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Warum jeder Arbeitstag mit einer neuen To-do-Liste enden sollte

Checkliste Liste To-Do [Quelle: Pixabay.com, Tero Vesalainen]

Quelle: Pixabay.com, Tero Vesalainen

In diesem Beitrag geht es um die Frage, warum Wissensarbeiter ihre To-do-Listen nicht am Anfang, sondern am Ende des Tages schreiben sollten.

Viele Wissensarbeiter beginnen ihren Arbeitstag mit dem Abrufen ihrer E-Mails. In manchen Berufen, in denen man jederzeit schnell auf wichtige E-Mails reagieren muss, mag das sinnvoll sein. Bei vielen Tätigkeiten ist es aber gar nicht nötig, immer sofort auf das zu reagieren, was Andere von einem verlangen. Tun wir es doch, verbringen wir freiwillig die potentiell produktivste Zeit des Tages mit einer reaktiven Tätigkeit: dem Bearbeiten von E-Mails.

Dabei sollten wir uns keine Illusionen machen: Viele E-Mails sind im Grunde die To-dos der Anderen. Wir erlauben ihnen somit regelmäßig, unsere To-do-Liste – sofern wir eine haben – gleich zu Beginn des Tages über Bord zu werfen.

Warum geben wir E-Mails so häufig den Vorrang? Eine naheliegende Erklärung lautet, dass es sich schlicht um Prokrastination handelt. Wir ziehen kürzere, leichtere Aufgaben (hier: das Lesen und Beantworten von E-Mails) längeren, anspruchsvolleren Aufgaben (der konzentrierten Arbeit an unseren eigenen Projekten) vor.

Falls du dich in dieser Arbeitsweise wiedererkennst und sie ändern möchtest, solltest du einmal die folgenden Tricks ausprobieren:

  • Widme dich an jedem Arbeitstag zuallererst einer wichtigen, anspruchsvollen Aufgabe, die eines deiner eigenen Projekte voranbringt (mindestens eine Stunde lang, besser zwei bis drei).
  • Verschiebe kurze, weniger wichtige Aufgaben, die dir zwischendurch in den Sinn kommen, auf später.
  • Rufe deine E-Mails möglichst erst um die Mittagszeit zum ersten Mal ab.
  • Überlege dir ein Ritual, das dir hilft, in den Zustand konzentrierten Arbeitens zu gelangen.
  • Trainiere dich selbst darin, den Flow-Zustand zu erreichen, in ihm zu bleiben und ihn zu genießen.
  • Mache es dir zur Gewohnheit, am Ende jedes Arbeitstages eine To-do-Liste für den nächsten Tag zu erstellen. Schreibe ein bis zwei anspruchsvolle, längere Aufgaben ganz oben auf die Liste, danach die kürzeren, leichteren Aufgaben.

Eine solche To-do-Liste für den nächsten Tag am Ende des Tages zu erstellen hat nicht nur den Vorteil, dass man sich jeden Tag sofort einer wichtigen, komplexen Aufgabe widmen kann. Das Vorgehen hat zudem eine willkommene psychologische Nebenwirkung, denn es bekämpft wirksam den so genannten "Zeigarnik-Effekt" (auch: "Cliffhanger-Effekt"). Dieser Effekt beschreibt unsere Neigung, uns mit jeder begonnenen, aber nicht erledigten Aufgabe mental so lange weiter zu beschäftigen, bis wir sie erledigt haben und mental "abhaken" können. Jede begonnene, aber nicht abgeschlossene Aufgabe ist gewissermaßen ein "Jucken", an dem wir Lust haben zu "kratzen". Indem wir aber am Ende des Arbeitstages aufschreiben, an welchen unerledigten Aufgaben wir wann am nächsten Tag weiterarbeiten möchten, überlisten wir das in vielen Situationen sinnvolle "Jucken". So machen wir unseren Kopf frei für echte Erholungsphasen.

© Jochen Plikat (zur Original-Version des Artikels)

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