So gelingt die Stipendiatenbindung: Tipps und Best Practices zum Fachstipendium

Vor Ihrer Buchung:

Erwarten Sie nicht nur sofort einstellbare Bewerber:innen

Damit keine falschen Erwartungen entstehen, möchten wir gleich zu Beginn sehr offen sprechen: Das Fachstipendium ist nicht mit einer Stellenausschreibung vergleichbar. Bitte erwarten Sie also nicht nur Bewerbungen von Kandidat:innen, die sofort bei Ihnen anfangen wollen und können. Im besten Fall sind natürlich viele kurz vor dem Abschluss stehende Studierende und potenzielle Praktikant:innen dabei, offen steht die Initiative jedoch allen Immatrikulierten ab dem ersten Semester.

Da Sie Ihre Stipendiat:innen selbst auswählen und entscheiden, welche Angebote Sie ihnen und allen anderen Bewerber:innen machen, liegt das Potenzial der Initiative stark in Ihrem eigenen Engagement. Ansprechen und nachverfolgen dürfen Sie alle Bewerber:innen, am besten mit möglichst individuellem Bezug auf ihr Profil und ihre Angaben in der Bewerbung. Auch ein:e Erstsemester kann durch gute Betreuung Werkstudent:in oder Praktikant:in werden, einer der wichtigsten Quellen für Festanstellungen von Berufseinsteiger:innen.

Wir unterstützen Sie dabei bestmöglich mit Rat und Tat und bemühen uns, bei jedem Fachstipendium möglichst viele gute und sehr gute Kandidat:innen für Sie zu sammeln. Die finanzielle Förderung ist dabei die Angel, die wir mit Ihnen gemeinsam auswerfen.

Zu Beginn der Initiative:

Gestalten Sie ein ansprechendes Stipendiengeberprofil

Wenn wir Input für die Stipendiengeberprofile auf unserer Website erhalten, sehen wir teils deutliche Unterschiede, die sich auch auf die Menge an guten Bewerbungen auswirken können:

Einige Unternehmen liefern Texte, die sehr spezifisch für das jeweilige Fachstipendium und die studentische Zielgruppe ausgewählt bzw. sogar eigens formuliert wurden. Andere reichen – oft sicher aus akutem Zeitmangel im turbulenten Tagesgeschäft – nur wenige Standardtexte ein, die hauptsächlich aus Superlativen und altbekannten Formulierungen bestehen. Im zweiten Fall weisen wir natürlich auf das Potenzial hin. Gleiches gilt für die Auswahl des Bildes: Sieht man ein modernes, aber verwaistes Büro oder junge Kolleg:innen, die anscheinend Spaß bei der Arbeit haben? Was fänden Sie als Student:in interessanter? Mit welchem Profil würden Sie sich intensiver auseinandersetzen?

Darüber hinaus gibt es auch Unterschiede bei den Angeboten für ausgewählte Stipendiat:innen. Es sendet ein positives Signal an alle potenziellen Bewerber:innen, wenn Sie neben der finanziellen Förderung auch die "Einladung zu Recruiting-Events" ausloben, im besten Fall sogar die Chance auf ein Praktikum oder die Festanstellung. So hängen Sie Ihr Recruiting-Ziel nicht nur direkt ins Schaufenster, sondern verkaufen es sogar als Leistung. Zudem kann es hilfreich sein, die Leistungen noch zu konkretisieren: Auch wenn es am Ende die normalen Recruiting-Events sind, spricht zum Beispiel den IT-Studierenden die "Einladung zu Teamevents, Programmier-Workshops und LAN-Parties" sicher mehr an als ein "Karriere- und Netzwerk-Event".

Rund um die Stipendiatenauswahl:

Nutzen Sie die (optionale) Vorauswahl durch e‑fellows.net

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, aus der Gesamtheit an Bewerber:innen für Ihr Fachstipendium eine erste Vorselektion entlang vorgegebener Kriterien zu treffen. Das spart Ihnen Personalaufwand bzw. schafft Zeit für unternehmensinterne Auswahlstufen, die über die Sichtung der Papierlage – Lebenslauf und Motivationsschreiben – hinausgehen. Zu den Auswahlkriterien, die wir Ihnen derzeit per Mehrfachauswahl anbieten, gehören die aktuelle Abschlussart, der Studienfortschritt sowie die Studienleistungen im Bachelor/Master an der Universität/Hochschule.

Auch wenn wir die Vorauswahl für Sie durchführen, sehen Sie weiterhin die Gesamtheit aller Bewerbungen; alle zu Ihren Kriterien passenden Kandidat:innen sind jedoch hervorgehoben.

