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Der richtige Umgang mit Zeit

Zeitmanagement Freizeit Zeit für mich [© lumen-digital - Fotolia.com]

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Kaum ein anderes Thema treibt so bunte Blüten in der Ratgeberliteratur wie der richtige Umgang mit Zeit. Die meisten Großfirmen bieten ihren Mitarbeitern Kurse in Zeitmanagement an. In vielen Studiengängen gehört ein Seminar in Zeitmanagement mittlerweile zum Pflichtprogramm. Doch was ist eigentlich Zeitmanagement?

"Leistung ist Arbeit durch Zeit." Der Physiklehrerspruch aus alten Schultagen klingt immer noch vertraut. Der Lehrer führt ihn meist dann an, wenn ein Schüler bei Klausuren über Zeitmangel klagt. Der Schüler hält den Spruch nicht nur für fies, sondern auch für eine Binsenweisheit: Natürlich reicht es in einer Klausur nicht aus, alle Aufgaben irgendwann zu lösen. Sie müssen in einer bestimmten Zeitspanne bearbeitet werden. Wer seine Arbeit nicht in der entsprechenden Zeit erbringt, hat Pech gehabt: Leistung ungenügend.

Auf der Suche nach der verlorenen Zeit

Zum Glück geht es im wirklichen Leben etwas komplexer zu als in der Physikklausur. Doch die alte Lehrerweisheit behält ihre Richtigkeit. Denn auch hier gilt: Wenn ich meine Leistung erhöhen will, habe ich zwei Möglichkeiten: Entweder ich arbeite mehr oder ich erledige die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit. Zeitmanagement setzt beim zweiten Hebel an:

  • Zeitmanagement optimiert Abläufe so, dass sie weniger Zeit in Anspruch nehmen. Zeitmanagement kann den eigenen Tagesplan umkrempeln oder ganze Arbeitsprozesse verändern.

Die Entdeckung der Langsamkeit

Wozu das Ganze? Um mehr arbeiten zu können? Nur teilweise. Schließlich hat Zeitmanagement das Ziel, die Leistung zu steigern und nicht die Arbeit. Zeitmanagement kann helfen, effektiver zu arbeiten. Es soll aber nicht in eine Spirale immer höherer Arbeitsgeschwindigkeit münden. Das moderne Zeitmanagement entdeckt die Langsamkeit. Am Ende muss das Ergebnis der Arbeit stimmen. Eine dauerhaft gute Leistung benötigt Auszeiten, Freizeit und Zeitrituale.

Ein bewusster Umgang mit Zeit in Studium und Beruf lässt sich erlernen. Dafür lohnt die Beschäftigung mit Zeitmanagement. Auch wenn nicht jede Uhr aus Gold ist, die glänzt.

Schlüsselqualifikation Zeitmanagement

In zahllosen Stellenanzeigen fahnden die Autoren nach dem Mitarbeiter, der neben seiner fachlichen Qualifikation die vielzitierten Soft Skills mitbringt. Im Kanon der Schlüsselqualifikationen findet sich auch - last but not least - Zeitmanagement.

Methoden im Zeitmanagement

Doch was bedeutet "Zeitmanagement" im Berufsleben? Das hängt ganz von der Position ab, für die die Qualifikation "Zeitmanagement" gefordert wird. Für einen Top-Manager heißt "Zeitmanagement" etwas anderes als für einen Young Professional. Der Top-Manager steuert Arbeitsprozesse, delegiert Aufgaben und motiviert Projektteams. Der Berufsanfänger schultert die ihm zugeteilte Arbeitslast und erledigt bestimmte Teilaufgaben in einem vorgebenen Zeitrahmen. Der Manager gibt Arbeit weiter, beim Young Professional läuft sie auf. Der alte Hase hat gelernt, seine Zeit einzuteilen. Doch woher soll es das Greenhorn können? Am besten: selbst beibringen (zum Beispiel, indem du spezialisierte Podcasts hörst).

Zeitmanagement heißt Selbstkontrolle

Zeitmanagement ist zunächst Selbstmanagement. Oder, um es mit einem altmodischen Begriff auszudrücken: Selbstdisziplin. Es geht aber nicht darum, möglichst viel Arbeit in möglichst wenig Zeit zu erledigen. Weit wichtiger ist es, den eigenen Standpunkt und die eigenen Ziele zu überprüfen, auch auf lange Sicht.

