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arvato und Allianz - Assistenten im Interview

e-fellows.net-Alumnus Stefan Mayer (26) studierte VWL in Regensburg und Madrid. Seit Oktober 2008 arbeitet er bei der Bertelsmann-Tochter arvato. Dort war er zunächst Assistent des Vorstands für das Print-Segment und ist heute im Vertrieb in Gütersloh tätig.

Herr Mayer, Sie waren ein gutes Jahr lang Vorstandsassistent. Das ist ziemlich kurz.

Bei arvato bleiben die Vorstandsassistenten in der Regel 12 bis 18 Monate in ihrer Position, bis sie sich neuen Aufgaben widmen. Im Laufe der Assistenz wird die Zeit, die man für eigene Projekte aufwendet, immer mehr und geht dann in eine neue Aufgabe über. Ich habe mich zum Beispiel um ein firmenweites Kostensenkungsprogramm und um den Prospektdruck gekümmert.

Wieso haben Sie sich für Bertelsmann entschieden?

Mir gefällt besonders gut, dass Bertelsmann eine große Bereitschaft zeigt, jungen Leuten Verantwortung zu geben. Der Print-Sektor, in dem ich arbeite, wurde während meiner Assistentenzeit stark umgestellt, um ihn auch im 21. Jahrhundert konkurrenzfähig zu halten. Ich fand es sehr spannend, mitzuerleben, wie eine im Grunde schon relativ alte Unternehmenssparte für die Zukunft fit gemacht wird.

Als Vorstandsassistent sind Sie als sehr junger Mensch auf viele ältere und sehr erfahrene Vorstände getroffen. Gab es manchmal Akzeptanzprobleme?

Gerade in den ersten Wochen war es schon ein eigenartiges Gefühl, plötzlich mit Menschen zusammenzuarbeiten, die den Konzern schon lange kennen und vom Alter her auch meine Väter hätten sein können. Natürlich fühlt man sich im Vergleich zu diesen Leuten völlig unwissend. Allerdings gilt gerade am Anfang, dass jede Frage erlaubt ist, denn schließlich ist allen geholfen, wenn man sich möglichst schnell einarbeitet. Akzeptanzprobleme gibt es hin und wieder, die Regel ist das aber nicht.

Bietet arvato seinen Vorstandsassistenten Seminare und Workshops an?

Die Assistenten sind untereinander gut vernetzt und organisieren einige Workshops in Eigeninitiative. Dann gibt es beispielsweise das "Junior-Top-Talents"-Programm. Das bietet verschiedene Seminare von interkulturellen Trainings bis zur Selbstpräsentation. Unabhängig davon können alle Nachwuchsführungskräfte an vielen verschiedenen Workshops teilnehmen. Dabei ist immer Eigeninitiative gefragt: Wer Bereitschaft signalisiert, an Veranstaltungen teilzunehmen, der bekommt auch die Möglichkeit dazu.

Sie befinden sich gerade im Übergang von der Assistentenzeit hinein in den Vertrieb. Welche Herausforderungen kommen jetzt auf Sie zu?

Während der Assistentenzeit baut man in der Regel ein großes Netzwerk auf, da man unheimlich viele Leute kennenlernt. Teilweise kommt dies natürlich durch die "geliehene Macht" zustande, die man durch seinen Chef hat. Abgesehen von den neuen Aufgaben und Projekten ist nun die große Herausforderung, sich dieses Netzwerk zu eigen zu machen. Ich weiß, dass das nicht bei allen Personen gleich gut funktionieren wird, aber bei einem Großteil bin ich sehr zuversichtlich.

e-fellows.net-Alumnus Ralf Schmitz (32) studierte BWL in Aachen und an der Fernuni Hagen sowie Jura in Konstanz und Leipzig. Über seinen ehemaligen e-fellows.net-Mentor gelang ihm 2007 der Einstieg als Assistent des Allianz-Personalvorstands.

Herr Schmitz, waren Sie als Vorstandsassistent eigentlich in einer Führungsposition?

In einer richtigen Führungsposition war ich sicherlich noch nicht, denn ich hatte noch nicht die Möglichkeit, eigene große Entscheidungen zu treffen. Trotzdem ist es so, dass ich meinen Chef unterstützt habe, indem ich Ideen mit ihm diskutiert, Vorschläge und Konzepte entwickelt habe. Zusätzlich habe ich hin und wieder Sitzungen wahrgenommen, an denen er nicht teilnehmen konnte, oder seine Anweisungen an andere Mitarbeiter und Abteilungen weitergegeben. Insofern hatte ich schon eine sehr verantwortungsvolle Position.

