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Tipps und Best Practices zum Fachstipendium

© lesotre

In diesem Artikel haben wir für Sie unsere eigenen Empfehlungen und die besten Tipps von Unternehmen zusammengetragen, die bereits erfolgreich am Fachstipendium teilnehmen. Neukunden möchten wir so die Entscheidung zur erstmaligen Buchung erleichtern.

Vor der Buchung:

Erwarten Sie nicht nur sofort einstellbare Bewerber

Damit keine falschen Erwartungen entstehen, möchten wir gleich zu Beginn sehr offen sprechen: Das Fachstipendium ist nicht mit einer Stellenausschreibung vergleichbar. Bitte erwarten Sie also nicht nur Bewerbungen von Kandidaten, die sofort bei Ihnen anfangen wollen und können. Im besten Fall sind natürlich viele kurz vor dem Abschluss stehende Studenten und potenzielle Praktikanten dabei, offen steht die Initiative jedoch allen Immatrikulierten ab dem ersten Semester.

Da Sie Ihre Stipendiaten selbst auswählen und entscheiden, welche Angebote Sie ihnen und allen anderen Bewerbern machen, liegt das Potenzial der Initiative stark in Ihrem eigenen Engagement. Ansprechen und nachverfolgen dürfen Sie alle Bewerber, am besten mit möglichst individuellem Bezug auf ihr Profil und ihre Angaben in der Bewerbung. Auch ein Erstsemester kann durch gute Betreuung zum Werkstudenten oder Praktikanten werden, einer der wichtigsten Quellen für Festanstellungen von Berufseinsteigern.

Wir unterstützen Sie dabei bestmöglich mit Rat und Tat und bemühen uns, bei jedem Fachstipendium möglichst viele gute und sehr gute Kandidaten für Sie zu sammeln. Die finanzielle Förderung ist dabei die Angel, die wir mit Ihnen gemeinsam auswerfen.

Zu Beginn der Initiative:

Gestalten Sie eine ansprechende Stipendiengeberseite

Wenn wir Input für die Stipendiengeber-Porträts auf unserer Website erhalten, sehen wir teils deutliche Unterschiede, die sich auch auf die Menge an guten Bewerbungen auswirken können:

Einige Unternehmen liefern Texte für alle Felder im Leitfaden (manchmal sogar darüber hinaus), die sehr spezifisch für das jeweilige Fachstipendium und die studentische Zielgruppe ausgewählt bzw. sogar eigens formuliert wurden. Andere reichen – oft sicher aus akutem Zeitmangel im turbulenten Tagesgeschäft – nur wenige Standardtexte ein, die hauptsächlich aus Superlativen und Recruiting-Floskeln bestehen. Im zweitem Fall weisen wir natürlich auf das Potenzial hin. Gleiches gilt für die Auswahl des Titelbildes: Sieht man ein modernes, aber verwaistes Büro oder junge Kollegen, die anscheinend Spaß bei der Arbeit haben? Was fänden Sie als Student interessanter? Mit welchem Profil würden Sie sich intensiver auseinandersetzen?

Darüber hinaus gibt es auch Unterschiede bei den Angeboten für ausgewählte Stipendiaten. Es sendet ein positives Signal an alle potenziellen Bewerber, wenn Sie neben der finanziellen Förderung auch die "Einladung zu Recruiting-Events" ausloben, im besten Fall sogar die Chance auf ein Praktikum oder die Festanstellung. So hängen Sie Ihr Recruiting-Ziel nicht nur direkt ins Schaufenster, sondern verkaufen es sogar als Leistung. Zudem kann es hilfreich sein, die Leistungen noch zu konkretisieren: Auch wenn es am Ende die gleichen Recruiting-Events sind, spricht zum Beispiel den IT-Studenten die "Einladung zu Teamevents, Programmier-Workshops und LAN-Parties" sicher mehr an als ein "Karriere- und Netzwerk-Event".

Rund um die Stipendiatenauswahl:

Nutzen Sie die (optionale) Vorauswahl durch e-fellows.net

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, aus der Gesamtheit an Bewerbern für Ihr Fachstipendium eine erste Vorselektion entlang vorgegebener Kriterien zu treffen. Das spart Ihnen Personalaufwand bzw. schafft Zeit für unternehmensinterne Auswahlstufen, die über die Sichtung der Papierlage – Lebenslauf und Motivationsschreiben – hinausgehen. Zu den Auswahlkriterien, die wir Ihnen derzeit per Mehrfachauswahl anbieten, gehören die aktuelle Abschlussart, der Studienfortschritt sowie die Studienleistungen im Bachelor/Master an der Universität/Hochschule.

Auch wenn wir die Vorauswahl für Sie durchführen, sehen Sie weiterhin die Gesamtheit aller Bewerber; alle zu Ihren Kriterien passenden Kandidaten sind jedoch hervorgehoben.

