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Mehr als geliehene Macht?

Assistent der Geschäftsführung bei arvato Bertelsmann [@ contrastwerkstatt - Fotolia]

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Für die einen sind sie bessere Sekretärinnen, für die anderen die künftigen Führungskräfte eines Unternehmens: Vorstandsassistenten. Welche Qualifikationen brauchst du als "rechte Hand vom Vorstand", was ist dran am Mythos der "geliehenen Macht" und welche Karrierechancen hast du eigentlich danach?

Wenn Stefan Mayer an seinen Einstieg als Vorstandsassistent zurück denkt, erinnert er sich an turbulente Zeiten: Ende Oktober 2008, mitten in der Finanzkrise, begann er als Assistent des Print-Vorstands bei der Bertelsmann-Tochter arvato. "Die Print-Branche war von der Finanzkrise schwer getroffen. Mein Chef war für verschiedene Firmenstandorte zuständig, unter anderem in Russland, und dementsprechend viel auf Dienstreise."

Arbeitspensum eines Beraters

Auf diesen Reisen war auch Stefan Mayer manchmal dabei und kam gerade in den ersten Monaten oft auf mehr als 60 Arbeitsstunden pro Woche. Ging der Spaß am Job da nicht schnell verloren? "Nein, eigentlich nicht. Die Arbeit war sehr abwechslungsreich, und ich fand es spannend, vieles hautnah mitzubekommen. Als Vorstandsassistent kommt man in etwa auf das Arbeitspensum eines Unternehmensberaters. Darauf sollte man sich von vorneherein einstellen."

Absolventen sind die Ausnahme

Die Vorstandsassistenten-Position gilt als Karrieresprungbrett eines jeden Großkonzerns. Dass jemand wie Stefan Mayer unmittelbar nach dem Uni-Abschluss als Assistent einsteigt, ist eher die Ausnahme. Viele Unternehmen verlangen von ihren Bewerbern für eine Assistentenstelle Berufserfahrung über die obligatorischen Praktika hinaus. Andere stellen sogar nur Bewerber ein, die bereits mehrere Jahre im eigenen Unternehmen tätig waren und die Abläufe gut kennen.

Berufserfahrung: nicht immer ein Plus

Bertelsmann und seine Tochterfirma arvato sowie die Allianz bilden hier einige der wenigen Ausnahmen. Sie haben sich bewusst dazu entschieden, Uni-Absolventen als Assistenten einzustellen. "Mehrjährige Berufserfahrung muss nicht unbedingt sein", erklärt Kerstin Jung, Leiterin der Führungskräfteentwicklung bei der Allianz. Sie betreut das Vorstandsassistentenprogramm. "Hochschulabsolventen bringen frischen Wind und einen neuen Blickwinkel, den jemand mit viel Berufserfahrung oder einer langen Tätigkeit im selben Unternehmen schon verloren haben kann. Grundvoraussetzung sind jedoch erste berufliche Erfahrungen im Rahmen von Praktika, Werkstudententätigkeiten oder einer Ausbildung."

Auch Germanisten haben Chancen

Je nach Vorstand können die Anforderungen an die Assistenten völlig unterschiedlich aussehen. Dementsprechend variieren auch die Ansprüche an das Studienfach der Bewerber. Wer Assistent des Finanzvorstands werden möchte, sollte Ahnung von BWL und VWL haben. Arbeitet man für den Personalvorstand, spielt der Studiengang hingegen keine so große Rolle. "Es kommt zwar seltener vor", sagt Kerstin Jung, "aber wir haben auch schon Politikwissenschaftler oder Germanisten als Vorstandsassistenten eingestellt."

Mehr als Sekretärinnen mit Uni-Abschluss?

Hartnäckig hält sich das Klischee, die Assistenten seien nur Sekretärinnen mit Uni-Abschluss, die sich mit der geliehenen Macht ihrer Chefs wichtig machen. "Natürlich hat man eine geliehene Macht", sagt Ralf Schmitz, ehemaliger Assistent des früheren Allianz-Personalvorstands. "Schließlich ist man auch mal der verlängerte Arm seines Chefs und gibt in seinem Namen Anweisungen weiter." Doch nur wer mit dieser Macht verantwortungsvoll umgeht, profitiert lange von ihr. Denn die größte Kunst ist es, die Kontakte aus der Assistentenzeit auch danach aufrecht zu erhalten und das Netzwerk des früheren Chefs zu seinem eigenen zu machen.

Organisation, Präsentationen, eigene Projekte

Doch was sind eigentlich die Aufgaben eines Vorstandsassistenten? Neben der Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen erstellen die Assistenten häufig Protokolle und Präsentationen für ihren Vorstand. Mit der Zeit nehmen die eigenen Projekte zu, weiß Stefan Mayer aus eigener Erfahrung. "Nach der Einarbeitungszeit habe ich schon ein Drittel meiner Zeit für eigene Projekte verwendet und mich beispielsweise um den Prospektdruck gekümmert." Nehmen diese Projekte schließlich überhand, neigt sich die Assistenzzeit dem Ende zu.

Karrieregarantie inklusive

Für die meisten Vorstandsassistenten geht es dann innerhalb des Unternehmens weiter die Karriereleiter hinauf: Stefan Mayer ist der Print-Branche in Gütersloh treu geblieben und arbeitet heute als stellvertretender Leiter des Prospektgeschäfts. Ralf Schmitz ist vom Münchener Hauptsitz der Allianz nach Düsseldorf gewechselt und dort als Vertriebsbereichsleiter für rund 40 Mitarbeiter und Vertreter zuständig. "Nach eineinhalb bis zwei Jahren erhalten unsere Vorstandsassistenten die Chance, sich in ihrer ersten Führungsaufgabe zu beweisen. Bei entsprechender Leistung wechseln sie nach rund drei Jahren ins mittlere Management und haben dann die Möglichkeit, einen gesamten Fachbereich zu übernehmen. Das heißt sie können in nur acht Jahren im Unternehmen die Ebene unter den Vorständen erreichen", erklärt Kerstin Jung.

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