Nutzen Sie auch Infos zu den Kandidat:innen, die nicht im CV stehen

1. Stipendiat:in von e-fellows.net: Im Excel-Export im Bewerbertool (Klick auf "Download der Teilnehmerübersicht") sehen Sie, ob ein:e Bewerber:in auch Stipendiat:in von e-fellows.net oder nur Mitglied ist. e-fellows.net-Stipendiat:innen gehören zu den besten zehn Prozent ihres Jahrgangs und sind überdurchschnittlich engagiert. Wenn Sie solche Kandidat:innen suchen, ist der Stipendiaten-Status ein erster Indikator; Mitglieder oder Alumni können aber ebenfalls sehr gute Kandidat:innen sein.
2. Einstiegsarten: Im Formular geben Bewerber:innen an, welche Angebote der teilnehmenden Unternehmen sie besonders interessieren: Praktikum, Werkstudentenstelle (WS), Abschlussarbeit (Thesis) und/oder Direkteinstieg/Festanstellung. Je nach Ihren Recruiting-Zielen können Sie passende Bewerber:innen schnell filtern und gezielter unter Bezugnahme auf deren Interessen ansprechen. Die Information finden Sie im Bewerbertool und im Excel-Export aller Bewerber:innen.
3. Motivationsschreiben: Jede:r Kandidat:in verfasst ein kurzes Motivationsschreiben, in dem sie angeben, warum sie sich bewerben und was sie mit dem Geld machen würden. Besonders interessant für die Auswahl ist die Frage nach der Motivation für die Bewerbung bei den ausgewählten Stipendiengebern. Hier haben Sie die Möglichkeit, auch die an andere Unternehmen gerichteten Texte einzusehen. Wenn Sie in der Bewerbung zwei gute Argumente zu Ihrem Unternehmen lesen, ist das ein positives Signal. Finden Sie bei allen ausgewählten Unternehmen den gleichen oder ähnlichen Text, kann das gegen die Auswahl einer Person sprechen.

Führen Sie eine Vorauswahl Ihrer Stipendiat:innen per (Video-)Telefonat durch

Viele Unternehmen, die erfolgreich am Fachstipendium teilnehmen (nicht nur Wiederholungstäter), nutzen das etwa zweiwöchige Zeitfenster rund um den Bewerbungsschluss, um mit ihren Favorit:innen persönliche Auswahlgespräche zu führen. So können Sie schnell herausfinden, ob sich ein:e nach Papierlage passende:r Kandidat:in bereits mit dem Unternehmen beschäftigt hat und als Stipendiat:in in Frage kommen könnte. Führen Sie Telefon- oder Videointerviews durch, empfehlen wir, auf das richtige Maß zu achten: 15 bis 30 Minuten für ein Auswahlgespräch sollten ausreichen. Dieses Feedback haben wir auch von einem Unternehmen erhalten, das bei seiner ersten Teilnahme – noch mit dem Mindset eines Bewerbungsgesprächs für eine offene Position – je Kandidat:in zwei 45-minütige Interviews mit Personal und Fachabteilung durchführte. Der Personalaufwand war am Ende doch etwas zu hoch.

Wählen Sie vorrangig Kandidaten aus, die in der Nähe der Bürostandorte wohnen

Bewährt hat sich auch die gezielte Auswahl von Stipendiat:innen, die in unmittelbarer Nähe der Bürostandorte wohnen. Diese Studierenden haben für Bindungsmaßnahmen, die Sie während der Förderung vor Ort planen, eine deutlich kürzere (und kostengünstigere) Anreise und nehmen daher bereitwilliger und regelmäßiger teil. Gleichzeitig sind sie mit Blick auf die längerfristig angedachte Mitarbeitergewinnung im besten Fall bereits in täglicher Fahrdistanz zum Unternehmen und müssten nicht erst umziehen.

Nach der Bekanntgabe der Stipendiaten durch e‑fellows.net:

Geben Sie Ihren Stipendiat:innen ein gutes Gefühl

Auch wenn die Kontaktaufnahme bereits bei der Vorauswahl begonnen hat, zählt auch nach der offiziellen Nominierung der erste Eindruck: Sprechen Sie alle Stipendiat:innen noch am Tag der Bekanntgabe an – vielleicht nicht nur per E-Mail, sondern ganz persönlich und nahbar per Telefon (gerade, wenn es vorher bereits Kontakt gab). Gratulieren Sie zur Aufnahme, begründen Sie Ihre Entscheidung unter Bezugnahme auf Lebenslauf, Motivationsschreiben, Eindruck im Auswahlgespräch usw. und stellen Sie die nächsten Schritte vor. (Hierzu sollten Sie sich natürlich bereits vorher Gedanken gemacht haben.) Umgekehrt könnten Sie die Stipendiat:innen auch nach ihren Wünschen und Zielen der Förderung durch Ihr Unternehmen fragen, sofern das nicht schon im Rahmen der Vorauswahl passiert ist.

