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Mit Helm und Mundschutz ins Großraum-Büro

In Japan hat Elisa Hahn gelernt, ihre Kollegen zu "lesen" – denn direktes Feedback gilt in der asiatischen Kultur als unhöflich und rücksichtslos. Warum sie außerdem Helm und Handschuhe in ihrer Schreibtischschublade vorfand und die Mailverteiler in Japan meistens riesig sind, erklärt sie im Interview.

Frau Hahn, welche Erfahrungen haben Sie in der japanischen Arbeitswelt gemacht? Was läuft anders ab als bei uns in Deutschland?

Der meiner Meinung nach größte Unterschied: In Japan heißt "Großraum-Büro" auch wirklich Großraum. 100 Menschen sind da keine Seltenheit, die Schreibtische sind viel kleiner als bei uns in Deutschland und alles ist sehr funktional eingerichtet. Als ich meinen ersten Tag im Büro in Tokio hatte, habe ich in meiner Schreibtischschublade einen Helm und Handschuhe für den Erdbebenfall gefunden, dazu eine Nahrungsmittelration für zwei Tage.

Außergewöhnlich war für mich außerdem, dass die Mitarbeiter auch mit Erkältung zur Arbeit kommen – und dann einen Mundschutz tragen. In Japan wird zudem kaum eine Gelegenheit ausgelassen, um die Schuhe auszuziehen oder zu wechseln. So werden aus Hygienegründen auch auf den meisten Toiletten die Schuhe gewechselt.

Was das Zwischenmenschliche angeht: In Japan ist es üblich, dass sich die Menschen sehr zurücknehmen. Man antwortet nur, wenn man gefragt wird, eigene Ideen einbringen ist nicht üblich. Wenn man die Initiative im Gespräch ergreift, fühlen sich die japanischen Kollegen regelrecht attackiert. Darüber hinaus ist die Arbeitswelt sehr hierarchisch strukturiert und top-down Management dominiert den Arbeitsalltag. Mein Vorteil war, dass ich schon zweieinhalb Jahre in einem Projekt mit den japanischen Kollegen zusammengearbeitet hatte – das hat es mir leichter gemacht, mich in der neuen Situation zurechtzufinden.

Wie kam es dazu, dass Sie nach Tokio gegangen sind?

Ich habe in Tokio an demselben Projekt gearbeitet, das ich schon von Deutschland aus betreut habe. Roche entwickelt zusammen mit der japanischen Firma Chugai ein Medikament für Hämophilie-A-Patienten. Um eine enge Zusammenarbeit zu fördern, gehen immer wieder Roche-Mitarbeiter für einige Zeit nach Tokio zu Chugai. So ergab sich auch für mich die Möglichkeit, ein halbes Jahr bei der Partnerfirma in Japan zu arbeiten.

Wie sah Ihre Arbeit in Tokio aus?

Ähnlich wie die Arbeit in Deutschland, allerdings tiefer im Detail als es meine Position in Deutschland ermöglicht: Ich unterstützte das technische Qualitätsmanagement bei Chugai, um die Produktqualität  zu gewährleisten. Das Medikament, das wir gemeinsam entwickeln, durchläuft gerade klinische Studien, um für den Markt zugelassen zu werden und somit Patienten zur Verfügung zu stehen. In diesem Zusammenhang führt die Gesundheitsbehörde in den Unternehmen, in denen das Produkt hergestellt wird, eine "Pre Licence Inspection" durch, bei der das Qualitätssystem überprüft wird. Auch deswegen ist es für Roche und Chugai sehr wichtig, dass wir unsere Qualitätsstandards harmonisieren – und dabei helfe ich mit.

Wie sieht das konkret aus?