Heute sind Sie Anfang 30 und als Vertriebsleiter für 40 Mitarbeiter und Vertreter der Allianz in Düsseldorf zuständig. Stimmt das Klischee, dass die Vorstandsassistenten-Position ein gutes Karrieresprungbrett ist?

Für mich persönlich ist alles so gelaufen, wie ich es mir vorgestellt hatte. Ziel des Allianz-Vorstandsprogramms ist, dass man nach dem Programm in den Vertrieb wechselt und dort eine erste Führungsposition übernimmt. Der Vorteil im Gegensatz zu einer anderen Einstiegsposition ist natürlich, dass man als Vorstandsassistent viele Kolleginnen und Kollegen kennenlernt, die man sonst nicht - oder zumindest nicht in so kurzer Zeit - kennenlernen würde. Außerdem bekommt man durch den Job einen sehr guten Überblick über das Gesamtunternehmen. Man erlebt, wie Entscheidungen getroffen werden und erhält einen hautnahen Einblick in die Unternehmenspolitik. Das ist für die weitere Laufbahn im Unternehmen und besonders für spätere Führungspositionen von großem Vorteil.

Im Gegensatz zu vielen anderen Großunternehmen stellt die Allianz explizit Hochschulabsolventen als Vorstandsassistenten ein. Ist man einer solchen Aufgabe im Anschluss an das Studium gewachsen?

Ja, ich denke schon. Berufserfahrung in Form von Praktika bringen alle Vorstandsassistenten mit. Insofern haben sie schon mal in einem Unternehmen gearbeitet. Gerade in den ersten Monaten durchlebt man als Vorstandsassistent eine unheimlich hohe Lernkurve und nimmt die vielen neuen Informationen auf wie ein Schwamm. Daher arbeitet man sich in der Regel sehr schnell ein.

Wie sind Sie zur Allianz gekommen?

Aufmerksam geworden bin ich auf das Unternehmen bei einem Bewerbungsworkshop der Studienstiftung, den die Allianz angeboten hat. Zufällig war mein damaliger e-fellows.net-Mentor bei der Allianz für die Personalentwicklung zuständig. Ich habe durch ihn einen sehr guten Einblick in das Vorstandsassistenten-Programm gewinnen können, so dass ich mich schließlich für eine Bewerbung entschieden habe.

Als Vorstandsassistent haben Sie enger mit Ihrem Chef zusammengearbeitet als viele andere seiner Mitarbeiter. Was ist in der Beziehung von Assistent und Vorstand wichtig?

Das Allerwichtigste ist gegenseitiges Vertrauen. Wenn das fehlt, kann man auf keinen Fall zusammenarbeiten. Als Assistent habe ich häufig Informationen zuerst erfahren und musste damit entsprechend verantwortungsbewusst umgehen. Wichtig ist auch, dass man schnell und zuverlässig auf Ad-hoc-Anfragen seines Chefs reagiert und ihn in jeder Situation unterstützt.

Wie sieht der Alltag eines Vorstandsassistenten aus?

Den "typischen" Alltag gibt es eigentlich nicht, da die Aufgaben sehr vom Tagesablauf des Chefs abhängen und dementsprechend variieren. Ich habe viele Vorstands- und Betriebsratssitzungen vorbereitet, Präsentationen erstellt oder auf Englisch und Deutsch Protokolle von Meetings verfasst. Sämtliche Anfragen wurden zuerst von mir gesichtet, und ich habe sie dann gebündelt an meinen Chef weitergegeben. Nachdem ich mich in diese klassischen Aufgaben eines Vorstandsassistenten eingearbeitet hatte, habe ich auch eigene Projekte übernommen. Dazu gehörte beispielsweise die Neugestaltung unserer internen Website.

Welche Pläne haben Sie für Ihre berufliche Zukunft?

Da ich erst seit einigen Monaten Vertriebsbereichsleiter bin, sind mindestens zwei weitere Geschäftsjahre in dieser Funktion geplant. Danach bin ich noch offen: Entweder ich bleibe im Vertrieb um Geschäftsstellenleiter zu werden, oder ich gehe zurück in die Konzernzentrale nach München, um dort Abteilungsleiter zu werden. Dritte interessante Option ist eine Auslandsstation. Momentan kann ich mir alle drei Möglichkeiten sehr gut vorstellen und habe mich noch nicht festgelegt.

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