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Expat in sieben Schritten

International Ausland Welt [© contrastwerkstatt - Fotolia.com]

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Expatriate wird niemand von heute auf morgen. Dennoch werden viele Auslandsentsandte sehr kurzfristig und oft mit unzureichender Vorbereitung in das Einsatzland geschickt. Woran Unternehmen und Expats vor und während es Einsatzes denken sollten. Und warum das Rundum-Sorglos-Paket für Mitarbeiter ausgedient hat.

Idealerweise durchläuft ein potenzieller Entsandter einen Vorbereitungsprozess von mindestens sechs Monaten. In dieser Zeit und während der Entsendung lösen unterschiedliche Phasen einander ab.

Vor der Auslandstätigkeit

Phase 1: Auswahlprozess (mindestens sechs Monate vor der Entsendung)

  • Eignungsprüfung des Mitarbeiters (soziale Kompetenz, fachliche Qualifikation, Gesundheit)
  • Definition der Auslandstätigkeit (Welchen Job soll der Expat im Ausland ausüben?)
  • Definition der Entsendeziele (Soll ein Projekt umgesetzt werden, zum Beispiel die Einführung eines neuen Software-Systems? Soll eine Niederlassung gegründet werden? Sollen lokale Vertriebsstrukturen aufgebaut werden?)

Phase 2: Look-and-See-Trip (unmittelbar nach Kandidatenauswahl)

  • Mitarbeiter reist für eine Woche in das Entsendeland (ggf. mit Familie)
  • Prüfen, ob ein längerer Aufenthalt in dem Gastland infrage kommt (Klima, interkulturelle Bedingungen, Infrastruktur)
  • Erstes Kennenlernen der ausländischen Firma oder bei Niederlassungsgründung erstes Treffen mit Kontaktpersonen und Partnern

Phase 3: Vorbereitungsphase

  • Erstellen von Checklisten in der Personalabteilung und Klärung von Verantwortlichkeiten: Welche Aufgaben werden im Home und welche im Host übernommen?
  • Frage: Geht die Familie mit dem Expat ins Ausland? Hier sollte geklärt werden, ob der Aufenthalt mit der Karriere des Partners vereinbar ist.
  • Ausarbeitung des Entsendevertrags: Dieser enthält unter anderem Dauer, Vergütung, Zulagen, Positionsbeschreibung des Expats sowie eine Rückkehrklausel.
  • Klärung des sozialversicherungsrechtlichen Status des Expatriates (Kann der Expat im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben oder muss er in das System des Gastlandes eintreten? Gegebenenfalls müssen Zusatzversicherungen abgeschlossen werden.)
  • Klärung des steuerrechtlichen Status: Zahlt die deutsche Muttergesellschaft oder die ausländische Niederlassung das Gehalt? Bleibt der Wohnsitz des Expats bestehen?
  • Gesundheitsprävention (Impfungen, gegebenenfalls Empfehlungen des Tropeninstituts, Gesundheitscheck)
  • Interkulturelles Training
  • Wenn erforderlich: Sprachkurs
  • Einbeziehen eines Relocation-Partners (Wohnungssuche, Umzug, Suche nach Schulen, Kindergärten etc.)
Beginn der Auslandstätigkeit

Phase 4: Eingewöhnungsphase/Integration

  • Letzte Abstimmungen mit dem Relocation-Partner
  • Kennenlernen der Unternehmenskultur und -strukturen sowie des Arbeitsteams (bei Niederlassungsgründung: Treffen mit Partnern/Sponsoren, Zusammenstellung des Teams, operativer Beginn des Auslands-Engagements)
  • Interkulturelle Eingewöhnung zur Abmilderung eines eventuellen Kulturschocks
  • Aufbau sozialer Kontakte (häufig innerhalb der Expat-Community)
  • Wenn Familie mitkommt: gegebenenfalls Jobsuche des Ehepartners

Phase 5: Umsetzungsphase (durchschnittlich zwei bis fünf Jahre)

  • Durchführung des Projekts (Umsetzen der Entsendeziele)
  • Zwischenphasen: Heimataufenthalte und Dienstreisen in die Muttergesellschaft
  • Zwischen-Evaluation (aktueller Stand des Projekts, Abstimmungsprozesse mit entsendender Firma, Kontaktpflege mit ehemaligen Kollegen)
  • Expat koordiniert Zielvorgaben/Wünsche der Muttergesellschaft mit operativen Prozessen im Gastland

Phase 6: Abschlussphase (sechs Monate vor Ende der Entsendung)

  • Rückabwicklung in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung der Muttergesellschaft
  • Klärung des Aufgabenbereichs und Neudefinition der beruflichen Position im alten Unternehmen (eventuell Beförderung)
  • Einbeziehen des Relocation-Partners (Wohnungssuche in Deutschland, Wohnungsauflösung im Gastland, Umzug etc.)
Ende der Auslandstätigkeit/Rückkehr