Jeder Standort hat andere Anforderungen an die lokalen Prozesse, andere IT-Systeme … Ich kümmere mich darum, dass trotzdem harmonisierte Qualitätsstandards eingehalten werden. Die direkte Qualitätssicherung, die Analysen im Labor und die Freigabe des Materials macht Chugai vor Ort, da sie das Medikament herstellen. Es ist unser gemeinsames Ziel, dass das Medikament unter den harmonisierten Standards wie bei Roche freigegeben wird. Dafür muss man Prozesse aufsetzen und zum Beispiel festlegen, wie Änderungen am Produkt dokumentiert werden und welche Maßnahmen getroffen werden, bevor eine Person den Sterilraum betritt. In Japan habe ich auch die Labore besichtigt, die ich vorher nur vom Papier kannte. Ich habe dort noch mehr Details über die Arbeit vor Ort erfahren, konnte viele Rohdaten sichten und meine Kontaktpersonen persönlich kennenlernen.

Hatten Sie in Ihrer Freizeit Gelegenheit, die Kultur Japans und die Sehenswürdigkeiten kennenzulernen?

Auf jeden Fall, ich habe die Wochenenden genutzt, um zu reisen. Ich war zum Beispiel in Nikko, wo es sehr viele Denkmäler und Tempel gibt, in Hiroshima, beim schwebenden Tor in Miyajima und auf der Insel Okinawa, um Wale zu beobachten. Was mir vor allem in den Städten aufgefallen ist: Es ist sehr leise auf den Straßen, weil es wegen der knappen Parkplätze nicht so viele Autos gibt – und weil in Japan schon viele Elektro-Autos fahren.

Gab es schwierige Situationen?

Die kontinuierliche Konsensbildung in Japan fand ich manchmal anstrengend. In der dortigen Kultur ist es wichtig, dass alle Beteiligten ständig informiert werden und einverstanden sind. Das führt zu riesigen Mail-Verteilern und vollen Meetings, weil jeder involviert werden muss, der auch nur ansatzweise mit dem Thema zu tun hat. Das ist oft mühsam und zeitintensiv.

Hat der Auslandsaufenthalt Ihre Erwartungen erfüllt?

Der Aufenthalt hat meine Erwartungen übererfüllt, denn ich hätte nicht gedacht, dass ich so tief in die japanische Kultur eintauchen kann. Ich war überrascht, wie groß die kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland und Japan sind. Man konnte sie richtig sehen und fühlen in der in Japan so wichtigen non-verbalen Kommunikation. Ein Beispiel: Die Angst vor Gesichtsverlust ist in Japan sehr groß, daher bekommt man nur indirektes Feedback. Ich habe während meiner Zeit in Tokio gelernt, das Gesicht meines Chefs und der Kollegen zu "lesen".

So bedeutet ein japanisches "Ja" mit eifrigem Kopfnicken in den meisten Fällen lediglich "Ja, ich höre Ihnen zu" oder "Ja, ich habe verstanden, was Sie sagen". Eine wirkliche Bestätigung oder Zusage erkennt man anhand der non-verbalen Kommunikation und über das Verständnis der Hierarchieebenen. Ein direktes "Nein" gibt es nicht, es wird in Japan umschrieben mit Floskeln wie "Wir werden die Sache prüfen" oder "Es ist gerade noch schwierig". Diese Indirektheit wird als höflich und rücksichtsvoll angesehen – das Wichtigste ist, die zwischenmenschliche Harmonie zu wahren.  

Welche Erkenntnisse nehmen Sie aus Japan mit?

Das Projekt zwischen Chugai und Roche läuft weiter, und die Zusammenarbeit ist jetzt feiner abgestimmt. Ich kenne die Menschen dort besser, verstehe die Hierarchien und weiß, an wen ich mich wenden muss. Was mich begeistert hat: zu sehen, wie viel Wissen in der japanischen Firma vorhanden ist und wie stolz die Mitarbeiter auf das Produkt sind. Das gibt mir nochmal eine ganz andere Zufriedenheit und Sicherheit bei meiner Arbeit. Und aus dem Alltag nehme ich die Erinnerung an die tolle Service-Kultur in Japan mit: Man wird immer freundlich bedient, im Supermarkt werden einem die Einkäufe eingepackt und die Sauberkeit in der Öffentlichkeit ist enorm – das habe ich nach meiner Rückkehr in Deutschland gleich vermisst.

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