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So werden Meetings effizient

Glaswand, Meeting, Projekt, Organisation [Quelle: tempus corporate, Getty Images]

Quelle: tempus corporate, Getty Images

Vor lauter Besprechungen kommt manch ein Mitarbeiter gar nicht zum Arbeiten. Einige Unternehmen setzen deshalb auf moderne Meetingformen. Oberstes Ziel: Effizienz.

Google-Mitgründer Larry Page hasst es, wenn seine Leute durch Meetings vom Arbeiten abgehalten werden. Deshalb war die Einführung fester Besprechungsregeln auch eine seiner ersten Amtshandlungen, als er im Frühjahr 2011 bei Google wieder die Unternehmensführung übernahm. Seitdem darf dort kein Meeting mehr als zehn Teilnehmer haben. Und wenn derjenige fehlt, der am Schluss die Entscheidung zu treffen hat, wird das Treffen abgeblasen. Außerdem soll jeder Teilnehmer etwas sagen – und sonst fernbleiben.

Gerade Technologiekonzerne scheinen stark darauf bedacht, dem oft enervierenden Meeting-Wahn Einhalt zu gebieten. Die moderne Technik kommt ihnen dabei zugute. Microsoft beispielsweise nutzt Lync. Die hauseigene Software ermöglicht es, zu chatten, Dokumente zum gemeinsamen Bearbeiten freizugeben und sie zeigt den Präsenzstatus der Kollegen an. "Auch den Großteil unserer Konferenzen halten wir per Video über Lync ab", sagt Paul Meier, der die Kölner Microsoft-Niederlassung leitet. Ein Vorteil sei die Ortsunabhängigkeit. "Ob jemand gerade im Home-Office arbeitet, in München, Köln oder am Hauptsitz in Redmond – der Reiseaufwand verringert sich."

Allerdings sei es für ihn als Leiter eines Meetings eine Herausforderung, stets alle einzubeziehen. "Das Feedback anhand von Mimik und Gestik ist weniger gut erkennbar, als wenn man gemeinsam in einem Raum sitzt", gibt er zu. Ganz verbannt aus der Unternehmenskultur sind klassische Face-to-Face-Meetings ohnehin nicht. "Aber es herrscht ein großes Effizienzbewusstsein. Lädt jemand ohne Agenda zu einer Besprechung, kommen schnell Beschwerden."

Alternative Meeting-Methoden

Andreike Theis ist Leiterin der Fachgruppe Change Management im Deutschlandgeschäft der Telekom. Ihr Team unterstützt die Führungskräfte dabei, je nach Vorhaben die beste Variante für Arbeitstreffen einzusetzen. Auch in dem Bonner Konzern, sagt sie, seien die Zeiten der großen Meeting-Euphorie vorbei. Ein "weitgehend bewusster Umgang mit Besprechungen" sei eingekehrt.

Als beispielsweise die Mobilfunk- und Festnetzsparte zusammengelegt wurden, hat die Telekom mit der "Hüte-Methode" gearbeitet: Dabei muss jeder Teilnehmer einen vorgegebenen Standpunkt in einer Diskussion vertreten, sich also in jemand anderen hineinversetzen. "Hüte-Methode" deshalb, weil man den Diskutanten verschiedenfarbige Hüte aufsetzen kann, um deren Position zu visualisieren. So herrschten in der Mobilfunk und der Festnetzsparte verschiedene Unternehmenskulturen – sie sollten mit dieser Methode effizienter zusammengeführt werden.

Um kreative Lösungen zu finden, empfiehlt Theis gerne "Fishbowl": Hier diskutiert eine kleine Gruppe von Teilnehmern ihr Thema in einem Kreis. Die anderen sitzen drumherum und beobachten die Diskutanten. Möchte jemanden von außen zur Diskussion beitragen, kann er mit einem Mitglied des Innenkreises tauschen. "Durch den Wechsel von Zuhörer- und aktiver Sprecherrolle kommt man auf andere Ideen", sagt Theis.

In vielen Fällen sei die konventionelle Konferenz aber nach wie vor die beste Methode: "Etwa wenn das Ziel ein rascher Austausch von Informationen ist. Weniger geeignet ist es, will man die Zusammenarbeit fördern, neue Ideen entwickeln und Dinge aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchten."

Warum Meetings häufig ineffizient sind, haben Annegret Bolte, Judith Neumer und Stephanie Porschen vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) in München in einer Studie untersucht. Wird eine Besprechung schlecht vorbereitet, zieht sie sich meist in die Länge – verlorene Arbeitszeit. Nicht selten sorgen Meetings auch dafür, dass zwar geredet, aber nichts entschieden wird. "Dann wird beschlossen, erst einmal weitere Informationen einzuholen und die Entscheidung aufs nächste Meeting zu vertragen", sagt die Arbeitssoziologin Stephanie Porschen.

Manche Mitarbeiter scheuten sich auch, allein die Verantwortung für ihre Arbeit zu tragen. Besonders wenn es Ängste gebe, die Konsequenzen einer Null-Fehler-Toleranz des Managements zu spüren zu bekommen. Um ihre Vorhaben stets abzusichern, riefen sie ein Treffen nach dem nächsten ein. Die allermeisten davon – überflüssig.

Und schließlich kommt noch die soziale Funktion als Bühne für Selbstdarsteller hinzu. Viele Mitarbeiter nutzen Konferenzen, um sich zu inszenieren – oder sie entwickeln Ängste, bloßgestellt zu werden. Beide Verhaltensweisen führen ebenfalls zu Ineffizienz. 

Projekte zerteilen und Treffen im Stehen abhalten

Meetings, so das Fazit der Forscherinnen, seien "kein Allheilmittel für alle Fragen der Koordination und Kommunikation". In vielen Fallen wären stundenlange Arbeitstreffen durch eine Absprache auf dem kurzen Dienstweg vermeidbar. Manchmal helfe auch ein anderer Ort für das Meeting, um rascher zu einem Ergebnis zu kommen – etwa die Fertigungshalle in der Produktion als das Sitzungszimmer. "Das ist problembezogen, in den Arbeitsprozess integriert, und die Statusschranken sind ein wenig aufgehoben", sagt Porschen.

Immer beliebter werde auch das Arbeitsschema Scrum: Dabei werden komplexe Projekte in Teilaufgaben untergliedert. Vor allem in der Software-Entwicklung wird Scrum angewendet. "Zu Beginn eines Arbeitstags trifft sich das Team zum Daily Scrum, um den Stand der Dinge abzurufen. Das Ganze dauert maximal 15 Minuten und findet im Stehen statt – damit es auch wirklich bei der kurzen Lagebesprechung bleibt", erklärt die Soziologin. Die Methode funktioniere. Projekte werden überschaubar, die Teams verzetteln sich nicht und Selbstdarsteller haben weniger Raum zum Labern.

Das klassische Meeting werde es aber auch weiterhin noch geben, sagt Porschen. Soll es rasch Ergebnisse liefern, ist es wichtig, das Arbeitstreffen gut vorzubereiten und zu lenken. Ist das Ziel klar formuliert? Steht die Agenda? Gibt es ein Zeitfenster? Welchen Teilnehmerkreis betrifft es überhaupt? "Nicht zuletzt kommt es auch auf den Führungsstil des Chefs an. Er sollte in der Lage sein, alle einzubeziehen und bei der Sache zu bleiben."

© ZEIT ONLINE ( Zur Original-Version des Artikels)

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