Phase 7: Reintegrationsphase (unmittelbar nach der Rückkehr)

  • Evaluation der Entsendung (Sind die Ziele erreicht worden? Welche Probleme gab es? Welche Qualifikationen hat der Expat während der Entsendung hinzugewonnen?)
  • Aufnahme der Tätigkeit in Muttergesellschaft unter Einbeziehung der neuen Qualifikation
  • Karrieresprung
  • Maßnahmen zur Abmilderung eines möglicherweise auftretenden umgekehrten Kulturschocks, da sich der Expat erst wieder an die deutschen Gepflogenheiten und Geschäftsstrukturen gewöhnen muss.
Warum eine Entsenderichtlinie für Expats hilfreich sein kann

Eine Entsenderichtlinie im beschriebenen Kontext ist kein gesetzliches Regelwerk, sondern eine Art allgemeingültiger Rahmenvertrag, der den individuellen Arbeitsvertrag eines Expats flankiert.

Grundsätzlich dient die Entsenderichtlinie der Fairness unter den international entsandten Mitarbeitern untereinander, aber auch dem Verhältnis der Kollegen im Heimatland. Zudem soll sie einheitliche Informationen über die Rahmenbedingungen eines Auslandseinsatzes gewährleisten, auf die sich Personalabteilungen wie Mitarbeiter berufen können (siehe auch Infopunkte unten). In die Entsenderichtlinie sollte idealerweise auch stets die Unternehmenskultur einfließen.

Sorglos ins Ausland?

Inzwischen verzichtet kaum noch ein Unternehmen, das regelmäßig Auslandseinsätze für Mitarbeiter plant, auf diese hilfreiche Policy. Allerdings hat das Rundum-Sorglos-Paket für Entsendungen ausgedient – von Ausnahmen wie etwa bei Bosch oder Roche abgesehen. Stattdessen vergüten Unternehmen ihre entsandten Mitarbeiter zunehmend zu lokalen Konditionen und packen lediglich ein zu verhandelndes Plus drauf. Eine Erschwerniszulage beispielsweise gibt es nur noch in Ausnahmefällen beziehungsweise für Länder mit einem erhöhten Risikopotenzial wie zum Beispiel aktuell die Ukraine oder Nigeria. Eine Entsendung in Länder wie China, Shanghai und selbst Indien gilt längst nicht mehr als waghalsiges Abenteuer, geschweige denn als Härtefall, sondern als großartige Chance für die Karriere.

Diese Beobachtung bestätigt eine bereits 2010 vom renommierten Economist-Verlag durchgeführte weltweite Expatriate-Studie ("Up or Out. Next moves fort the modern expatriate – A report from the Economist Intelligence Unit"). Tatsächlich zahlen nur noch 58 Prozent der entsendenden Unternehmen einen Mietzuschuss, 56 Prozent einen Heimatflug, lediglich 39 Prozent steuern etwas zum Schulgeld der Kinder bei und weniger als jede dritte Firma (29 Prozent) zahlt noch eine Erschwerniszulage. Dafür sind Unternehmen eher bereit, ihren Expatriates Sprach- oder interkulturelle Trainings zu finanzieren (36 Prozent). Der Grund: Zahlreiche Studienteilnehmer betrachten die kulturelle Kompetenz als einen der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Entsendung.

Entscheidend beim Anwenden von Entsenderichtlinien ist auch die Motivation eines Mitarbeiters. Es ist ein Unterschied, ob die Firma die Entsendung einer in der Auslandsniederlassung benötigten Fachkraft veranlasst oder ob der Wunsch vom Arbeitnehmer selbst ausgeht und diesen vor allem das Abenteuer beziehungsweise der Karrieresprung reizt.

Welche Punkte eine Entsenderichtlinie klären sollte
  • Was gehört zur Vorbereitung des Auslandseinsatzes und wer organisiert was? (z.B. Arbeitserlaubnis, Visa, Pässe etc.)
  • Notwendigkeit von medizinischen Untersuchungen
  • Verhalten des Expats im Einsatzland (z.B. Ausschluss politischer oder religiöser Tätigkeiten, Produktionsordnungen)
  • Zahlungsquelle (entsendendes oder ausländisches Unternehmen) und Höhe der Vergütung sowie gesonderte Zulagen (z.B. Lebenshaltungsausgleich, Mietzulagen, Schulgeld)
  • Kosten für Sozialversicherung und ggf. für Steuerberater
  • Dauer des Auslandsaufenthalts, Urlaub und Arbeitszeiten
  • Position des Mitarbeiters nach dessen Rückkehr ins Unternehmen
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