Zeitmanagement im Team

Mit dieser Strategie wäre die "Eiserne Lady" in einem modernen Wirtschaftsunternehmen gescheitert. Denn: Soviel Zeit, die eigene Arbeit zu kommunizieren und transparent zu machen, muss immer sein. Das schönste Selbstmanagement nutzt nichts, wenn es den Arbeitsabläufen im Team zuwiderläuft. Zu einem gelungenen Zeitmanagement im Beruf gehört deshalb Flexibilität. Denn ein Projekt oder eine andere längerfristige Aufgabe entwickeln sich selten so, wie es der eigene Terminkalender vorsieht. Zeitmanagement erfordert soziale Kompetenz und ist ohne andere Soft Skills wie Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen und kommunikative Begabung nichts wert.

Über die eigene Arbeitszeit verfügen

Der Berufsanfänger will alle ihm aufgetragenen Arbeiten zur Zufriedenheit erledigen. Nur: Als Nachwuchskraft wird er danach beurteilt, wieviel Eigeninitiative er entwickelt. Gerade für Berufsanfänger ist es unerlässlich, zwischen wichtigen Aufgaben und dringlicher Kleinarbeit zu unterscheiden. Deshalb solltest du dich immer wieder fragen: Bin ich der richtige Ansprechpartner für den Auftrag? Kann ich Arbeit teilen? Kann ich einen erfahrenen Kollegen um Rat bitten? Bis wann soll ich die Aufgabe erledigen? Kann ich sie rationeller durchführen?

Ob leerer oder voller Schreibtisch: Hauptsache organisiert

Wer als Berufseinsteiger einigermaßen souverän über seine Zeit entscheiden will, braucht Selbstbewusstsein. Ob du jetzt 'Volltischler' oder 'Leertischler' bist, ist nicht das A und O. Manche brauchen das kreative Chaos, andere die penible Ordnung. Hauptsache, du behältst selber den Überblick und findest die Dinge, die du brauchst.

Zeitmanagement: Das kleine Einmaleins für Studenten

  • Überlege dir deine langfristigen Ziele, im Studium, für den zukünfigen Beruf und im Privatleben: Was willst du?
  • Unterteile deine Ziele und Aufgaben in überschaubare Einheiten.
  • Fixiere die Ziele schriftlich, entweder in einer To-Do-Liste, einem Wochen- oder Tagesplan.
  • Überprüfe hinterher in einem Logbuch, ob du dich an deine Vorgaben gehalten hast.
  • Ordne deine Aufgaben nach folgenden Kriterien: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Räume wichtigen Projekten Vorrang ein, denn sonst verschiebst du sie immer zugunsten des Tagesgeschäfts.
  • Achte auf eine ausgewogene Zeitplanung, die Freizeit und Erholung miteinbezieht.
  • Strukturiere deinen Arbeitstag durch gewisse Rituale: Mittagessen mit Freunden, Kaffee am Nachmittag, regelmäßiger Sport.
  • Spüre Zeitfresser und Ersatzhandlungen auf und schränke sie ein, zum Beispiel wahllose Telefonate, Schreibkram, ausgedehnte Haushaltstätigkeiten.
  • Verschwende ein paar Gedanken auf deine Arbeitstechnik, bevor du loslegst. Oft ist Zeitmangel schlicht ein Resultat der falschen Herangehensweise.
  • Lass dich nicht von anderen verrückt machen. Finde deinen eigenen Arbeitsrhythmus.
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Kommentar (1)

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  1. Anonym

    Hey, erstmal danke für den ausführlichen Artikel. Da Ich mich auch eine Menge mit Zeitmanagement beschäftige, muss ich noch ein, zwei Sache hinzufügen ;) Was mir persönlich am wichtigsten ist, dass übliche to-do listen gemieden werden sollten. Sie tragen nicht dazu bei, produktiver zu werden, sondern genau das Gegenteil: Sie führen dazu, dass man keine Motivation hat, die Aufgaben zu erledigen, da man dann sieht, wie viel es wohl sind. Weiterhin ist das Paretoprinzip ( 20-80 Prinzip) sehr wichtig, wenn man Prioritäten setzt. In der Regel sind nämlich ca 20% der Aufgaben für 80% der Resultate zuständig. Viele Grüße

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