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Die Geheimsprache der Personaler

Praktikum, Zeugnis, Chef, HB-Feed; Personaler, Geheimsprache (Quelle: sxc.hu/hopee)

Praktikum, Zeugnis, Chef, HB-Feed; Personaler, Geheimsprache (Quelle: sxc.hu/hopee)

Viele Chefs verlangen, dass sich Praktikanten ihr Zeugnis selbst schreiben. Nur: Wie macht man das? Und wie entschlüsselt man die Geheimsprache der Personaler? Eine Anleitung.

 Der Chef ist überarbeitet, das Sekretariat auch, die Praktikanten stehen Schlange: Es kann viele Gründe geben, warum man aufgefordert wird, sich selbst ein Zeugnis zu schreiben. Nach dem Motto: "Sie wissen ja selbst am besten, was Sie gemacht haben."
 
 Das stimmt meistens, heißt aber noch lange nicht, dass man weiß, was davon hinterher ins Zeugnis gehört, wie es formuliert werden sollte, welche Formalien beachtet werden müssen und wie die Leistung zu beurteilen ist. Und das ist gerade jetzt wichtig. In der Krise sind weniger Stellen frei, die Zahl der Bewerber aber steigt, und deshalb achten die Personalabteilungen noch genauer auf Praktikumszeugnisse.
 
 Zwar sind das Anschreiben und der Lebenslauf wichtiger als die Zeugnisse ehemaliger Arbeitgeber. Möglich aber ist, dass sie den entscheidenen Ausschlag geben, ob ein Bewerber zum Gespräch eingeladen wird. Die folgenden Hinweise sollen eine Hilfestellung bieten, damit die Angaben sowohl wahr als auch wohlwollend sind.
 
 Grundsätzlich gilt, dass ein Zeugnis nicht länger als zwei Seiten sein sollte und vom Vorgesetzten mit Ort und Datum unterschrieben werden muss. Wichtig ist, dass das Datum dem Austrittstermin aus dem Unternehmen entspricht oder kurz danach ausgestellt wird. Sonst könnten die nächsten Arbeitgeber vermuten, es habe monatelangen Streit um Formulierungen gegeben. Die Überschrift lautet "Zeugnis", "Arbeitszeugnis", oder "Praktikumszeugnis". Ausgedruckt sein sollte es auf dem offiziellen Firmenbriefpapier.
 
 Was in die Einleitung gehört: In der Einleitung sollte neben dem Zeitraum der Beschäftigung und dem Vor- und Nachnamen (wenn gewünscht auch Geburtstag und -ort) des Zeugnisempfängers kurz erklärt werden, in welchen Abteilungen des Unternehmens das Praktikum absolviert wurde. Möglicherweise ist auch ein kurzes Porträt der Firma und die Beschreibung des Geschäftsfeldes sinnvoll.
 
 Aktive Aussagen sind immer besser als passive: "Frau Hummel hat vom 01.04.2009 bis zum 31.07.2009 für unser Unternehmen im Bereich Personalmanagement zahlreiche Projekte umgesetzt" hört sich besser an als "Frau Hummel war für unser Unternehmen tätig." Möglicherweise gibt es hier sogar eine konkrete Stellenbeschreibung, die bei späteren Bewerbungen hilfreich sein kann, um zu zeigen, in welchen Berufen man schon Erfahrungen gesammelt hat.
 
 Was in die Aufgabenbeschreibung gehört: Wichtig sind ausführliche und detaillierte Angaben, mit denen man etwas anfangen kann. Allgemeinplätze wie "Unterstützung im Vertrieb" sollten vermieden werden. Besser sind konkrete Beschreibungen, etwa "Informationsgespräche mit potenziellen Kunden". Wenn der Chef das Zeugnis schreibt, die Formulierungen aber unpräzise sind, kann man im Nachhinein meistens um Verbesserungen bitten. Standardzeugnisse, die aus vorformulierten Bausteinen zusammengesetzt wurden, lesen sich gewöhnlich und sollte man ändern lassen.
 
 Die Tätigkeitsbeschreibung ist das Zentrum des Zeugnisses, hier sollte auf außergewöhnliche Projekte hingewiesen werden, die über das vorgesehene Pensum hinaus geleistet wurden, oder eigene Ideen, die man umsetzen oder einbringen konnte. Dazu kann zum Beispiel das Einarbeiten eines neuen Kollegen oder die Organisation einer Veranstaltung gehören.
 
 Entscheidend ist die Reihenfolge der Aufgaben. Die wichtigsten werden zuerst genannt, die Standards erst später. Wer Tätigkeiten mit wenig Verantwortung zuerst beschreibt, erweckt den Eindruck, nicht verantwortungsvoll gearbeitet zu haben. Ein Liste mit Aufzählungszeichen kann das Zeugnis übersichtlicher machen.
 