Hilfreich ist es auch, wenn Sie bereits bei der ersten Ansprache ein konkretes Treffen vereinbaren – sei es persönlich, per Videocall mit dem oder der betreuenden Mentor:in oder per MS Teams-Meeting für alle Stipendiat:innen zum Auftakt. Sehr guten Kandidat:innen sollten Sie zudem die Möglichkeiten eines Praktikums, einer Werkstudententätigkeit oder einer Projekt-/Abschlussarbeit "wegen deren großen Potenzials und Ihres großen Interesses am Kandidaten" vorstellen. Selbst wenn es nicht unmittelbar zur Vertragsunterzeichnung kommt, hilft schon dieses Zeichen der Wertschätzung zur Bindung.

Laden Sie zu Vor-Ort-Treffen ein

Teil des Betreuungsprogramms sollte nach Möglichkeit auch immer mindestens eine Einladung in die Büros Ihres Unternehmens sein. Sei es bei einer gemeinsamen Auftaktveranstaltung der Stipendiat:innen oder – einfacher umzusetzen – bei einem Schnuppertag in einer Fachabteilung, einem Lunch mit einer Führungskraft, einem Praktikantenstammtisch oder einem anderen Event, das Sie zur Talentbindung oder Netzwerkpflege standardmäßig einsetzen. Im besten Fall bleibt es nicht bei einem Termin. Daher empfiehlt sich, speziell vor diesem Hintergrund, die Auswahl von Stipendiat:innen aus der Nähe.

Gestalten Sie ein Programm für sechs Monate

Das Fachstipendium als kurzfristiges Bindungs- und längerfristiges Recruiting-Instrument kann seine Wirkung besonders gut entfalten, wenn Sie sich für die gesamte Laufzeit ein Programm überlegen. Dieses muss nicht so aufwändig sein wie unser Best-Practice-Beispiel unten; je persönlicher und personalisierter Sie es jedoch gestalten, umso glücklicher werden Ihre Stipendiat:innen und damit auch Sie bei der Erfüllung Ihrer HR-Ziele sein. Wichtig ist vor allem die Regelmäßigkeit des Kontakts, die sich zum Beispiel recht schlank über eine:n Mentor:in und vierwöchentliche Telefonate abbilden lässt.

Entwickeln Sie eine Follow-up-Strategie für alle anderen Bewerber:innen

Sie dürfen neben Ihren Stipendiat:innen dürfen auch alle anderen Bewerber:innen innerhalb von vier Wochen nach der Bekanntgabe der Stipendiat:innen einmalig per E-Mail ansprechen. Dafür haben wir von allen Bewerber:innen einen Opt-in erhalten. Damit sich Ihr Investment ins Fachstipendium lohnt, sollten Sie diese Möglichkeit unbedingt nutzen.

Damit Sie die Kontakt- und ggf. Lebenslaufdaten auch in Ihre Tools überführen und längerfristig speichern dürfen, holen Sie in Ihrer ersten E-Mail unbedingt eine erneute, eigene Einwilligung gemäß DSGVO ein. (So werden sie auch nochmals die Spreu vom Weizen trennen.)

Inhaltlich sollten Sie den nicht geförderten Bewerber:innen nach der Absage zunächst ein gutes Gefühl geben, selbst wenn es sich nur um drei oder vier verschiedene vorgefertigte E-Mails nach vorgegebenen Kriterien handelt. Wer zum Beispiel ins Beuteschema passt und bei der Bewerbung Interesse an einem Praktikum angehakt hat, bekommt: "Dein Profil hat uns sehr gut gefallen, daher möchten wir dich gerne kennenlernen und über ein Praktikum sprechen." Wer vom Profil passt, kurz vor dem Abschluss steht und den Direkteinstieg sucht, erhält: "Dein Profil hat uns gefallen, deshalb möchten wir dich zum Networking Lunch einladen, um über Einstiegsmöglichkeiten zu sprechen." usw.Wie konkret das Angebot ist, bleibt Ihnen selbst überlassen.

Wie wäre es alternativ mit der niederschwelligen Einladung zu einem Webinar, in dem sich das Unternehmen und die Kolleg:innen vorstellen und dann Zeit für Fragen bleibt oder im Nachgang Einzelgesprächstermine per Video, Telefon oder sogar vor Ort angeboten werden? Als Angebot auch denkbar sind informell gehaltene Praktikantenstammtische oder Netzwerk-Veranstaltungen.

Wenn die nächste Buchung ansteht:

Nutzen Sie Ihre Erfahrungen für die nächste Runde

Der letzte Tipp eines Stipendiengebers ist: Bleiben Sie offen für Neues und nehmen Sie sich etwas Zeit! In jeder Runde des Fachstipendiums lernen Sie dazu, gerade was Ihren Auswahlprozess, die Kommunikation mit Stipendiat:innen und anderen interessanten Bewerber:innen sowie Umfang und Gestaltung des Betreuungsprogramms angeht. Nutzen Sie die neuen Erkenntnisse und passen Sie Ihr Vorgehen in der nächsten Runde an.

Sofern Sie Verbesserungsvorschläge an uns haben oder Ihre Best Practices mit uns teilen möchten, freuen wir uns darüber sehr.