Nutzen Sie auch Infos zu den Kandidaten, die nicht im CV stehen

  1. Stipendiat von e-fellows.net: Im Excel-Export im Bewerbertool (Klick auf "Download der Teilnehmerübersicht") sehen Sie, ob ein Bewerber auch Stipendiat von e-fellows.net oder nur Mitglied ist. e-fellows.net-Stipendiaten gehören zu den besten zehn Prozent ihres Jahrgangs und sind überdurchschnittlich engagiert. Wenn Sie solche Kandidaten suchen, ist der Stipendiaten-Status ein erster Indikator; Mitglieder oder Alumni können aber ebenfalls sehr gute Kandidaten sein.
  2. Einstiegsarten: Im Formular geben Bewerber an, welche Angebote der teilnehmenden Unternehmen sie besonders interessieren: Praktikum, Werkstudentenstelle (WS), Abschlussarbeit (Thesis) und/oder Direkteinstieg/Festanstellung. Je nach Ihren Recruiting-Zielen können Sie passende Bewerber schnell filtern und gezielter unter Bezugnahme auf deren Interessen ansprechen. Die Information finden Sie im Bewerbertool und im Excel-Export aller Bewerber.
  3. Motivationsschreiben: Jeder Kandidat verfasst ein kurzes Motivationsschreiben, in dem er angibt, warum er sich bewirbt und was er mit dem Geld machen würde. Besonders interessant für die Auswahl ist die Frage nach der Motivation für die Bewerbung bei den ausgewählten Stipendiengebern. Hier haben Sie die Möglichkeit, auch die an andere Unternehmen gerichteten Texte einzusehen. Wenn Sie in der Bewerbung zwei gute Argumente zu Ihrem Unternehmen lesen, ist das ein positives Signal. Finden Sie bei allen ausgewählten Unternehmen den gleichen oder ähnlichen Text, kann das gegen die Auswahl eines Kandidaten sprechen.

Führen Sie eine Vorauswahl Ihrer Stipendiaten per (Video-)Telefonat durch

Viele Unternehmen, die erfolgreich am Fachstipendium teilnehmen (nicht nur Wiederholungstäter), nutzen das etwa zweiwöchige Zeitfenster rund um den Bewerbungsschluss, um mit ihren Favoriten persönliche Auswahlgespräche zu führen. So können Sie schnell herausfinden, ob sich ein Kandidat, dessen Profil auf dem Papier gut aussieht, bereits mit dem Unternehmen beschäftigt hat und als Stipendiat passen könnte. Führen Sie Telefon- oder Videointerviews durch, empfehlen wir, auf das richtige Maß zu achten: 15 bis 30 Minuten für ein Auswahlgespräch sollten ausreichen. Dieses Feedback haben wir auch von einem Unternehmen erhalten, das bei seiner ersten Teilnahme – noch mit dem Mindset eines Bewerbungsgesprächs für eine offene Position – je Kandidat zwei 45-minütige Interviews mit Personal und Fachabteilung durchführte. Der Personalaufwand war am Ende doch etwas zu hoch.

Wählen Sie vorrangig Kandidaten aus, die in der Nähe der Bürostandorte wohnen

Bewährt hat sich auch die gezielte Auswahl von Stipendiaten, die in unmittelbarer Nähe der Bürostandorte wohnen. Diese Studierenden haben für Bindungsmaßnahmen, die Sie während der Förderung vor Ort planen, eine deutlich kürzere (und kostengünstigere) Anreise und nehmen daher bereitwilliger und regelmäßiger teil. Gleichzeitig sind sie mit Blick auf die längerfristig angedachte Mitarbeitergewinnung im besten Fall bereits in täglicher Fahrdistanz zum Unternehmen und müssten nicht erst umziehen.

Nach der Bekanntgabe der Stipendiaten durch e-fellows.net:

Geben Sie Ihren Stipendiaten ein gutes Gefühl

Auch wenn die Kontaktaufnahme bereits bei der Vorauswahl begonnen hat, zählt auch nach der offiziellen Nominierung der erste Eindruck: Sprechen Sie alle Kandidaten noch am Tag der Bekanntgabe an – vielleicht nicht nur per E-Mail, sondern ganz persönlich und nahbar per Telefon (gerade, wenn es vorher bereits Kontakt gab). Gratulieren Sie zur Aufnahme, begründen Sie Ihre Entscheidung unter Bezugnahme auf Lebenslauf, Motivationsschreiben, Eindruck im Auswahlgespräch usw. und stellen Sie die nächsten Schritte vor. (Hierzu sollten Sie sich natürlich bereits vorher Gedanken gemacht haben.) Umgekehrt könnten Sie die Stipendiaten auch nach ihren Wünschen und Zielen der Förderung durch Ihr Unternehmen fragen, sofern das nicht schon im Rahmen der Vorauswahl passiert ist.

Hilfreich ist es auch, wenn Sie bereits bei der ersten Ansprache ein konkretes Treffen vereinbaren – sei es persönlich, per Videocall mit dem betreuenden Mentor oder per Webinar aller Stipendiaten zum Auftakt. Sehr guten Kandidaten sollten Sie zudem die Möglichkeiten eines Praktikums, einer Werkstudententätigkeit oder einer Projekt-/Abschlussarbeit "wegen deren großen Potenzials und Ihres großen Interesses am Kandidaten" vorstellen. Selbst wenn es nicht unmittelbar zur Vertragsunterzeichnung kommt, hilft schon dieses Zeichen der Wertschätzung zur Bindung.

