man hohe Erwartungen an die wenigen Kandidaten hat, die es schaffen, die hohen Einstellungshürden zu überwinden.

Planung des Trainee-Bewerbungsprozesses

Wie lange der Bewerbungsprozess dauert, hängt insbesondere davon ab, in welchem Maße sich der Bewerber bereits über seine beruflichen Präferenzen im Klaren ist. Eine Orientierungsphase kann mehrere Monate dauern und ist sehr wichtig, da hier die grundlegenden Weichen für die spätere Karriere gestellt werden.

Der richtige Zeitpunkt für den Start der Bewerbung hängt auch davon ab, ob es einen festen Einstiegstermin gibt oder nicht: Die Auswertung der Trainee-Studie von Haniel/Kienbaum zeigt, dass zahlreiche Unternehmen feste Einstiegstermine für ihr Trainee-Programm haben, und zwar vornehmlich zum Oktober (ca. 40 Prozent), in geringerem Umfang auch im Januar und April. Viele Unternehmen (z. B. Volkswagen, ThyssenKrupp und die Deutsche Telekom) ermöglichen aber einen Einstieg zu jedem Zeitpunkt des Jahres. In beiden Fällen (fester oder flexibler Einstiegstermin) gehen für den eigentlichen Bewerbungsprozess bis zur endgültigen Entscheidung häufig etwa drei Monate ins Land. Das liegt nicht nur an langwierigen Prozessen in den Unternehmen; vor allem bei bereichsspezifischen Trainee-Stellen bestehen bei Managementkräften, die als Interview-Partner und AC-Beobachter fungieren sollen, häufig Engpässe, sodass Auswahltage nur alle zwei Monate oder sogar seltener durchgeführt werden.

Einen Standard-Prozess für Trainee-Bewerbungen gibt es nicht, es muss aber auf jeden Fall mit einem mehrstufigen Bewerbungsverfahren gerechnet werden, d. h. mindestens ein, eher zwei oder drei zusätzliche Auswahlelemente neben dem obligatorischen Interview. Die folgende Abbildung stellt exemplarisch dar, wie ein Bewerbungsprozess strukturiert sein kann. Es lohnt sich, in der zuständigen Personalabteilung nachzufragen, welche Schritte eines Bewerbungsverfahrens für eine spezifische Stelle vorgesehen sind, damit dies in der Zeitplanung entsprechend berücksichtigt werden kann.

Bewrbungsprozess bei Trainee-Programmen [Quelle: Imko Enninga/e-fellows.net]

Die schriftliche Bewerbung

Die schriftliche Bewerbung ist ein absolutes Standard-Element, auf das kein Unternehmen verzichtet. Sie besteht aus deinem Deckblatt (optional), dem Anschreiben, dem Lebenslauf und Anlagen. Aus Unternehmenssicht ist hier das Ziel, möglichst viele relevante Informationen über den Bewerber zu sammeln und auszuwerten, diese mit den Anforderungskriterien der Stelle zu vergleichen und gegebenenfalls noch einen ersten Eindruck von der Passung der Person in die Unternehmenskultur zu bekommen. Das Ganze steht unter dem ökonomischen Grundgedanken, möglichst wenige, dafür aber die am besten geeigneten Bewerber in die nächste, für die Firma deutlich kostenintensivere Runde (Telefoninterview oder persönliches Interview) vorrücken zu lassen.

Das Telefoninterview

In vielen Firmen gehört bei der Trainee-Auswahl ein Telefoninterview zum mehrstufigen Auswahlverfahren (laut der Studie von Haniel/Kienbaum in ca. 50 Prozent der Fälle). Nicht immer sind die Ziele eines solchen Telefongesprächs klar definiert: Zum Teil wird es genutzt, um einzelne offene Fragen bezüglich des Lebenslaufs zu klären und einen ersten persönlichen Eindruck vom Bewerber zu bekommen. In anderen Fällen wird ein strukturiertes Auswahlgespräch eingesetzt, um einen größeren Teil der nach "Papierlage" geeigneten Bewerber herauszufiltern, bevor es zu den noch aufwändigeren und teureren persönlichen Auswahlgesprächen oder Assessment-Centern kommt. Dementsprechend vielfältig ist der konkrete Ablauf: Manchmal ähnelt es eher einer netten Plauderei, in anderen Fällen wird der Bewerber hoch strukturiert mit einer Vielzahl von Fragen konfrontiert.

Der Auswahltest

Testverfahren sind bei vielen Bewerbern nicht besonders beliebt. Dies hängt vermutlich auch mit der eher geringen Verbreitung in Deutschland zusammen – man ist es nicht gewohnt, Tests zu absolvieren. So werden bei der Auswahl von Trainees nur in neun Prozent der Fälle kognitive Leistungstests ("Intelligenztests") eingesetzt (in Großbritannien sind es 50, in Frankreich 38 Prozent). Allerdings scheint der Trend in Deutschland positiv zu sein: In der Trainee-Studie von Haniel/Kienbaum gaben bereits 27 Prozent der Unternehmen an, "Bewerbertests" bei der Auswahl von Trainees zu nutzen. Nicht erkennbar ist hier allerdings, ob es sich um kognitive Leistungstests oder Persönlichkeitstests handelt.

Es setzt sich heutzutage in immer mehr Firmen die Erkenntnis durch, dass insbesondere kognitive Leistungstests hervorragende Vorhersagen für den Erfolg in fast allen Berufen zulassen und zudem relativ einfach und kostengünstig durchzuführen sind. Man muss also als Bewerber damit rechnen, an einer Stelle des Auswahlverfahrens (meist entweder zusammen mit dem Jobinterview, im Rahmen eines Assessment-Centers oder manchmal auch als Online-Pre-Screening am Anfang des Verfahrens) mit einem oder mehreren Testverfahren konfrontiert zu werden. Man setzt im Wesentlichen kognitive Fähigkeitstests, Persönlichkeitstests und Wissenstests ein.

Das Jobinterview/Bewerbungsgespräch

Während sich Auswahltest und Assessment-Center in Deutschland immer mehr durchsetzen, aber noch lange nicht Standard sind, wird auf persönliche Bewerbungsgespräche eigentlich nie verzichtet. Zum Teil sind diese auch in Auswahltage integriert, sodass an einem oder zwei Tagen Gespräche, AC-Übungen und eventuell auch Tests zu absolvieren sind. Dies ist für den Bewerber zwar anstrengend, kann aber die benötigte Zeit bis zu einer Stellenbesetzung erheblich reduzieren, was am Ende für beide Seiten von Vorteil ist.

Das Assessment-Center/Der Auswahltag

Assessment-Center (AC) sind seit den 80er-Jahren in Deutschland bekannt und zunehmend populärer geworden. Unter einem AC versteht man allgemein eine meist für einen bestimmten Auswahlzweck maßgeschneiderte Batterie aus verschiedenen Testverfahren, bei der meist eine Gruppe von Bewerbern von mehreren Mitarbeitern beobachtet und beurteilt wird. Laut der Trainee-Studie von Haniel/Kienbaum kommt bei ca. zwei Dritteln aller Unternehmen ein AC zum Einsatz, wenn es um die Auswahl von Trainees geht.

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