 Was in die Leistungsbeurteilung gehört: Superlative werden üblicherweise mit besseren Noten gleichgesetzt, als normale Formulierungen. Wenn Aufgaben "stets zur vollsten Zufriedenheit" erledigt werden, ist dies das höchste Lob. Abgestuft wird folgendermaßen: "Stets zur vollen Zufriedenheit" und dann nur noch "zur vollen Zufriedenheit". Selbst wenn nur das Wort "stets" fehlt, versteht ein zukünftiger Arbeitgeber doch, dass hier ein Bewerber kein Engagement zeigen wird, das über das Mindestmaß hinausgeht. Das gilt überhaupt für alle Angaben: "immer", "stets" und "jederzeit" unterstreichen die Motivation des Mitarbeiters. Andererseits wird mit einer Einschränkung "im Großen und Ganzen" versteckte Kritik geübt.
 
 Wenn sich jemand in "kürzester Zeit" eingearbeitet hat - und nicht eingearbeitet wurde -, ist das besser, als wenn man eine "kurze Zeit" dafür gebraucht hat. "Selbstständig" ist auch ein Signalwort für einen Kollegen, der den anderen nicht mit überflüssigen Fragen auf die Nerven geht, sondern eigene Ideen mitbringt. "Über das Normalmaß hinaus" lässt sich noch mit einem vorangestellten "weit" steigern. Auf der anderen Seite sollte man nicht schreiben, dass man "bestrebt war" oder "sich große Mühe gegeben" hat.
 
 Übertriebenes Selbstlob, das sich nicht durch entsprechende Erfolge belegen lässt, kann schnell anmaßend wirken und wird wahrscheinlich in Frage gestellt. Trotzdem sollte ein Selber-Schreiber seine Eigenschaften immer eher herausstellen und unterstreichen als sich selbst unter Wert zu verkaufen. Ein Zeugnis darf keine einzige Negativformulierung enthalten.
 
 Was in die Verhaltensbeurteilung gehört: Die Motivation und Arbeitsweise werden anhand bestimmter Signalwörter besonders betont: "schnelle Auffassungsgabe", "stets hoch belastbar und sehr tüchtig", "zuverlässig", "stets freundlich und aufgeschlossen gegenüber Kollegen und Vorgesetzten", "engagiert", "hochmotiviert". Der Satz "Sie wurde auch von Kunden sehr geschätzt" zeigt, dass sich die persönliche und fachliche Qualifikation nicht nur bei den Kollegen gezeigt hat.
 
 Der Eindruck am Ende des Zeugnisses spielt die entscheidende Rolle bei der Aussage, wie gut ein Praktikant wirklich war, er sollte auf keinen Fall aus Angst vor Formulierungen vernachlässigt werden. Die Aussagen über die Motivation und Arbeitsweise helfen zukünftigen Arbeitgebern bei der Einschätzung, ob der Mitarbeiter für das eigene Unternehmen die geeigneten Voraussetzungen mitbringt. Dazu gehört zum Beispiel auch, ob jemand pünktlich war, wenn das für die Position von Bedeutung ist, oder ob er vertrauenswürdig handelte, wenn er mit Geld oder sensiblen Daten zu tun hatte. Fehlt diese Angabe, kann das auch als Fehlen dieser Eigenschaft gewertet werden.
 
 Was in die Schlussbeurteilung gehört: "Wir danken ihr für die hervorragende Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihren beruflichen Weg weiterhin alles Gute." Aufwertend könnte noch hinzugefügt werden, dass der Weggang bedauert wird - bei einem Praktikumszeugnis wäre dieser Zusatz jedoch eher unüblich.
 
 Die Chance, sich selbst zu bewerten und das Risiko, übers Ziel hinauszuschießen, liegen selten enger beisammen als bei einem Zeugnis, das man selber schreibt. Sollte also im Nachhinein das Zeugnis doch anders aussehen als es sich der Selber-Schreiber gewünscht hat, gibt es immer die Möglichkeit der freundlichen Nachverhandlung. Dafür ist diplomatisches Geschick gefordert. Ansprechpartner sollte vor dem Vorgesetzten ein vertrauter Mitarbeiter sein, der im besten Fall schon mehrere Zeugnisse des Chefs gelesen hat und weiß, wie die Nachverhandlungen und Änderungswünsche aufgenommen werden. Stures Beharren auf eigenen Formulierungen kann kontraproduktiv sein. Besser ist es, sich auf einen Kompromiss zu einigen, über den man sich vorher Gedanken gemacht hat. Es hilft, wenn man die Standards der Formulierungen kennt oder mitbringt und diese auch bewerten kann, wenn der Chef einen Gegenvorschlag macht.
 
 Alle, die sich nicht sicher sind, den richtigen Ton getroffen oder alle wichtigen Punkte erwähnt zu haben, können auf Zeugnisse spezialisierte Beratungen anfragen und sich von den Experten helfen lassen. Hilfreich ist es auch, Zeugnisse von Bekannten zu lesen, die ein besonders gutes Praktikum absolviert und dafür auch ein gutes Zeugnis bekommen haben. Daraus kann man dann Formulierungen übernehmen. Passen sollten sie allerdings schon.

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