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"Als Assistent übernimmt man sofort Verantwortung"

Assistent der Geschäftsführung bei arvato Bertelsmann [@ contrastwerkstatt - Fotolia]

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Warum sich Benjamin für seinen Job als Assistent bei arvato entschieden hat und gegen die Unternehmensberatung? Weil er direkt nach dem Einstieg eine Teilprojektleitung übernehmen konnte und viel im Ausland unterwegs ist. Im Interview erklärt er, was er von "seinem" Geschäftsführer gelernt hat.

Wie sind Sie Assistent der Geschäftsführung bei arvato geworden?

Bei e-fellows.net habe ich die Ausschreibung für das Event "direct to arvato" entdeckt. Das klang interessant, also habe ich mich beworben und konnte nach einem Telefoninterview an der Veranstaltung teilnehmen. Beim Event haben wir eine Fallstudie bearbeitet und konnten uns beim Abendessen mit den Geschäftsführern austauschen, die auf der Suche nach einem Assistenten waren. Die Atmosphäre war sehr nett – wir waren gleich per du. Am nächsten Tag haben wir die Ergebnisse unserer Case study präsentiert und besuchten anschließend noch den Letter-Shop und ein Contact-Center von arvato Bertelsmann in Gütersloh. Zum Abschluss haben die Geschäftsführer Interviews mit den Teilnehmern geführt. Nach dem Event hatte ich noch ein zweites Vorstellungsgespräch und konnte dann vier Wochen später als Assistent der Geschäftsführung bei arvato Bertelsmann starten. Vom Event bis zu meinem Arbeitsbeginn vergingen sechs Wochen – daran sieht man schon, dass arvato sehr schnell und "hands-on" ist.

Warum haben Sie sich für die Stelle entschieden?

Mir war wichtig, einen internationalen Job zu haben. Aus diesem Grund habe ich mich bei einem Geschäftsführer beworben, der viele Projekte weltweit bearbeitet. Derzeit bin ich dauernd unterwegs, und genau das wollte ich. Mir gefällt, wie vielfältig arvato ist. Wenn Sie uns fragen, was wir machen, sagen wir: "Wir machen fast alles"  – und das macht die Arbeit sehr spannend und abwechslungsreich. Mein Tipp für potenzielle Bewerber: Man sollte sich schon im Vorstellungsgespräch erkundigen, welche Aufgaben als Assistent auf einen zukommen – denn das unterscheidet sich sehr je nach Geschäftsführer.

Welche Aufgaben haben Sie?

Ich war Assistent von Daniel Seemann, Global Director Customer Service Microsoft bei arvato. Mit meinem Einstieg habe ich direkt die Leitung eines Recruitierungsprojekts in Osteuropa übernommen. Momentan arbeite ich an einem sehr großen internationalen Projekt, in dem ich mich um die Zertifizierung von Contact-Centern an sieben Standorten in sechs Ländern auf drei Kontinenten kümmere. Ich leite dabei ein Projektteam von 80 Personen und berichte direkt an den Vorstand von arvato. Das Team ist sehr international, es arbeiten Kollegen aus Estland, Polen, Nordamerika und den Philippinen mit. Es ist sehr spannend, sie alle in einem Projekt zusammenzubringen. Zusätzlich habe ich für ein Neugeschäft ein Angebot geschrieben, um einen internen Prozess in einem Contact-Center unseres Kunden zu übernehmen. Nun darf ich dieses Geschäft in Rumänien implementieren.  

Wie stressig ist die Arbeit als Vorstandsassistent?

Es ist von Assistent zu Assistent unterschiedlich, wie groß die Arbeitsbelastung ist. Ich finde meine Arbeit nicht stressig und kümmere mich aktiv um neue Projekte. arvato Bertelsmann ist ein sehr gut laufendes Unternehmen, das führt dazu, dass ich sehr anspruchsvolle Aufgaben übernehmen und viel Verantwortung tragen kann. Das macht mir unglaublich viel Spaß!

Was haben Sie von Ihrem Vorgesetzten gelernt?

Ich merke, wie sehr es den Arbeitsalltag beschleunigt, wenn man präzise arbeitet, Aufgaben klar verteilt und deutlich kommuniziert. Super finde ich auch, dass mein Chef immer ein offenes Ohr für seine Mitarbeiter hat – ich versuche, es ihm gleichzutun. Dazu gehört auch eine kooperative Art der Zusammenarbeit. Ich präsentiere meinem Team anfallende Aufgaben und frage sie, wie sie an diese Themen herangehen würden, statt sie ihnen einfach nur zuzuteilen. Außerdem lerne ich viele kleine Dinge von meinem Chef: die Kommunikation mit dem höheren Management zum Beispiel. Es hilft viel, sich an seiner Arbeit ein Beispiel zu nehmen.

Können Sie auch an Weiterbildungen teilnehmen als Assistent?

Ja, ich habe an sieben Trainings teilgenommen und habe zum Beispiel die PMI-Zertifizierung gemacht, ein spezielles Projektmanagement-Zertifikat. Das habe ich selbst vorgeschlagen und mein Chef hat sofort zugestimmt. Außerdem wurde ich auch für ein internationales Management-Development-Programm nominiert.

Welche Voraussetzungen sollte man für Ihren Job mitbringen?

Man sollte neugierig sein und sich schnell in neue Tätigkeiten einarbeiten können. Mein Vorgesetzter hat keine Zeit, mir zu erklären, wie ich an ein Projekt herangehen soll – das muss ich selbst wissen. Außerdem sollte man strukturiert arbeiten, flexibel sein und Prioritäten setzen können. Ach ja, und in der Regel sollte man einen Reisekoffer besitzen, denn arvato Bertelsmann ist ein sehr internationales Unternehmen.

Welche Möglichkeiten hat man nach der Zeit als Assistent der Geschäftsleitung?

Als Assistent der Geschäftsleitung genießt man bei arvato intern ein hohes Ansehen und kommt schnell in Kontakt mit dem Management und dem Vorstand. Außerdem haben wir bei arvato Bertelsmann ein internes Assistenten-Netzwerk. Wir Assistenten treffen uns einmal im Monat zum Mittagessen und planen weitere Aktivitäten, wie zum Beispiel Paintball und Segeln. Einmal im Jahr findet eine große Veranstaltung für die Assistenten statt, zu der auch die Manager von Bertelsmann kommen. Dort kann man das Gespräch mit ihnen suchen und sich für weitere Jobs empfehlen. Nach dem Vorstandsassistenten-Programm bleibt man oft in seiner Einheit, weil man dort so viel gelernt hat, was man dann auch direkt einsetzen möchte. Es ist aber natürlich auch möglich, innerhalb von arvato oder von Bertelsmann generell zu wechseln. Ich selbst bin mittlerweile Projektmanager im Bereich Customer Service.

Du hast Fragen an Benjamin Dunisch? Er antwortet dir gerne per E-Mail.

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