Laden Sie zu Vor-Ort-Treffen ein

Teil des Betreuungsprogramms sollte nach Möglichkeit auch immer mindestens eine Einladung in die Büros Ihres Unternehmens sein. Sei es bei einer gemeinsamen Auftaktveranstaltung der Stipendiaten oder – einfacher umzusetzen – bei einem Schnuppertag in einer Fachabteilung, einem Lunch mit einer Führungskraft, einem Praktikantenstammtisch oder einem anderen Event, das Sie zur Talentbindung oder Netzwerkpflege standardmäßig einsetzen. Im besten Fall bleibt es nicht bei einem Termin. Daher empfiehlt sich, speziell vor diesem Hintergrund, die Auswahl von Stipendiaten aus der Nähe.

Gestalten Sie ein Programm für sechs Monate

Das Fachstipendium als kurzfristiges Bindungs- und längerfristiges Recruiting-Instrument kann seine Wirkung besonders gut entfalten, wenn Sie sich für die gesamte Laufzeit ein Programm überlegen. Dieses muss nicht so aufwändig sein wie unser Best-Practice-Beispiel unten; je persönlicher und personalisierter Sie es jedoch gestalten, umso glücklicher werden Ihre Stipendiaten und damit auch Sie bei der Erfüllung Ihrer HR-Ziele sein. Wichtig ist vor allem die Regelmäßigkeit des Kontakts, die sich zum Beispiel recht schlank über einen Mentor und vierwöchentliche Telefonate abbilden lässt.

Entwickeln Sie eine Follow-up-Strategie für alle anderen Bewerber

Neben Ihren Stipendiaten dürfen und sollten auch die Bewerbungen der anderen Kandidaten gezielt nachbearbeitet werden: Geben Sie ihnen ein gutes Gefühl, selbst wenn es sich nur um drei oder vier verschiedene vorgefertigte E-Mails nach vorgegebenen Kriterien handelt. Wer zum Beispiel ins Beuteschema passt und bei der Bewerbung Interesse an einem Praktikum angehakt hat, bekommt: "Dein Profil hat uns sehr gut gefallen, daher möchten wir dich gerne kennenlernen und über ein Praktikum sprechen." Wer vom Profil passt, kurz vor dem Abschluss steht und den Direkteinstieg sucht, erhält: "Dein Profil hat uns gefallen, deshalb möchten wir dich zum Networking Lunch einladen, um über Einstiegsmöglichkeiten zu sprechen." Wie konkret das Angebot ist, bleibt Ihnen selbst überlassen.

Versuchen Sie, interessante Bewerber zu einem persönlichen Kennenlernen vor Ort zu bewegen. Wer einmal die netten Kollegen kennengelernt oder die hellen Büroräume und die moderne Ausstattung gesehen hat, lässt sich leichter binden. Informell gehaltene Praktikantenstammtische oder Netzwerk-Veranstaltungen haben sich als Formate mit der geringsten Hürde zur Teilnahme bewährt. Auch denkbar – und mit weniger Aufwand verbunden – ist die Einladung zu einem Webinar, in dem sich das Unternehmen und die Kollegen vorstellen und dann Zeit für Fragen bleibt oder im Nachgang Einzelgesprächstermine per Video, Telefon oder sogar vor Ort angeboten werden.

Wenn Sie die Bewerber anfangs anschreiben, achten Sie auf die richtige Menge an Nachrichten. Nach Hochschulveranstaltungen setzen manche Universitäten die Teilnehmer auf langfristige Newsletter-Verteiler. Penetranz mag bei manchen Kandidaten wirksam sein, wird aber von der Mehrheit als lästig empfunden. Wir empfehlen daher, bei der ersten Ansprache auch eine Passage aufzunehmen, in der das Talent um eine (erneute) Einwilligung zur Kontaktpflege gebeten wird (bei der Bewerbung haben sie der Ansprache durch alle ausgewählten Stipendiengeber ja bereits einmal aktiv zugestimmt). So können Sie nochmals die Spreu vom Weizen trennen.

Wenn die nächste Buchung ansteht:

Nutzen Sie Ihre Erfahrungen für die nächste Runde

Der letzte Tipp eines Stipendiengebers ist: Bleiben Sie offen für Neues und nehmen Sie sich etwas Zeit! In jeder Runde des Fachstipendiums lernen Sie dazu, gerade was Ihren Auswahlprozess, die Kommunikation mit Stipendiaten und anderen interessanten Bewerbern sowie Umfang und Gestaltung des Betreuungsprogramms angeht. Nutzen Sie die neuen Erkenntnisse und passen Sie Ihr Vorgehen in der nächsten Runde an.

Sofern Sie Verbesserungsvorschläge an uns haben oder Ihre Best Practices mit uns teilen möchten, freuen wir uns darüber sehr.

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"Die Zusammenarbeit mit e-fellows.net ist wirklich super angenehm", sagt die Referentin Personalmarketing, ALDI SÜD. Weitere Referenzen lesen.

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Anna Heinen

Leiterin Unternehmensstrategie
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